Kuulutus 1940/2026

1. Rekisterin nimi

Yhteisöpalveluiden avustusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Sivistysjohtaja Mikko Ripatti

p. 044 718 2132

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Janne Hentunen, liikunta- ja kulttuurijohtaja

p. 0447182502

5. Rekisterin yhteyspiste

Kati Vähäsarja, Yhteisöpalveluiden päällikkö

p. 044 718 2513

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Sivistystoimialan Yhteisöpalveluista jaetaan vuosittain avustuksia kansalaisjärjestöille ja muille toimijoille kuten mm. taiteilijoille ja yksityishenkilöille. Henkilötietoja käsitellään avustusten hakemista ja käsittelyä sekä maksatusta varten.

Avustuskäsittelyä varten hakijat täyttävät avustuslomakkeen Kuopion kaupungin sähköisessä asiointipalvelussa. Avustushakemukset ja -päätökset tallentuvat Kuopion kaupungin asianhallintaohjelmaan.

Henkilötietoja käsitellään alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, viestintää ja tilastointia varten. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU (679/2016), artikla 6.1 kohta c
Yleinen etu, (EU 679/2016), artikla 6.1 kohta e, käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi: Niiden kuntien yleiseen toimialaan (Kuntalaki, 410/2015) kuuluvien tehtävien ja palveluiden järjestäminen, joilla kehitetään kunnan elinvoimaisuutta.

Toimintaa ohjaavat lainsäädännöt:

Laki kuntien kulttuuritoiminnasta (166/2019) 3 §
Nuorisolaki (1285/2016) 2 §

Liikuntalaki (390/2015) 5 §

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa viranomaisen henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus:

Avustuspäätökset ovat julkisia ja niissä on esillä avustusta hakevan yhdistyksen, yhteisön tai yksityishenkilön nimi, haettu summa, päätetty summa ja avustuskohde.

Salassa pidettävyys:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24§ kohta 32 säätää salassa pidettäväksi viranomaisen asiakirjat, jotka sisältävät tietoja mm. henkilön elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista tai muista niihin verrattavissa olevista henkilökohtaisista oloista.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 24.1 § kohta 23, 32.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Avustusta hakeneiden kansalaisjärjestöjen, toimijoiden tai yksityishenkilöiden henkilötietoja.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

Yksityishenkilöt (yksityishakija, työryhmä)

-  nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero ja henkilötunnus

Organisaatiot (yritys)

- Organisaation nimi, toimipisteen osoite, kotipaikka, sähköposti, tilinumero, pankkitilin haltijan nimi

- Organisaation osoite, puhelinnumero ja sähköposti, toimijan Y-tunnus

Organisaatiot (yhdistys, yhteisö, säätiö)

- Organisaation nimi, toimipisteen osoite, kotipaikka, sähköposti, tilinumero, pankkitilin haltijan nimi

- Yhteyshenkilöiden osoite, puhelin ja sähköposti, toimijan Y-tunnus

Avustusprosessia ja -valmistelua varten organisaatiot toimittaa käsittelijöille mm. seuraavia asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja tietyissä rooleissa olevista henkilöistä. Hakemusprosessin kannalta keskeisiä henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ovat:

toimintasuunnitelma, talousarvio, toimintakertomus, tilinpäätös, selvitys nimenkirjoitusoikeuksista, tilin/toiminnantarkastajien kertomus, selvitys avustuksen käytöstä.

Avustusprosessia ja -valmistelua varten (taiteilijan työtila-avustus) hakija toimittaa käsittelijöille mm. seuraavia asiakirjoja: verotodistus, työtilan vuokratiedot.

12. Henkilötietojen lähde

Tiedot perustuvat hakijoiden ja selvitysten tekijöiden omaan ilmoitukseen.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

E-lomaketietokanta vastaanottaa ja käsittelee Meidän Kuopio -avustuksen saajan toimittamia selvityksiä.

Kuopion kaupungin sähköinen asiointipalvelu käsittelee ja vastaanottaa avustushakemukset.

Asianhallintajärjestelmässä käsitellään avustuspäätöksiä.
Taloushallinnon järjestelmässä käsitellään avustuksen maksatukseen liittyviä tietoja.

Microsoft365 käsitellään avustusten valmisteluun, raportointiin ja seurantaan liittyviä tietoja.
Suomi.fi -viestinvälityspalvelussa Kuopion kaupunki voi lähettää Suomi.fi-viestejä käyttävälle henkilölle tai yritykselle sähköisiä viestejä ja antaa asiakirjan tiedoksi sähköisesti.

De minimis -tukien keskusrekisteriin (eAidRegister-järjestelmä) raportoidaan annettujen avustusten saajan nimi, tuen myöntämispäivä, tuen määrä, tuen toimiala.

Paperiaineistoja käsitellään vain erityistilanteissa.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.
 

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft365 -palvelu ja Copilot ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

E-lomaketietokanta ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kuopion kaupungin sähköinen asiointipalvelu ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuopion kaupungin asianhallintajärjestelmä ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Suomi.fi -järjestelmä ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Taloushallinnan järjestelmä ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Deminimis/eAidRegister-järjestelmä ei siirrä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Hakemuslomakkeita ja yhteystietoja säilytetään 10 vuotta asianhallintajärjestelmässä.

Säilytysajan peruste: Kuopion kaupungin tiedonohjaussuunnitelma.

Säilytysaika:

Päätökset säilytetään pysyvästi
Säilytysajan peruste:
KA/2657/28.02.01/2024
Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla seuraavien arkistonmuodostajien taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan toimintaprosesseissa ja tehtävissä muodostuvien asiakirjojen ja

tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä. Koskee kunnallisia viranomaisia (arkistolain 1 §:n 1 momentin kohta 2).

E-lomakkeella kerätyt Meidän Kuopio -tuen selvitykset siirretään asianhallintaan. Tietoja säilytetään maksimissaan 12 kk E-lomake-järjestelmässä.

De minimis -tukien keskusrekisteri säilyttää tietoja 10 vuotta.

eAidRegister-järjestelmä säilyttää tietoja 10 vuotta.

DVV säilyttää Suomi.fi-viestien rekisterin tietoja:

Saapuneet ja lähetetyt sähköiset viestit säilytetään viisi (5) vuotta. Suomi.fi-viestejä käyttävä henkilö tai yritys voi poistaa itselleen saapuneet tai itse lähettämänsä viestit. Käyttäjän poistamat viestit siirtyvät Poistetut-kansioon 60 päivän ajaksi. Tämän ajan kuluttua viestit poistetaan pysyvästi.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot