Kuulutus 1984/2026

1. Rekisterin nimi

Yrityspalvelun asiakkuudenhallinta (HakosaloCRM)

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki
Elinvoimajaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Elinvoimajohtaja Timo Antikainen

Puhelin: 044 718 2790

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Elinkeinojohtaja Jukka Pitkänen

Puhelin: 044 718 2085

5. Rekisterin yhteyspiste

Kehittämisasiantuntija Johanna Liukkonen
Yritysasiantuntija Olli Kokander
businesskuopio@kuopio.fi

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus on käsitellä yritysasiakkaiden tietoja ja ylläpitää niitä. Osaan yrityksistä ollaan yhteydessä ja toteutetaan kyselyjä ja osaan yritysten tiedoista on vain tilastollinen tarve. Lisäksi toteutetaan jälkiyhteydenottoja. Tietoja tarvitaan yrityspalveluiden tarjoamiseksi alueen yrityksille, yrittäjille ja yhdistyksille. Kuntien, kaupunkien ja kehittämisyhtiöiden asiakastyön hoitamiseen.

Kuopion työllisyyspalvelu tarjoaa palvelut työllisyysalueen 11 kunnalle, mutta tätä järjestelmää käytetään vain Kuopion työnantaja- ja yritysyhteistyössä. Työllisyyspalvelu voi hyödyntää yrityksien tietoja osana työnvälitystehtävää [1] työnvälityspalveluiden tarjoamiseksi ja rekrytointitarpeen selvittämiseksi. Lisäksi tietoa yritysyhteydenotoista kirjataan yrityspalveluiden ja työllisyyspalveluiden toimesta yleisellä tasolla, välttämään päällekkäisiä yhteydenottoja, ohjaamaan yritysasiakas pyytämäänsä palveluun sekä yhteisten yrityskäyntien/yhteydenottojen kirjaamiseen. Järjestelmässä ei käsitellä Kuopion kaupungin työllisyyspalveluiden henkilöasiakkaiden tietoja, vaan niitä käsitellään omassa valtakunnallisessa järjestelmässään.

Yrityksen elinkaari vaihtelee nollasta useisiin kymmeniin (jopa satoihin) vuosiin. Yleistä etua koskevan tehtävän hoitamiseksi ja omien työntekijöiden luonnollisen vaihtuvuuden vuoksi rekisterinpitäjän on säilytettävä tarvittavat tiedot siitä, mitä yritysten kanssa on keskusteltu.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Yleinen etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvanjulkisen vallan käyttämiseksi: Niiden kuntien yleiseen toimialaan (Kuntalaki,410/2015) kuuluvien tehtävien ja palveluiden järjestäminen, joilla kehitetään kunnan elinvoimaisuutta.
 

Kuntalaki 7 § Kunnan tehtävät: Kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa tehtävät ja järjestää sille laissa erikseen säädetyt tehtävät. Laissa säädetään myös siitä, kun tehtäviä on järjestettävä yhteistoiminnassa muiden kuntien kanssa (lakisääteinen yhteistoiminta). Kunta voi sopimuksennojalla ottaa hoitaakseen muitakin kuin itsehallintoonsa kuuluvia julkisia tehtäviä.

Tietosuojalaki 1050/2018 4 § 2), käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaistaviranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Lisäksi työvoimaviranomaisella on oikeus käsitellä työllisyysalueentyönantajien tietoja osana työnvälitystehtävää.

Laki työvoimapalveluidenjärjestämisestä (380/2023) pykälät 2,4,43 sekä 50.

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osahenkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.
 

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999,24.1 §, kohta 20
 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lainviranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

JulkL24.1 § 20 kohta (yksityiset liike- ja ammattisalaisuudet)
 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lainviranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupungin yrityspalvelun asiakkaat: yritysten yhteyshenkilöt, yritystapaamiseen osallistuneet henkilöt

Kuopion kaupungin yrityspalvelun sekä työllisyyspalvelun nimeämät käyttäjät.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Asiakas asiakkuudenhallintajärjestelmässä: IP-osoite (aina), yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimi, sähköpostiosoitteet, osoitteet sosiaalisen median palveluissa, puhelinnumerot, postiosoite/käyntiosoite. 
 

Kaikki yllä olevat asiat ovat järjestelmässä, mutta tiedot eivät ole julkisia.

Järjestelmän käyttäjien henkilötiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja titteli.

Hakosalon työntekijöiden henkilötiedot: etunimi, sukunimi ja käyttäjätunnus.

Lokitiedot:

- Käyttäjän etunimi, sukunimi ja käyttäjätunnus.

- Käsitellyn yrityksen yhteyshenkilön etunimi ja sukunimi.

(- Järjestelmässä ei ole evästeitä.)

Myös varmuuskopiot sisältävät selväkielistä henkilötietoa.

12. Henkilötietojen lähde

- PRH (julkinen lähde)

- Sähköisellä yhteydenottolomakkeella, jossa henkilötietojen käsittelystä informoidaan.
-M365 Microsoft Bookings ajanvarausjärjestelmä

- Yrityksen pohjatiedot muodostuvat järjestelmään Bisnode (järjestelmänkäyttöönoton yhteydessä sis. yrityksen perustiedot ja perustamispäivämäärä, yhteyshenkilöt, sähköpostiosoitteet saatavilta osin, liikevaihto- ja kokoluokat sisältäen sivutoimipisteet).

PRH:n kautta kuukausittain aloittaneet/lopettaneet yritykset. Lopettaneet yritykset poistuvat automaattisesti.

Netbox -rajapinta käy aineistoa lävitse kerran vuorokaudessa ja täydentää puuttuvia tietoja (esim. yrittäjän sähköpostiosoite)

Profinder-työkalu, joka etsii ja tarjoaa tietoa yrityksen liiketalouden luvuista, mm. ajantasainen talousdata ja päättäjätiedot.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

HakosaloCRM

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki voi luovuttaa tietoja lakiin perustuen viranomaistahoille (Kela, TE-toimisto, sosiaali- ja terveyspalvelut, poliisi).
 

Tietotekniset palvelut tuottavat Kuopion kaupungille Istekki Oy ja yrityspalvelulle lisäksi Hakosalo Oy, Magic Cloud.
 

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat jalaskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelynperiaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika: 10 vuotta

Säilytysajan peruste:

Yritysten tietoja säilytetään maksimissaan 10 vuotta viimeisestä asiakastapahtumasta, ellei yritys lopeta sitä ennen. Yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään maksimissaan yrityksen tietojen säilytysaika.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistointilain (529/2026) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot