Kuulutus 2037/2026

1. Rekisterin nimi

Kaupungin palautejärjestelmän henkilötietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunginhallitus ja konsernijaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Hallintojohtaja Tero Oinonen
Puhelin: 044 718 2021

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja Tero Oinonen
Puhelin: 044 718 2021

5. Rekisterin yhteyspiste

Asiakaspalveluvastaava Marika Soranta

Puhelin: 044 718 5127

Tietohallintopäällikkö Marko Ahola

Puhelin: 044 718 5549

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan antamaan palautteeseen vastaaminen. Palautteen sisällöstä ja luonteesta riippuen asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää tarvittaessa myös asian vaatimassa viranhaltijakäsittelyssä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Yleinen etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e, kuntalaki 29 §

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat pääasiassa julkisia.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, kohta 31. Henkilön pyytämä tiedon salassapito. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Palautteidenantajat, palautteiden käsittelijöinä toimivat kaupungin työntekijät sekä kaupungin eri palveluissa toimivat palvelutuottajat, jotka toimivat palautteiden käsittelijöinä.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Palautteenantajan antama palaute, nimi,puhelinnumero, sähköpostiosoite, palautteen kohteen valokuva sekä sijaintitieto. Sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, valokuvan ja sijainnin kirjaaminen palautteen yhteydessä ei ole pakollista. Sähköpostiosoite on pakollinen, mikäli palautteenantaja haluaa palautteeseensa vastauksen.

12. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan palautteenantajan lähettäessä palautteen palautejärjestelmään.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoa käsitellään Louhi palaute -, Microsoft Forms sekä Efecte Cloud järjestelmässä.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Sitowise Oy / Louhi palaute sekä Microsoft Oy/Microsoft Forms kaupungin henkilöstö, joka toimii palautteiden käsittelijöinä sekä kaupungin eri palveluissa toimivat palvelutuottajat, jotka toimivat palautteiden käsittelijöinä. Kaupungin henkilöstön osalta Istekki Oy / Efecte Cloud.
 

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

2 vuotta

Säilytysajan peruste:

Palautteiden hyödyntäminen toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja

tilastointitarpeisiin.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistointilain (529/2026) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot