Kuulutus 2024/880

1. Rekisterin nimi

Kulttuuri Itää -kehittämistehtävän viestintä- ja taiteilijarekisteri

Kuntien kulttuuritoimintalain 166/2019 6 § mukainen kehittämistehtävä, alueena Etelä-Savo, Pohjois-Savo ja Pohjois-Karjala.

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kansalaistoiminnan palveluiden päällikkö Kati Vähäsarja

Puhelin: 044 718 2513

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Projektipäällikkö Tiina Taskinen-Viinikainen
puhelin: 044 748 2374

Kulttuurisuunnittelija Jonna Forsman
puhelin: 044 718 2468
 

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Kulttuuri Itää -kehittämistehtävään liittyvän viestinnän mahdollistaminen ja tehtävään liittyvän taiteilijarekisterin ylläpito.

Viestinnän piiriin kuuluvat kehittämistehtävän järjestämät tilaisuudet, tapahtumat, koulutukset, kyselyt, tiedotteet, uutiskirjeet sekä muutoin tehtävään olennaisesti liittyvät viestit. Taiteilijat voivat jättää tarjouksia palveluistaan sähköisen lomakkeen kautta.

Henkilötietoja käsitellään myös tilastollisia tarkoituksia varten.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a
(ruokavaliotieto)

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötiedot eivät lähtökohtaisesti ole salassa pidettäviä.

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta.

Kaupunki ei luovuta tietoja rekisterimuodossa eteenpäin.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Kulttuuri Itää -kehittämistehtävän toimintaan osallistuvien sekä kehittämistehtävälle tarjouksen jättäneiden taiteilijoiden henkilötietoja.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Kehittämistehtävän toimintaan osallistuvilta yhteys- ja taustatiedot tarvittavilta osin:

- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero

- ammattinimike
- organisaatio

- postiosoite

- kunta ja maakunta, jota edustaa

Taiteilijarekisteri:
- nimi

- taiteilijanimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero

- yrityksen nimi

- Y-tunnus

- kotikunta

11. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan henkilön suostumuksella suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tai kyselylomakkeiden kautta. Myös taiteilijarekisterissä tiedot saadaan henkilön suostumuksella suoraan rekisteröidyltä.

Kulttuuritoimihenkilöiden henkilötiedot saadaan julkisista lähteistä ja kunnilta.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä kuten O365-palvelussa. Ilmoittautumisissa ja kyselyissä käytetään O365-palvelua, E-lomaketta, Surveypalia ja muita vastaavia sähköisiä viestintä- ja ilmoittautumisvälineitä.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Hankkeen toiminnasta laaditaan selvitys Opetus- ja kulttuuriministeriölle, sekä tuotetaan julkinen loppuraportti hankkeen tuloksista. Selvityksen laadinnan ja raportoinnin yhteydessä luovutetaan / julkaistaan henkilötietoja (esim. tapahtuneissa esiintyneiden, haastateltujen asiantuntijoiden yms. nimet).

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365-palvelu ja Surveypal voivat siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika

Kehittämistehtävään liittyviä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

Toimintaan liittyviä ilmoittautumisia esim. tapahtumat ja koulutukset, käytetään ilmoittautumisten hallinnointiin, tilaisuuksien järjestämiseen sekä jälkitoimiin (palautekysely, tilastointi ja selostuksen/ loppuraportin laatiminen) liittyvän ajan (korkeintaan 6 kk).

Kyselyissä kerättäviä tietoja säilytetään käyttötarkoituksen mukaisen ajan, korkeintaan hankkeen keston ajan.

Taiteilijoiden tarjouksiin liittyvät tiedot säilytetään tarjouksen voimassaolon ajan. Hankintapäätökseen johtaneet tarjoukset säilytetään 10 vuotta asianhallintajärjestelmässä.

Yhteystietojen tallentamiseen suostumuksen antaneen taiteilijan henkilötietoja säilytetään hankkeen loppuun tai suostumuksen voimassaolon ajan.

Kehittämistehtävän selostuksessa ja raportissa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään maksimissaan neljä kuukautta hankkeen päättymisen jälkeen. Valmis selostus ja loppuraportti säilytetään 10 vuotta asianhallintajärjestelmässä, minkä jälkeen ne siirretään pysyvästi säilytettäväksi sähköiseen arkistoon.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot