Kuulutus 2023/274

1. Rekisterin nimi

Kuopion työllisyyspalvelun asiakasrekisterit

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Työllisyyspalvelujohtaja Pirjo Oksanen

Puhelin: 044 718 1711

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Työllisyyspalvelupäällikkö Virpi Noronen Puhelin: 044 718 1071

Työllisyyspalvelupäällikkö Salla Rönkkö

Puhelin: 044 718 1590

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työllisyyspalvelujen järjestäminen ja asiakastiedon ja asiakasprosessien hallinta sekä seuranta.

Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin. Tällöin tieto on anonyymissa muodossa.

Asiakkaiden suostumuksella otettuja kuvia voidaan käyttää palvelua koskevaan tiedottamiseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Työllisyyspalvelun asiakasrekisterin perusteena ovat:

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi: Lainsäädäntöön perustuvien järjestämisvastuiden ja tehtävien hoitaminen

-         työllistymistä edistävä monialainen yhteispalvelu (Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta 1369/2014)

-         kuntouttava työtoiminta (Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 189/2001)

-         työllisyyden kuntakokeilu (Laki työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta 1269/2020)

-         velvoitetyöllistäminen (Laki julkisista työvoima- ja yrityspalveluista 916/2012)

-         hallinnolliset asiat (Hallintolaki 434/2003)

Yleinen etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi: Niiden kuntien yleiseen toimialaan (Kuntalaki, 410/2015) kuuluvien tehtävien ja palveluiden järjestäminen, joilla edistetään kuntalaisten hyvinvointia ja kunnan elinvoimaisuutta

-         muut kuin kohdassa 1. mainitut työllisyyspalvelut

-         työllisyyshankkeet

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a. Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten: Asiakas voi antaa suostumuksen omien tietojensa näkyvyyteen esimerkiksi Työllisyyspalvelun edustajille ja palveluntuottajille, sekä erillisellä suostumuksella palvelua koskevaan tiedottamiseen otettaviin kuviin.

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä: Palvelutuotantoon liittyvät sopimukset ja niihin liittyvä henkilötietojen käsittely.

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a. Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä säädetään, että 1 kohdassa tarkoitettua kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella: Terveystiedot työkyvyn selvittämiseen ja edistämiseen liittyen.

Työoikeus, sosiaaliturva ja sosiaalinen suojelu, EU 679/2016 artikla, 9.2 kohta b. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja sosiaalisen suojelun alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaisessa työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista: Ensisijaisen etuuden selvittäminen esimerkiksi työkyvyttömyyden selvittämisessä.

Terveydenhuolto ja sosiaalihuolto, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta h. Käsittely on tarpeen ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveys- tai sosiaalihuollollisen hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi taikka terveys- tai sosiaalihuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa varten unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti ja noudattaen 3 kohdassa esitettyjä edellytyksiä ja suojatoimia: Työkyvyn arviointi, terveys- tai sosiaalihuollon palvelujen järjestäminen.

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Työllisyyspalvelun tuottamisessa käsiteltävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Suostumuksella otetut kuvat ovat julkisia.

Salassapidon peruste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 22-24§, 26§, 29, 32 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset:

Työttömyysturvalaki 1290/2002

Laki julkisista työvoima- ja yrityspalveluista 916/2012

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)

Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta, 1369/2014 Laki työllisyyden edistämisen kuntakokeilusta 1269/2020.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Työllisyyspalvelun henkilö-, yritys- ja työnantaja-asiakkaat

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri muodostuu työnhakijoiden ohjaus- ja neuvontatiedoista, palvelutarpeen arvioista, raporteista, asiakaskertomuksista, päätöksistä ja tilastointitiedoista, henkilö, - yritys- ja työnantaja-asiakkaiden tapahtumiin, infotilaisuuksiin ja koulutuksiin/valmennuksiin ilmoittautumistiedoista ja kyselytiedoista.

Asiakkaasta rekisteriin tallennetaan:

-         nimi

-         henkilötunnus

-         osoite

-         sähköposti

-         puhelinnumero

-         työllisyystilanne

-         työssä oloon liittyvät tiedot

-         mahdollinen työttömyyden kesto

-         työelämän ulkopuolella oloon liittyvät tiedot

-         koulutus- ja uratiedot

-         koulutusaste

-         koulutushistoria

-         työhistoria

-         suunnitelmista ja palvelutarpeesta syntyneet neuvonta-, palvelu-, seuranta- ja asiakastiedot

-         asiakasprosessin etenemisestä kertyvä tieto

-         tiedot työllisyyspalvelun palveluista ja etuuksista

-         tapahtumiin liittyvät ilmoittautumis- ja osallistumistiedot

-         koulutuksiin ja valmennuksiin liittyvät ilmoittautumis- ja osallistumistiedot

-         mahdolliset ruokarajoitteet

-         asiakaskyselyihin liittyvät tiedot

Yritys- ja työantaja-asiakkaasta kerättävät tiedot

-         yhteyshenkilön/yhteyshenkilöiden etunimi ja sukunimi

-         henkilön toimenkuva

-         puhelinnumero ja sähköposti

-         yritys/organisaatio

-         henkilöstömäärä

-         toimipaikka

-         mahdolliset tapahtumakohtaiset tiedot (tarjolla olevat työpaikat, toimenkuvat, ruokarajoitteet, koulutustarpeet)

Asiakkaasta kuvausta koskevaan rekisteriin tallennetaan:

-      suostumuksen sisältämät tiedot (nimi ja puhelinnumero)

-        kuva

11. Henkilötietojen lähde

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:

-         rekisteröidyltään itseltään

-         Digi- ja väestötietoviraston Väestötietojärjestelmästä

-         asiakkaan suostumuksella työllisyyspalvelun ulkopuolisilta tahoilta

-         asiakasprosessiin liittyvissä toimissa palveluntuottajilta

-         sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajilta

-         yrityksiltä- ja työnantajilta

Teknisen käyttöyhteyden välityksellä luovutetaan tietoja seuraavien lainkohtien perusteella:

Työmarkkinatuen laskun liite:

Työttömyysturvalaki 13 luku 6 § 2 mom.

Kelalla on salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä oikeus antaa kotikunnalle sellaisen työmarkkinatuen saajan henkilötunnus ja muut yksilöintitiedot, jolle maksettua työmarkkinatukea rahoitetaan kunnan varoista 14 luvun 3 a §:n nojalla, sekä tiedot hänelle edellisenä kuukautena maksetun työmarkkinatuen määrästä. Kansaneläkelaitoksella on myös oikeus antaa kotikunnalle sellaisen työmarkkinatuen saajan henkilötunnus ja muut yksilöintitiedot, jolle on maksettu työmarkkinatukea yhteensä 200 päivältä työttömyyden perusteella. Lisäksi Kansaneläkelaitoksella on oikeus antaa kotikunnalle sellaisen henkilön henkilötunnus ja muut yksilöintitiedot, jonka oikeus työmarkkinatukeen alkaa välittömästi 6 luvun 7 §:ssä tarkoitetun enimmäisajan täytyttyä.

Lastenhoidon tuen saaja- ja maksuluettelot:

Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta 24 § 1 mom.

Tuen maksamisen yhteydessä Kansaneläkelaitos lähettää kunnalle lastenhoidon tuen maksuvelvollisuuden selvittämistä varten salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta tiedot sinä kuukautena tuen piirissä olevista lapsista sekä tukeen oikeutetuista ja tukea saavista henkilöistä, yhteisöistä ja yhtymistä ja näille maksettavien tukien määrästä.

Maahanmuuttaja, 2 kuukautta toimeentulotukea:

Laki kotoutumisen edistämisestä 87 a §

Kansaneläkelaitoksen tulee toimittaa 10 §:n 1 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa viipymättä salassapitoa ja muiden tiedon antamista koskevien rajoitusten estämättä maksutta henkilön kotikuntalain mukaiselle kunnalle tiedon maahanmuuttajasta, johon sovelletaan tätä lakia ja joka saa muuten kuin tilapäisesti toimeentulotuesta annetun lain mukaista toimeentulotukea.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Sähköiset järjestelmät:

-         ForeAmmatti-tietojärjestelmä (ForeData Oy)

-         Vireum Remote etäyhteyspalvelu (Vireum Oy)

-         Claned oppimisportaali (Claned Oy)

-         HankintaSampo/TyöllisyysSampo (SC Software Oy)

-         Webropol SURVEY & REPORTING (Webropol Oy)

-         Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmä (hallinnolliset asiat) (Innofactor Oyj)

-         sähköinen e-lomake

-         suojattu verkkolevy

-         Microsoft Office 365-palvelut

• Teams-palvelu
• Sähköposti
• Forms

Paperiaineisto:

-         sopimukset

-         suunnitelmat ja niiden toteutumisen arvioinnit

-         palvelupäätökset

-         palautteet

-         seurantatiedot ja tilastot asiakasprosessiin liittyen

-         kuvaus- ja julkaisuluvat

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki voi luovuttaa tietoja lakiin perustuen viranomaistahoille (Kela, TE- toimisto, sosiaali- ja terveyspalvelut, poliisi).

Tietotekniset palvelut tuottavat Kuopion kaupungille Istekki Oy ja Työllisyyspalvelulle lisäksi ForeData Oy, Vireum Oy, Claned Oy , Webropol Oy, Innofactor Oyj  ja SC Software Oy.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365-palvelu voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Muutoin henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

2-20 vuotta riippuen asiakirjalle määritellystä säilytysajasta.

Säilytysajan peruste:

Työllisyyspalvelun toiminta ja asiakaspalvelu Tiedonohjaussuunnitelma

Kirjanpitolaki 1336/1997, luku 2, 10 §

Kuvat säilytetään niiden käyttötarpeen ja / tai suostumuksen voimassaoloajan.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Pirjo Oksanen

työllisyyspalvelujohtaja