Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 26.02.2024/Pykälä 64

Kaupunginhallitus 26.02.2024 § 64  

1626/07.03.02/2024  

  Valmistelijat / lisätiedot:

          tietohallintojohtaja Jari Torvinen

puh. 044 718 5504

etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

Päätösehdotus kaupunginjohtaja Soile Lahti

 Kaupunginhallitus päättää:

1) jatkaa nykyisen Microsoft-pilvipalveluiden käyttöä ja nostaa kaikkien käyttäjien lisenssitason 5-tasolle. Uuden sopimushintojen vuoksi hinnankorotus nykyisin käytössä olevilla lisenssitasolla on 132 988 €/vuosi sekä lisenssitasokorotuksen osalta 195 887 €/vuosi. Korotus nykyiseen sopimushintaan on yhteensä 328 875 €/vuosi.

2) valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan Microsoftin kanssa M365-sopimuksen hallinnon palveluiden osalta kolmivuotiskaudeksi ajalle 04/2024 - 03/2027 sekä EDU-palveluiden osalta kolmivuotiskaudeksi ajalle 09/2024 - 08/2027. Sopimuksien arvo arvioidaan olevan yhteensä vuosittain 1 154 114 €, jolloin kolmen vuoden ajalta sopimuksen arvo on yhteensä 3 462 342 €.

Päätös Merkitään, että tietohallintojohtaja Jari Torvinen oli läsnä pykälässä vastaamassa kysymyksiin ja hän poistui kokouksesta ennen päätöskäsittelyä.

Keskustelun kuluessa jäsen Vesa Linnamäki esitti jäsen Pekka Niirasen kannattamana, että asia palautetaan valmisteluun.

Puheenjohtaja totesi, että asian palauttamisesta valmisteluun on tehty kannatettu esitys, joten asiasta on äänestettävä.

Puheenjohtaja ehdotti, että suoritetaan nimenhuutoäänestys siten, että ne, jotka kannattavat asian käsittelyn jatkamista äänestävät "JAA" ja ne jotka kannattavat asian palauttamisesta äänestävät "EI".

Puheenjohtajan esitys äänestystavasta hyväksyttiin yksimielisesti.

Suoritetussa äänestyksessä asiassa annettiin 6 "JAA" ääntä (Aleksi Eskelinen, Tiina Kaartinen, Björn Cederberg, Kaisa Kantele, Jaakko Kosunen, Sallamaarit Markkanen ) ja 5 "EI" ääntä (Ari Koskinen, Miia Eskelinen-Fingerroos, Vuokko Hämäläinen, Vesa Linnanmäki, Pekka Niiranen).

Puheenjohtaja totesi, että äänestyksen jälkeen päätöskäsittelyä jatketaan.

Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.

Selostus Taustaa

 Kuopion kaupungin M365-sopimus Microsoftin kanssa päättyy hallinnon ympäristön osalta 31.3.2024 sekä EDU-ympäristön osalta 31.8.2024. Sopimuksien piirissä olevia palveluja ovat muun muassa Windows-käyttöjärjestelmän käyttöoikeus sekä Microsoft-pilvipalvelut, joka sisältää mm. käyttäjätunnuksen, sähköpostin, Office-sovellukset, OneDriven, Sharepointin ja Teamsin lisenssit. Lisenssit mahdollistavat myös Sharepoint-pohjaisen kaupungin Intranet-palvelun käytön. Lisäksi sopimukseen kuuluu Power BI:n käyttöoikeuksia ja muutamia muita tuotteita. Sopimuksen mukaisesti palvelun kustannukset perustuvat eri tuotteiden kuukausikohtaisiin yksikköhintoihin ja kokonaiskustannukset muodostuvat eri tuotteiden käyttäjämäärien mukaisesti.
 

 M365-malliin perustuva pilvipalvelu on ollut Kuopin kaupungilla käytössä pian lähes viisi vuotta ja palvelu kehittyy koko ajan.  Lisenssisopimus tehdään kolmeksi vuodeksi kerrallaan ja lisenssien yksikköhinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden, jolloin kustannukset ovat hyvin ennakoitavissa koko sopimuskauden ajan.

 Tällä hetkellä voimassa olevassa Microsoft-sopimuksessa ja Kuopion kaupungin hallinnon omassa organisaatiokohtaisessa Microsoft-pilviympäristössä on ydinkaupungin lisäksi konserniyhtiöt Mestar Kuopio Oy, Kuopion Vesi Oy, Kuopion pysäköinti Oy sekä Järviseudun työterveys Oy. Istekki Oy vastaa Kuopion kaupungin puolesta Microsoft-lisenssihallinnasta.

 Nykyisten Microsoft-palveluiden käytön jatkon turvaamiseksi Kuopion kaupungin tulee tehdä uusi kolmivuotinen sopimus aikavälille 1.4.2024 - 31.3.2027 hallinnon palveluiden osalta sekä aikavälille  1.9.2024 - 31.8.2027 EDU (kasvun- ja oppimisen) - palveluiden osalta. Uuteen sopimukseen liitetään kaikki nykyisen sopimuksen mukaiset organisaatiot ja sopimuksessa ennakoidaan kolmen vuoden aikana tulevat muutokset, kuten organisaatioon kuuluvien toimintojen tai konserniyhtiöiden mahdolliset irtaantumiset Kuopion kaupungin organisaatioympäristöstä. Käyttäjiin liitetyt palvelulisenssit on mahdollista siirtää mahdollisissa muutostilanteissa uuteen ympäristöön käyttäjien siirtymisen yhteydessä, kun se otetaan sopimuksessa huomioon.

 Microsoft kehittää palveluitaan koko ajan ja palveluita on niputettu erilaisille porrastetuille tasoille, jossa korkeammalla tasolla olevilla lisensseissä saa enemmän erilaisia palveluita ja ominaisuuksia käyttöön. 

 Tällä hetkellä kyber- ja tietoturvan hallinta- ja havainnointijärjestelmät tuotetaan Istekki Oy:n tarjoamilla kolmannen osapuolen sovelluksilla ja ne eivät enää sellaisenaan ilman lisäominaisuuksien hankintaa vastaa nykypäivän tietoturvavaatimuksia.

 Nykyinen maailmanpoliittinen tilanne sekä yleinen kyberhyökkäysten kasvu ja kehittyneemmät hyökkäykset edellyttävät, että Kuopion kaupungin tulee parantaa valtiollisten toimijoiden ja verkkorikollisten käyttämien kiristyshaittaohjelmien, tunnusten kaappauksien sekä tietomurtojen ym. torjunta-, havainnointikykyä ja selvittämistä. Tämä mahdollistuu ottamalla käyttöön korkeamman tason lisenssit, jotka tarjoavat käyttöön laajemmat ja kehittyneemmät tietoturvaominaisuudet.

 Tietoturvaominaisuudet mahdollistavat myös mm. monien toimenpiteiden automatisoinnin ja painopiste voidaan siirtää manuaalisesta valvonnasta reagointiin ja tapahtumien analysointiin, mikä on äärimmäisen tärkeää ympäristön tietoturvan kannalta.

 Tietoturvaominaisuuksien käyttöönotosta tulee seuraavat hyödyt:

• Riskien pienentäminen sekä nykyisen ja tulevan lainsäädännön mukaisten vaatimusten täyttäminen.
• Teknisen valvonnan parempi mahdollistaminen sekä työasemiin että koko kaupungin tietoteknisiin ympäristöihin
• Mahdollisuus reagoida hälytyksiin riittävän nopeasti sekä automaattisesti että manuaalisesti, jolloin voidaan estää ongelmien laajeneminen nykyistä tehokkaammin.

 Iso osa kaupungin tietomassasta on Microsoftin pilvipalveluissa ja koko ajan syntyy lisää dataa palveluihin. Microsoftin ylemmän 5-tason lisenssit mahdollistavat mm. henkilötietojen paremman suojauksen, luokittelun, elinkaarenhallinnan ja lainsäädännöstä ja standardeista tulevan   vaatimustenmukaisuuden. Nämä ovat edellytyksiä laadukkaalle tiedonhallinnalle sekä datan turvalliselle hyödyntämiselle muun muassa tekoälypohjaisten sovelluksien käytölle. E5-lisenssitaso sisältää myös kaikille käyttäjille Power BI Pro-lisenssit, jolloin voidaan luopua nykyisistä erillisistä käyttäjäkohtaisista lisensseistä ja raportointityökalut on siten mahdollista ottaa samaan hintaa yhä laajemmalle käyttäjäjoukolle tukemaan tiedolla johtamisen kehittämistä.

 Alla on arvio uuden sopimuskauden kokonaiskustannuksista niillä palveluilla ja käyttäjämäärillä, joita nyt on käytössä sekä hallinnon että EDUn ympäristöissä. Luvut voivat muuttua sopimuskauden aikana, jos käyttäjämäärät muuttuvat.

 Power BI - lisenssikustannuksia alentaa E5-tason lisenssimallissa näiden käyttäjäkohtaisten Power BI Pro-lisenssien kuuluminen kaikkien käyttäjien lisenssiin. Lisenssitason nosto ei vaikuta kuitenkaan kaupunkitasoisen Power BI Premium - raportointilisenssitarpeeseen, joka perustuu kapasiteettipohjaisiin raporttitoimintoihin.

 Pelkät Security-tason lisälisenssit nostavat vuosittaisia lisenssikustannuksia nykyiseen E3/F3/A3-lisenssitasoon verrattuna 151 773 €. Security-tason lisälisenssien ja kokonaan korkeammalle 5-tasolle (E5/F5/A5) siirtymisen kustannuksen ero vuositasolla on 44 114 €. Tason nosto 3-tasolta 5-tasolle korottaa kustannuksia yhteensä 195 887 €/vuosi. 

Vaikutusten arviointi -