Kuulutus 2023/563

1. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri, Muksunetti -dokumentointi ja julkaisu

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki (0171450-7)

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kasvatusjohtaja

Marika Savukoski

marika.savukoski@kuopio.fi

Kasvun ja oppimisen palvelualue
Varhaiskasvatuspalvelut
Suokatu 42 (PL 1097)
70111 Kuopio
puh. 044 718 4008

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Tietohallintokoordinaattori
Jarmo Hallikainen

jarmo.hallikainen@kuopio.fi

Varhaiskasvatuspalvelut
Suokatu 42 (PL 1097
70111 Kuopio

puh. 044 718 7978
 

5. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lasten varhaiskasvatuksen toteuttaminen.

Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 1 Luku 1§, velvollisuus järjestää varhaiskasvatuspalveluita, 17§ varhaiskasvatuspaikan hakeminen sekä 41§ Oikeus poiketa salassapitovelvotteista.

Perusopetuslaki (21.8.1998/628) 2 Luku 4§, velvollisuus järjestää perusopetusta ja esiopetusta.

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Varhaiskasvatuslaki, 8 luku, pykälät 40§, 41§ ja 42§

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 23

Perusopetuslaki, 40 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 perusopetuslain 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Lapset, Huoltaja/Puoliso/Vanhempi ja Henkilöstö.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri sisältämät tiedot

-          Kuopion Varhaiskasvatuspalveluiden toimintayksiköt ja ryhmät - Ryhmiin sijoitetut lapset

-          Käyttöoikeustiedon huoltajista, jotka ovat hakeneet

käyttöoikeuden Muksunetin käyttöön

-          Käyttöoikeustiedon henkilöstön edustajista, joilla on käyttöoikeus Muksunettiin

Sähköiset lomakkeet (asiakaslomakkeet)

-          Varhaiskasvatussuunnitelma

-          HOJKS

-          Tiedonsiirto kouluun

-          Lapsikuvaus -lomakkeet

-          Oppimissuunnitelma tehostetun tuon aikana

-          Pedagoginen arvio

-          Oppimissuunnitelma valmistava opetus

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys Tiedot ovat salassa pidettäviä (sosiaalihuollon asiakaslaki 22.9.2000/812 14 ja 15 §.

11. Henkilötietojen lähde

-          Asiakkaalta itseltään sähköisessä päivähoitohakemuksessa, jonka tiedot on tallennettu Effica Vaka -järjestelmään.

-          Effica Vaka -järjestelmän kautta kunnan väestörekisteristä (Effica Asukas)

-          Effica Vaka -järjestelmän lapsen sijoitustiedot.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Palvelin

Tieto Oy:n Muksunetti-palvelin sijaitsee lukitussa, ilmastoidussa, paloturvallisessa tilassa. Palvelimelle pääsee rajattu määrä käyttäjiä annetuilla tunnuksilla (Windowsin käyttöjärjestelmäsuojaukset ja SQL Serverin käyttäjätunnussuojaukset). Ulkopuolinen kirjautuminen palvelimelle estetty.

Verkkoliikenne

Muksunetti sovelluksessa käytetään HTTPS -protokollaa ja SSL -kryptausta (käyttäjätunnukset).

Asiakkaan käyttöoikeus ja kirjautuminen palveluun

Asiakkaat hakevat palvelun käyttöön käyttöoikeuden lapsikohtaisesti.

Kirjautumalla Edlevo- mobiilisovellukseen suomi.fi-tunnistautuneena tai mobiilivarmenteella, viralliset huoltajat saavat samalla käyttöoikeuden Muksunettiin. Virallinen huoltaja kirjautuu Muksunettiin aina suomi.fi-tunnistautuneena tai mobiilivarmenteella.

Kun käyttäjä kirjautuu sovellukseen, istunto säilyy avoimena kuukauden ajan. Virallinen huoltaja (käytössä Microsoft -puhelin) voi hakea Muksunetti käyttöoikeutta myös Muksunetin kautta. Kun käyttöoikeus on tarkistettu ja myönnetty, asiakkaat kirjautuvat Web-palveluun tunnistautuneena (Vetuma- tai mobiili -tunniste).

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Varhaiskasvatuslaki, 8 luku, 41 §

-          lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. THL:lle, Opetushallitukselle ja muille valvontaviranomaisille

-          sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiantoa suorittavalle henkilölle, yhteisölle tai muulle viranomaiselle asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi välttämättömiä tietoja, ellei toimenpiteitä muuten voida toteuttaa

-          eräissä tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi

-          eräissä tapauksissa poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Henkilön oikeudet

Henkilöllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Henkilöllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Henkilöllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

-         Henkilöllä on oikeus saada terveydenhuollon ja sosiaalihuollon aloilla omien tietojen käsittely- eli lokitiedot.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Marika Savukoski

kasvatusjohtaja