Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 19.06.2023/Pykälä 213

Kaupunginhallitus 19.06.2023 § 213  

4932/10.03.02.02/2023  

  Valmistelijat / lisätiedot:

          Liisa Kaksonen

puh. 044 718 5201

Jorma Matinniemi

puh. 044 718 8912

Pirjo Oksanen

puh. 044 718 1711

etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

Päätösehdotus vs. kaupunginjohtaja Jari Kyllönen

 Kaupunginhallitus hyväksyy työllisyyspalvelujohtajan esityksen.

Päätös Merkitään, että työllisyyspalvelujohtaja Pirjo Oksanen ja hankesuunnitteluarkkitehti Laura Pikkusaari esittelivät asiaa kokouksessa. Oksanen ja Pikkusaari poistuivat kokouksesta asian esittelyn jälkeen.

Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti vs. kaupunginjohtajan päätösehdotuksen.

Esitys         työllisyyspalvelujohtaja Pirjo Oksanen:

Esitän, että kaupunginhallitus hyväksyy hankeselvityksen ja valtuuttaa Kuopion Tilapalveluiden toimitilajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen tilojen vuokrauksesta Karelia Finland Oy:n kanssa.

Selostus Julkiset työvoima- ja yrityspalvelut (jatkossa TE-palvelut) on päätetty siirtää valtiolta kunnille 1.1.2025 alkaen. Tasavallan presidentti on vahvistanut TE-palvelut 2024 uudistukseen (jatkossa TE24 uudistus) liittyvät lait 23.3.2023. Uudistuksessa kunnille siirtyy TE-toimiston tehtävät ja henkilökunta pääosin.

TE24 uudistus vaikuttaa laajasti työllisyyspalvelun asiakas- ja henkilöstömääriin sekä toiminnan tilatarpeeseen. Työllisyyspalvelun toiminnallisessa kokonaisuudessa on varauduttava noin 12 000 henkilöasiakkaan ja 6000 työnantaja-asiakkaan palveluun. Henkilöstömäärä tullee tämänhetkisen arvion mukaan olemaan noin 210 henkilötyövuotta. Henkilöstöstä noin ¾ tekee pääasiallisesti asiakastyötä.

Asiakastyötä on tarkoitus tehdä hybridimallilla, jossa lähityön osuus työajasta on 50 %. Uudistuksen mukanaan tuoma keskeisin toimintatapamuutos onkin se, että asiakkaiden lähipalveluja ja kasvokkain tapahtuvia asiakastapaamisia lisätään merkittävästi. Tämä puolestaan vaikuttaa siihen, että etätyönä tehdyt puhelinkontaktoinnit vähenevät ja asiakaspalvelun henkilöstö on nykytilannetta enemmän lähityössä. Nykyiset työllisyyspalvelun ja TE-toimiston tilat eivät mahdollista tällaista asiakaspalvelun toimintatapamuutosta.

Ensisijaisena tavoitteena on ollut löytää koko työllisyyspalvelulle Kuopion keskustasta yhteiset uudistuvaa toimintaa tukevat monitoimitilat. Työllisyyspalvelun uudet tilatarpeet koostuvat monikäyttöisistä erilaiseen asiakaspalveluun soveltuvista tiloista, koulutus- ja kokoustiloista, hallinto- ja

toimistotyötiloista, TE-live palveluun soveltuvasta studiotilasta sekä asianmukaisista sosiaali- ja taukotiloista. Toimitilojen keskeisinä vaatimuksina on

-          soveltuvuus lain mukaisen asiakastyön tekemiseen ja tapaamistilojen määrällinen riittävyys

-          asiakkaiden näkökulmasta helppo saavutettavuus julkisen liikenteen avulla

-          esteettömyys

-          tietoturvallisuus kasvokkaisten asiakastapaamisten sekä videotapaamisten ja puhelintyöskentelyn näkökulmista

-          fyysinen turvallisuus asiakastapaamistiloissa työntekijöiden näkökulmat huomioiden

Työllisyyspalveluiden tilaratkaisuksi on haettu laaditun tilaohjelman pohjalta pitkäaikaista ja tulevaisuuden tarpeisiin joustavasti vastaavaa toimitilaa, joka on käytettävissä tavoiteaikataulussa syksystä 2024 lukien. Tavoiteaikataulussa pysyminen mahdollistaa toiminnan siirtymisen nykyisistä useista toimipisteistä uuteen tilakokonaisuuteen ilman väistötilatarvetta. Tavoitteena on ollut löytää tilaratkaisu Kuopion ydinkeskustasta, helposti eri kulkuvälineillä saavutettavasta sijainnista. Sijaintivaatimukset ja tavoiteaikataulu rajaavat tutkittavia vaihtoehtomahdollisuuksia.

Selvityksessä on käyty läpi yhteensä kahdeksan tilavaihtoehtoa. Vaihtoehtojen kartoittaminen aloitettiin kaupungin omista kiinteistöistä, mutta niistä ei kuitenkaan ole ollut mahdollista löytää tavoiteaikataulun ja tilaohjelman mukaista ratkaisua.

Kahdesta työllisyyspalveluiden tilaohjelmavaatimukset täyttävästä kohteesta on pyydetty ja saatu vuokratarjoukset. Kumpaankin tarjoukseen sisältyy tilojen muutostyöt työllisyyspalveluiden toimintaan soveltuvaksi tilakokonaisuudeksi. Vuokra-ajaksi molemmissa on määritelty 20 vuotta.

Hankeselvitystyöryhmä esittää, että Työllisyyspalvelun tilat vuokrataan Karelia Finland Oy:ltä. Karelia Finland Oy:n tarjoamiin toimitiloihin saadaan toteutettua lainsäädännön edellyttämä monipuolinen palvelukokonaisuus ja varmistettua TE-palvelut 2024 uudistuksen toimeenpano Kuopiossa kustannustehokkaasti.  Esitettävä tilaratkaisu mahdollistaa tarvittavien toimintatapamuutosten tekemisen sekä ekosysteemitoimijoiden palveluyhteistyön ja tilojen yhteiskäytön asiakastarpeiden mukaisesti. Työllisyyspalvelun käyttöön kaavailluissa tiloissa ja koko kiinteistössä on myös sellaista muuntojoustavuutta, mikä mahdollistaa toiminnan kehittämisen pitkän vuokrasopimuksen aikana.

Tiedot vuokrattavista tiloista

Vuokratarjouksen mukaisen uuden toimitilaratkaisun (1 872,5 m2) ulkoiset vuokrakustannukset tiloja käyttöön otettaessa 1.10.2024 ovat 28 971 €/kk ja 1.1.2025 alkaen 30 275 €/kk. Muiden kuin pääoma- ja hoitovuokrien muodostamien tilakustannusten arvioidaan olevan kohteessa vuonna 2025 yhteensä 116 500 €.

                        Arvio vuokrattavien tilojen tilakustannuksista vuonna 2025 käyttäjälle (ilman

                                  turvallisuuspalveluja ja muita käyttäjäpalveluja):

-          pääomavuokra 269 371 €, hoitovuokra 93 925 €, Tilapalvelujen sisään-vuokrauskustannus yhteensä 363 296 €

-          laitoshuolto 33 600 €, sähkö 22 900 €, vesi ja jätevesi 2 800 €, autopaikka-vuokra 360 €

-          Tilapalvelujen manageerauskustannus 7 640 €

-          arvioitu tilakustannus käyttäjälle vuonna 2025 yhteensä 430 596 €

-          arvioitu tilakustannus käyttäjälle vuonna 2026 yhteensä 442 850 €

Työllisyyspalvelulle on vuokrattu toimitilat määräaikaisilla vuokrasopimuksilla osoitteessa Torikatu 5, 70110 Kuopio. Määräaikaiset vuokrasopimukset ovat voimassa 31.8.2025 saakka ja niistä aiheutuvat kustannukset ovat 16 813 €/kk, yhteensä 134 504 euroa. Näille tiloille pyritään hankkimaan käyttäjiä päällekkäisten kulujen minimoimiseksi.

Uusien toimitilojen kalustaminen on työllisyyspalvelun vastuulla. TE24 uudistukseen liittyvä toimeenpanolaki säätää, että siirtyvän henkilöstön käytössä olevat laitteet ja kalusteet siirtyvät heidän mukanaan kuntaan.

Työllisyyspalvelun toimitiloissa Pyörönkaari 10:ssä ja Torikatu 5:ssä on hankittuna toimisto- ja koulutustilojen kalusteita. Nämä kalusteet hyödynnetään täysimääräisesti uusissa tiloissa. Hankkeessa varaudutaan kuitenkin toimitilojen osittaiseen kalustamiseen, ja kalustehankinnat ovat mukana kokonaisbudjetoinnissa.

Vaikutusten arviointi -