Kuulutus 1733/2026

1. Rekisterin nimi

Kuopion museopalveluiden kokoelma- ja kulttuuriympäristörekisterit

2.Rekisterinpitäjä

Hyvinvoinnin edistämisen lautakunta

hyvinvointi(a)kuopio.fi

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3.Rekisterinpitäjän

edustaja

Sivistysjohtaja Mikko Ripatti tai hänen sijaisensa

044 718 2132, mikko.ripatti(a)kuopio.fi

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Liikunta- ja kulttuurijohtaja Janne Hentunen tai hänen sijaisensa

044 718 2502, janne.hentunen(a)kuopio.fi

5. Rekisterin yhteyspiste

Museopalveluiden päällikkö Helka Väisänen

044 718 2620, helka.vaisanen(a)kuopio.fi

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Museolain 2 § ja 7 § mukaisesti Kuopion kulttuurihistoriallinen museo, Kuopion luonnontieteellinen museo, Kuopion taidemuseo (KUMMA) käsittelevät henkilötietoja kulttuuri- ja luonnonperinnön sekä taiteen tallentamiseksi ja säilyttämiseksi, tutkimuksen edistämiseksi ja hyödyntämiseksi, aineistojen ja tiedon saatavuuden, saavutettavuuden ja käytön edistämiseksi sekä kokoelmien hallitsemiseksi. Toisin sanoen tarkoitus on hallita museoiden kokoelmia ja arkistoja ja edistää kulttuuri- ja luonnonperinnön sekä taiteen säilyttämistä ja museoaineistoihin liittyvän tiedon välittämistä.

Säilytettävät ja käsiteltävät henkilötiedot liittyvät museoiden järjestettyihin kokoelma-aineistoihin (esim. taide-esineet, kokoelmaesineet, valokuvat, arkistoaineistot, luonnontieteelliset näytteet) tai muihin arkistoaineistoihin ja niiden omistushistoriaan ja taustatietoihin.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa henkilötietoja saa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, jos:

3) käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden; tai

4) henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.

Erityistä henkilötietoa ovat rotu, etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot, terveyttä koskevat tiedot, seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot. Niiden käsittelyperusteet ovat:

Rekisteröidyn julkiseksi saattamat tiedot, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta e

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

9. Henkilötietojen

    salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Museoaineistoihin liittyvien henkilötietojen julkisuus ja salassapitokäytännöt vaihtelevat aineistoittain. Asiakasta informoidaan lahjoituksen, hankinnan tai löytöjen yhteydessä, mihin kategoriaan hänen luovuttamansa tiedot asettuvat.

Kategoriat:

1. Salassa pidettävät tiedot: tietoja ei luovuteta museoiden ulkopuolelle ja niiden käsittely museoiden sisällä on rajattu vain tietoa työtehtävien hoitamiseen tarvitseville työntekijöille
2. Ei-julkiset tiedot: tietoja ei luovuteta museoiden ulkopuolelle
3. Luvanvaraisesti julkiset tiedot: hankinnan tai lahjoituksen yhteydessä sovitaan aineistoon liittyvien henkilötietojen julkaisemisesta. Tietoja ei julkaista, jos siihen ei ole saatu erillistä lupaa.
4. Aina julkiset tiedot: museoille luovutettavat tiedot ovat julkisia ja ne pyritään julkaisemaan avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 14

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjä ovat kokoelmaobjekteihin ja arkistollisiin aineistoihin liittyvät henkilöt, joita ovat esimerkiksi lahjoittajat, käyttäjät, omistajat, valokuvaajat, valmistajat, tekijät, yhteistyökumppanit ja aineistoissa esiintyvät henkilöt sekä järjestelmien käyttäjät. Käytännössä siis kaikki tiedossa olevat henkilöt, jotka liittyvät kokoelmaobjekteihin, kulttuuriympäristön kohteeseen tai arkistollisiin aineistoihin.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Kokoelmaobjekteihin ja arkistollisiin aineistoihin liittyvistä elävistä henkilöistä voidaan tallentaa nimiä, nimimerkkejä, sijaintitietoja, osoitetietoja, syntymäaikoja, kuvia, ääntä ja videoita sekä se, millaisena toimijana henkilö on ollut kokoelmaobjektiin tai kulttuuriympäristön kohteeseen liittyen (voi sisältää esimerkiksi ammattia, ammatillista pätevyyttä, toimipaikkaa ja harrastustoimintaa koskevia tietoja). Tallennetut objektit ja aineistot itsessään voivat sisältää myös muita henkilötietoja.

Erityisiä henkilötietoryhmiä, joita kokoelmaobjekteihin liittyen saatetaan tallentaa ovat etninen alkuperä poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveyttä koskevia tietoja, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen.

Lahjoittajasta, myyjästä tai tilauksen toimittajasta voidaan tallentaa nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus tai y-tunnus (maksun yhteydessä).

Kokoelmien käsittelijöistä tallentuu lisäksi käyttäjätietoina nimi, sähköposti, käyttäjätunnus, puhelinnumero, lokitiedot.

12. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan lahjoitusten, hankintojen ja löytöjen yhteydessä luovutetuista aineistoista sekä kartutettavasta dokumentaatiosta.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Kuopion kulttuurihistoriallinen museo käyttää kokoelmien hallintaan sähköistä Museum+-järjestelmää, rakennetun kulttuuriympäristön kohteiden hallintaan Kioski-järjestelmää. Lisäksi muuta säilytettävää aineistoa säilytetään digitaalisena ja paperisena.

Kuopion luonnontieteellinen museo käyttää kokoelmanhallintaan Helsingin yliopiston luonnontieteellisen keskusmuseon ylläpitämää sähköistä Kotka-tietokantaa, josta tiedot tulevat julkisesti näkyville myös lajitietokeskuksen palveluun (www.laji.fi). Henkilötietoja on näytteiden yhteydessä myös paperisena. Valtaosaa museon historiaan liittyvistä arkistoaineistoista säilytetään digitaalisena ja paperisina. Lisäksi lahjoituksiin liittyvät asiakirjat tallennetaan Kuopion kaupungin sähköiseen asianhallintajärjestelmään D10.

Kuopion taidemuseo käyttää kokoelmien hallintaan sähköistä Muusa-järjestelmää, arkistoaineistoa säilytetään digitaalisena ja paperisena. Lisäksi lahjoituksiin ja hankintoihin liittyvät asiakirjat tallennetaan Kuopion kaupungin sähköiseen asianhallintajärjestelmään D10.

Kaikki museot säilyttävät digitaalista arkistoaineistoa Kuopion kaupungin Microsoft-ympäristössä.

Kuopion kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan yleisölle, medialle, tutkimus- ja/tai viranomaiskäyttöön ja muille toimijoille (esim. kokoelmalainat). Esimerkiksi valokuvaajan tai valokuvaajien tiedot saattavat siirtyä tutkijalle kuvaerän mukana.

Kioskin osalta tietoja luovutetaan seuraaville viranomaistahoille: Lupa- ja valvontavirasto, Elinvoimakeskus, maakuntaliitto, muut kunnat, Museovirasto.

Osa aineistoista julkaistaan vapaasti käytettäväksi verkkoon. Käytössä ovat Finna-järjestelmä, Europeana-järjestelmä ja laji.fi-sivusto.

      https://www.finna.fi/Content/privacy

      https://www.europeana.eu/en

      https://info.laji.fi/etusivu/lajitietokeskus/tietosuojaseloste/

Tutkijat ja muut ulkopuoliset kokoelmien käyttäjät voivat olla EU- ja ETA-alueen ulkopuolella.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle pois lukien alueen ulkopuoliset kokoelmien käyttäjät.

Kuitenkin julkisesti verkossa kaikkien saatavilla olevat kokoelman osat ovat saavutettavissa myös EU- ja ETA-maiden ulkopuolelta.

17. Henkilötietojen säilytys

Museoiden kokoelmiin tiedot tallennetaan pysyvästi museolain 2 § toteuttamiseksi.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä,

rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin

yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin

vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa

lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota

yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja

yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin

vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai

ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi

kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016),

tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen

erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo

henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot