Kuulutus 2024/887

1. Rekisterin nimi

Sähköinen asiointipalvelu

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Tero Oinonen, hallintojohtaja

Puhelin: 044 718 2021

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Anu Leinonen, asianhallinnan asiantuntija

Puhelin: 044 718 2000

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Sähköisessä asiointipalvelussa asioija voi laittaa vireille asian, joka käsitellään kaupungin viranhaltijan tai toimielimen toimesta. Palveluun kirjaudutaan suomi.fi tunnistuksella, jossa asioijasta siirretään etu- ja sukunimi. Asioijan henkilöllisyys varmistetaan, koska asiointiprosessiin sisältyy asianosaisen tiedoksianto, joka tarkoittaa, että vastaus tai päätös asian ratkaisusta toimitetaan asioijalle hänen pyytämällään tavalla esim. sähköpostitse tai kirjeitse. Lomakkeilla annettavat tiedot ohjautuvat rajapintaa pitkin asianhallintajärjestelmään.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Tiedonhallintalaki 26§

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) 5-6§

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Hallintolaki (434/2003) 8§

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 5§

Erityistä henkilötietoa ovat rotu, etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot, terveyttä koskevat tiedot, seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot:

Poliittinen, filosofinen, uskonnollinen tai ammattiliittotoimintaan liittyvä laillinen toiminta, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta d

Rekisteröidyn julkiseksi saattamat tiedot, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta e

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Osa henkilötiedoista voi olla julkisia riippuen palvelun luonteesta.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §

kohdat 20, 21, 23, 30, 31, 32.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Asiointipalvelun käyttäjät: kuntalaiset, yritykset/yhteisöt, luottamushenkilöt.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Käyttäjän tunnistautuessa siirretään väestötietojärjestelmästä etunimi ja sukunimi. Lomakkeilla annettavia tietoja ei käsitellä asiointipalvelussa vaan lomakkeella annetut tiedot siirtyvät rajapintaa pitkin asianhallintajärjestelmään, jossa käsittely tapahtuu.

Riippuen käyttäjän valitsemasta palvelusta, lomakkeella voidaan pyytää muun muassa seuraavia lisätietoja:

-         osoitetiedot

-         sähköpostiosoite

-         puhelinnumero

11. Henkilötietojen lähde

Vahvan sähköisen tunnistautumisen myötä asiointipalvelussa näkyy käyttäjän etu- ja sukunimi. Muut tiedot tulevat käyttäjältä itseltään lomakkeella kysyttyjen tietojen ja niihin annettujen vastausten mukaisesti.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Asiointipalvelun kautta annettuja tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä niiden henkilöiden toimesta, joita asia koskee tai joilla on asian käsittelyyn edellyttämä valtuus. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Palvelussa olevat henkilötiedot ja muut tiedot luovutetaan säännönmukaisesti sille viranomaiselle, joka tekee päätöksen käyttäjän vireille panemassa asiassa. Lomakkeella annettuja tietoja ei käsitellä asiointipalvelussa vaan ne ohjautuvat käsiteltäväksi asianhallintajärjestelmään teknisen rajapinnan kautta. Sähköisen asiointipalvelun ja asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi.

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Asianhallintajärjestelmässä tietoja säilytetään Kuopion kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelma määrittelee asiakirjatyyppien säilytysajat. Säilytysajan voi tarvittaessa tarkistaa kaupunginarkistosta, kaupunginarkisto@kuopio.fi tai puh. 017 182 076.

Säilytysajan peruste:

Tiedot haetaan aina vain rajapinnan kautta asianhallintajärjestelmästä asiointipalveluun.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Tero Oinonen

hallintojohtaja