Kuulutus 1914/2026

1. Rekisterin nimi

Tapahtumatuki- ja tapahtumayhteistyöhaku sekä tapahtumatukiselvitys

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Elinvoimajaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely
 

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Elinvoimajohtaja Timo Antikainen

Puhelin: 044 718 2790
 

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Elinkeinojohtaja Jukka Pitkänen

Puhelin: 044 718 2085

5. Rekisterin yhteyspiste

Yrityspalvelupäällikkö Anu Häiväläinen

Puhelin: 044 718 2036

tapahtumat@kuopio.fi
 

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Kuopion kaupunki ylläpitää tapahtumatuki- ja tapahtumayhteistyöhakijoiden

asiakasrekisteriä tapahtumakohtaisten tukipäätösten sekä muun

tapahtumatukiasioihin liittyvää viestintää varten. Rekisteri sisältää myös tuen

saaneiden hakijoiden tapahtumatukiselvityksiä tukien maksatuksen ja

tukisummien käytön oikeellisuuden varmistamiseksi. Tietoja käytetään

toiminnan järjestämiseen, kehittämiseen ja arviointiin liittyen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja saa käsitellä vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: osa henkilötiedoista voi olla laissa säädetty salassa pidettäviksi. Hakemusten ja selvitysten tietoja voidaan raportoida kooste- ja ryhmätasolla ilman henkilötietojen esittämistä.  

Salassapidon peruste: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.
 

10. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään tapahtumatuki- ja tapahtumayhteistyöhakemusten sekä tapahtumatukiselvitysten täyttäneiden henkilötietoja.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:
Etunimi, sukunimi, organisaatio, y-tunnus,

osoite, sähköposti, puhelinnumero, tilinumero.
 

12. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai tapahtumatukea hakevalta organisaatiolta tapahtumatukihakemuksen, tapahtumatukiselvityksen ja asian käsittelyyn liittyvän yhteydenpidon yhteydessä. 

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Dynasty -asianhallintajärjestelmä ja sähköinen asiointipalvelu sekä Microsoft 365 tuottavuusympäristönä. Ei paperiaineistoja.
 

Tietojen suojaus: Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä

on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain

henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.
 

Hakemusten arvioinnin tukena voidaan käyttää Microsoft Copilot -työkalua. Copilotissa käsiteltävästä aineistosta poistetaan henkilötiedot ja muut tiedot, joiden perusteella luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa. Työkalua voidaan käyttää hakemusten arvioinnin tukena ennalta määriteltyjen arviointikriteerien perusteella. Copilot ei tee tapahtumatukea koskevia päätöksiä, vaan lopullisen arvioinnin ja päätöksen tekee toimivaltainen viranhaltija tai toimielin. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja muille tahoille vain lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden tai muun laillisen perusteen nojalla. Julkisten asiakirjojen tietoja voidaan antaa julkisuuslain mukaisesti. 
 

Yhteistyökumppanit: Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka

voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa

henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa

sopimuksella ja ohjeistuksella.
 

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

10 vuotta

Säilytysajan peruste:

Asian lopullinen ratkaisu

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistointilain (529/2026) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot