Kuulutus 2011/2026

1. Rekisterin nimi

Howspace-yhteisöalusta

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Howspace-palvelun kaupunkitasoisesta hallinnasta vastaa Kuopion kaupungin Strategia ja viestintä -vastuualue.

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Strategia- ja viestintäjohtaja Kirsi Soininen

Puhelin: 044 718 2020

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Strategia- ja viestintäjohtaja Kirsi Soininen

Puhelin: 044 718 2020

5. Rekisterin yhteyspiste

Innovaatiopäällikkö Arto Holopainen

Sähköposti: arto.holopainen(at)kuopio.fi

Puhelin: 045 139 3996

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Kuopion kaupungin Howspace-yhteisöalustan käytön mahdollistamiseksi. Howspacea käytetään kaupungin ennalta määrittelemiin yhteistyön, osallistamisen, yhteiskehittämisen, työpajojen, koulutusten, hankkeiden ja verkostotyön tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsitellään käyttäjien tunnistamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan, työtiloissa työskentelyyn ja osallistumiseen, käyttäjien tuottaman sisällön käsittelyyn sekä palvelun toiminnan, turvallisuuden ja käytön hallinnan edellyttämien lokitietojen käsittelyyn.

Jokaiselle Howspace-työtilalle määritetään käyttötarkoitus ennen työtilan käyttöönottoa. Työtilassa saa käsitellä vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Tämä tietosuojaseloste koskee Kuopion kaupungin Howspace-palvelun hyväksyttyä kaupunkitasoista peruskäyttöä. Jos yksittäisessä työtilassa suunniteltu henkilötietojen käsittely poikkeaa tässä selosteessa kuvatusta käyttötarkoituksesta, henkilötietoryhmistä, rekisteröityjen ryhmistä, vastaanottajista, käsittelyperusteesta tai muista olennaisista käsittelyolosuhteista, työtilan omistaja ja admin arvioivat ennen käsittelyn aloittamista työtilakohtaisen tietosuojainformaation ja erillisen tietosuoja-arvioinnin tarpeen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin, tieteellisiin tai historiallisiin tutkimustarkoituksiin taikka tilastollisiin tarkoituksiin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.  

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan, kun käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Kansallinen oikeusperusta määräytyy Kuopion kaupungin kulloinkin hoitaman tehtävän perusteella. Kunnan tehtävistä säädetään kuntalain (410/2015) 7 §:ssä. Asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista säädetään lisäksi kuntalain 22 §:ssä.

Jos käsittelyyn sovelletaan tehtäväkohtaista erityislainsäädäntöä tai käsittely poikkeaa tässä tietosuojaselosteessa kuvatusta Howspacen tavanomaisesta käytöstä, käsittelyn oikeusperusta arvioidaan erikseen.

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on tehtävänsä perusteella oikeus niiden käsittelyyn. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti.

Howspace-palvelun tavanomaisessa käytössä käsitellään käyttäjien tunniste- ja yhteystietoja, palvelun käyttöön liittyviä lokitietoja sekä käyttäjien työtiloihin tuottamaa sisältöä. Henkilötieto ei ole pelkästään henkilötietoluonteensa perusteella julkinen tai salassa pidettävä.

Tavanomaisessa käytössä ei ole tarkoitus käsitellä salassa pidettäviä henkilötietoja. Jos yksittäisen työtilan käyttötarkoitus edellyttää niiden käsittelyä, käsittely ja siihen sovellettavat salassapitoperusteet arvioidaan erikseen ennen käsittelyn aloittamista.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjä ovat:

• Kuopion kaupungin henkilöstö
• asiakkaat ja sidosryhmien edustajat
• hankkeisiin, osallistamiseen ja yhteistyöprosesseihin osallistuvat henkilöt
• muut Kuopion kaupungin Howspace-työtilojen käyttäjät
• Howspace-palvelun pääkäyttäjät ja työtilojen adminit

11. Käsiteltävä henkilötieto

Howspace Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee Kuopion kaupungin lukuun seuraavia henkilötietoja:

• tunniste- ja yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite ja muut palvelun käytön kannalta tarpeelliset yhteystiedot
• lokitiedot: palvelun käytöstä, kirjautumisesta, käyttäjähallinnasta, turvallisuudesta ja teknisestä toiminnasta muodostuvat tiedot, kuten IP-osoite, käyttäjän sähköpostiosoite, käyttäjäagentti, tapahtuman ajankohta sekä työtila- ja asiakastunnisteet
• käyttäjän tuottama sisältö: esimerkiksi kommentit, kysely- ja äänestysvastaukset, palveluun ladatut aineistot ja kuvat sekä käytössä olevien toimintojen mukaan ääni- ja videosisältö ja niiden tekstimuotoiset litteroinnit.

Käyttäjien vapaamuotoisesti tuottama sisältö voi sisältää henkilötietoja. Käyttäjiä ohjeistetaan välttämään tarpeettomien henkilötietojen ja erityistä suojaa edellyttävien tietojen lisäämistä palveluun.

Howspace-palvelun tavanomaista käyttöä ei ole tarkoitettu erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, henkilötunnusten, rikostuomioita tai rikkomuksia koskevien henkilötietojen eikä salassa pidettävien henkilötietojen suunnitelmalliseen keräämiseen. Jos työtilan käyttötarkoitus edellyttää tällaisten tietojen käsittelyä, käsittely arvioidaan erikseen ennen sen aloittamista.

12. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen esihenkilöltään tai työtilan adminilta palvelun käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä.

Käyttäjä voidaan liittää työtilaan itserekisteröitymisellä, työtilan adminin lähettämällä kutsulla, kertakirjautumisella (Single Sign-On, SSO) tai hyväksytyn integraation kautta.

Käyttäjä voi muokata palvelussa käytössä olevia profiilitietojaan. Valinnaisia profiilikuva- ja kuvauskenttiä ei käytetä tavanomaisessa käytössä, ellei niiden tarvetta ole erikseen määritelty.

Käyttäjä ei voi itse poistaa käyttäjätiliään työtilasta. Työtilan admin poistaa käyttäjän käyttöoikeudet, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Lokitiedot muodostuvat palvelun käytön ja käyttäjän palvelussa tekemien toimenpiteiden yhteydessä.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään sähköisesti Howspace-yhteisöalustalla. Howspace-palveluun liittyviä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä paperiaineistona.

Palvelua saavat käyttää vain henkilöt, joille on myönnetty henkilökohtainen käyttöoikeus. Käyttöoikeudet myönnetään työtehtävien ja työtilan käyttötarkoituksen perusteella.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Howspace-palvelussa henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille rekisterinpitäjille.

Howspace Oy toimii Kuopion kaupungin lukuun henkilötietojen käsittelijänä ja Howspace-yhteisöalustan palveluntarjoajana. Howspace Oy käyttää palvelun tuottamisessa henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisia alikäsittelijöitä.

Howspacen tekoälytoiminnot voivat käsitellä niille välitettävään työtilan aineistoon sisältyviä henkilötietoja. Henkilötietoja ei kuitenkaan saa tarkoituksellisesti syöttää tekoälytoimintoihin Kuopion kaupungin tavanomaisessa Howspace-käytössä. Ennen tekoälytoiminnon käyttämistä aineisto tarkistetaan ja tarpeettomat tunnistetiedot poistetaan. Tekijänimien välittäminen tekoälykäsittelyyn estetään, jos niitä ei tarvita käyttötarkoituksessa. Tekoälykäsittely voi toimintokohtaisesti kohdistua esimerkiksi työtilan sisältöön, käyttäjän antamaan kehotteeseen, tiedostoihin sekä ääni- tai videosisältöön.

Tekoälyä käytetään avustavasti esimerkiksi yhteenvetojen tekemiseen, ideointiin ja sisällön jäsentelyyn. Sitä ei käytetä henkilöiden arviointiin, profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Howspace-palvelun varsinainen asiakassisältö käsitellään ja tallennetaan pääsääntöisesti EU/ETA-alueella.

Palvelun tekniseen toteuttamiseen liittyviä rajattuja liikenne-, reititys-, turvallisuus- ja analytiikkatietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella palveluntarjoajan käyttämissä teknisissä palveluissa.

Henkilötietojen siirroissa EU/ETA-alueen ulkopuolelle käytetään sovellettavan tietosuojalainsäädännön ja henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia.

17. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on työtilan käyttötarkoituksen sekä kaupungin tiedonhallintaa ja säilyttämistä koskevien velvoitteiden kannalta tarpeellista. Jokaiselle työtilalle määritetään käyttöaika ja henkilötietojen säilyttämisen tarve.

Työtilan päättyessä sen omistaja arvioi, mikä aineisto on säilytettävä kaupungin asianhallinta-, arkistointi- tai muussa tarkoitukseen hyväksytyssä järjestelmässä. Säilytettävä aineisto siirretään asianmukaiseen järjestelmään ennen Howspace-työtilan poistamista.

Kun käyttäjä poistetaan Howspacesta, käyttäjäprofiiliin liittyvät tunnistetiedot poistetaan soveltuvan prosessin mukaisesti. Käyttäjän työtilaan tuottama sisältö voi kuitenkin säilyä ilman käyttäjäprofiiliin liittyvää tunnistetta. Sisältö voi sisältää tietoja, joiden perusteella käyttäjä voidaan edelleen tunnistaa.

Palveluntarjoajan tekniset säilytys- ja poistoajat:

• työtilan poistamisen jälkeen tiedot poistetaan aktiivisesta tallennuksesta 30 vuorokauden kuluessa ja kaikista järjestelmistä, varmuuskopiot mukaan lukien, viimeistään 12 kuukauden kuluessa
• jos sopimus päättyy eikä työtiloja poisteta erikseen, tiedot poistetaan aktiivisesta tallennuksesta kuuden kuukauden kuluessa ja kaikista järjestelmistä viimeistään 18 kuukauden kuluessa
• turvallisuus-, sovellus- ja infrastruktuurilokeja säilytetään vähintään 12 kuukautta
• tekoälytoimintojen AI-lokeja säilytetään 365 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistointilain (529/2026) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksutonta. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot