Kuulutus 1294/2026

1. Rekisterin nimi

Yrityspalvelun asiakkuudenhallinta  (HakosaloCRM)

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki
Elinvoimajaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Elinvoimajohtaja Timo Antikainen

Puhelin: 044 718 2790

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Elinkeinojohtaja Jukka Pitkänen

Puhelin: 044 718 2085

5. Rekisterin yhteyspiste

Yrityskoordinaattori Johanna Liukkonen

Yritysasiantuntija Olli Kokander

yrityspalvelu@kuopio.fi

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

tietosuojavastaava@kuopio.fi

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus on käsitellä yritysten tietoja ja ylläpitää niitä. Osaan yrityksistä ollaan yhteydessä ja toteutetaan kyselyjä ja osaan yritysten tiedoista on vain tilastollinen tarve. Lisäksi toteutetaan jälkiyhteydenottoja. Tietoja tarvitaan yrityspalveluiden tarjoamiseksi alueen yrityksille, yrittäjille ja yhdistyksille. Kuntien, kaupunkien ja kehittämisyhtiöiden asiakastyön hoitamiseen.
 

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Yleinen etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi: Niiden kuntien yleiseen toimialaan (Kuntalaki, 410/2015) kuuluvien tehtävien ja palveluiden järjestäminen, joilla kehitetään kunnan elinvoimaisuutta.

Kuntalaki 7 § Kunnan tehtävät: Kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa tehtävät ja järjestää sille laissa erikseen säädetyt tehtävät. Laissa säädetään myös siitä, kun tehtäviä on järjestettävä yhteistoiminnassa muiden kuntien kanssa (lakisääteinen yhteistoiminta). Kunta voi sopimuksen nojalla ottaa hoitaakseen muitakin kuin itsehallintoonsa kuuluvia julkisia tehtäviä.

Tietosuojalaki 1050/2018 4 § 2), käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Lisäksi työvoimaviranomaisella on oikeus käsitellä työllisyysalueen työnantajien tietoja osana työnvälitystehtävää.  Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023) 5. luku

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:

Salassapidon peruste: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, kohta 20
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

JulkL24.1 § 20 kohta (yksityiset liike- ja ammattisalaisuudet)
 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupungin yrityspalvelun asiakkaat, yritysten yhteyshenkilöt, yritystapaamiseen osallistuneet henkilöt, Kuopion kaupungin yrityspalvelun sekä työllisyyspalvelun nimeämät käyttäjät.

11. Käsiteltävä henkilötieto

IP-osoite (aina), nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite/käyntiosoite, verkkosivun/sosiaalisenmedian osoite

12. Henkilötietojen lähde

- PRH (julkinen lähde)
- Sähköisellä yhteydenottolomakkeella, jossa henkilötietojen käsittelystä informoidaan.

- Yrityksen pohjatiedot muodostuvat järjestelmään Bisnode (järjestelmän käyttöönoton yhteydessä (yrityksen perustiedot ja perustamispäivämäärä, yhteyshenkilöt, sähköpostiosoitteet saatavilta osin, liikevaihto- ja kokoluokat sisältäen sivutoimipisteet).
PRH:n kautta kuukausittain aloittaneet/lopettaneet yritykset. Lopettaneet yritykset poistuvat automaattisesti.
Netbox -rajapinta käy aineistoa lävitse kerran vuorokaudessa ja täydentää puuttuvia tietoja (esim. yrittäjän sähköpostiosoite)
Taloustutka-työkalu, joka etsii ja tarjoaa tietoa yrityksen liiketalouden luvuista, mm. ajantasainen talousdata ja päättäjätiedot.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

HakosaloCRM

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki voi luovuttaa tietoja lakiin perustuen viranomaistahoille (Kela, TE-toimisto, sosiaali- ja terveyspalvelut, poliisi).

Tietotekniset palvelut tuottavat Kuopion kaupungille Istekki Oy ja yrityspalvelulle lisäksi Hakosalo Oy, Magic Cloud.
 

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

Tietojen käsittelyssä hyödynnetään tekoälyä. Tekoälysovelluksena käytetäänMicrosoft Copilot -työkalua henkilötiedon analysointiin asiakaspalvelun ja yritysneuvonnan kehittämiseksi. Työkalua ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika: 10 vuotta

Säilytysajan peruste:

Tiedot poistuvat yritystoiminnan lakattua tai rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Esim. jos ei ole enää yrityksen vastuuhenkilö. Tiedot poistetaan 10 vuoden kuluttua viimeisestä asiakastapahtumasta.
Yritystietoja ja niihin liittyviä yhteyshenkilöitä ei hävitetä, koska ne ovat yrityshakemistossa. Lopettaneet yritykset poistuvat automaattisesti.
 

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Jukka Pitkänen

Elinkeinojohtaja