Kuulutus 1505/2026

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Kuopion kaupunginkirjaston asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän  edustaja

Sivistysjohtaja Mikko Ripatti, mikko.ripatti(at)kuopio.fi

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Liikunta- ja kulttuurijohtaja Janne Hentunen, janne.hentunen(at)kuopio.fi
044 718 2502

5. Rekisterin yhteyspiste

Kirjastotoimenjohtaja Päivi Peiponen
044 718 2311
 

Järjestelmä- ja verkkopäällikkö Lissu Rossi

044 718 2335

Asiakas- ja kokoelmapäällikkö Johanna Vuorinne

044 718 2360

Kirjastosihteeri Marjosisko Leskinen

044 718 2320

Vapaaehtoistyön osalta
Lasten ja nuorten kirjastopalvelujen päällikkö Anu Parviainen
044 718 2309

etunimi.sukunimi@kuopio.fi

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään Kuopion kaupunginkirjaston asiakassuhteiden ja kirjastopalvelun hoitamiseen sekä itsepalvelutoimintoihin mukaan lukien kirjaston kameravalvonta. Rekisteristä koostetaan tilastoja rekisterinpitäjän raportointi-, suunnittelu- ja kehittämistarpeisiin. Kirjastolain (1492/2016) 16§ velvoittaa myös osallistumaan arviointiin, josta päättää ja jonka toteuttaa OKM.

Rekisterissä on myös vapaaehtoistehtäviin valittujen henkilöiden henkilötietoja (esim. lukukoiratoiminta). Rekisterissä on kirjastossa järjestettävien tapahtumien esiintyjien henkilötietoja (nimi ja kuva) sekä kuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden henkilöiden henkilötietoja. Rekisterissä on myös kirjaston tilavarausten käsittelyyn tarvittavia tietoja: varausten tekeminen, yhteydenpito varaajaan, sopimus varauksesta, laskutus ja tarvittaessa perintä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.  
 

8. Käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c. 

Tietosuojalain (1050/2018) 29§ mukaisesti henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi. 

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö on laki yleisistä kirjastoista (1492/2016).

Tilavarausten osalta Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b ja tilavarauksiin liittyvän laskutuksen osalta Lakisääteinen velvoite EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c. Laskutustietojen säilyttämistä ohjaa kirjanpitolaki (1336/1997) 2. luvun 10 §.

Vapaaehtoistoiminnan sekä tapahtumien esiintyjien ja kuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden osalta suostumus EU 679 / 2016, artikla 6.1 kohta A.

9. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa viranomaisen henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Henkilön lainat ja varaukset ovat salassa pidettävää tietoa.

Kirjaston tilavarauksiin liittyvät tiedot eivät ole salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24§ kohta 32 säätää salassa pidettäväksi viranomaisen asiakirjat, jotka sisältävät tietoja mm. henkilön elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista tai muista niihin verrattavissa olevista henkilökohtaisista oloista. Tämän perusteella henkilön lainat ja varaukset ovat salassa pidettävää tietoa. 
 

10. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupunginkirjaston asiakkaat.
Vapaaehtoistoiminnan osalta vapaaehtoiset (mm. lukukoirien ohjaajat). Tapahtumien esiintyjät sekä kuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneet. Tilojen vuokraajat.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, kieli, osoite- ja muut yhteystiedot, kirjastokortin numero eli lainaajatunnus, lainaajatyyppi, lainausoikeustieto, lainauskieltotieto, huoltajatieto, asiakkaan käyttämät kirjastoautopysäkit, asiakkaan lainat, asiakkaan varaukset, maksamattomat maksut, viestikenttä. 

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös e-lomakkeiden kautta kirjastolle lähetetyt asiakkaan ilmoittautumislomakkeet, osoitteenmuutokset, hankintatoiveet, kaukolainatilaukset, lukuvinkkipyynnöt ja palautteet. Henkilötietoja kerätään väliaikaisesti myös kirjaston järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös Outlook-kalenteriin tallennettavat tila- ja laitevaraukset, joissa varaustietona käytetään kirjastokortin numeroa.

Omatoimikirjastossa on edellä lueteltujen lisäksi kameravalvonta.

Vapaaehtoistoimijoiden osalta etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tapahtumien esiintyjien osalta etunimi, sukunimi ja valokuva. Kuvaus- ja julkaisuluvan antaneiden osalta etunimi, sukunimi ja valokuva.

Tilojen vuokraajan osalta tilaisuuden järjestäjän nimi, tilaisuuden yhteyshenkilön ja maksajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus tai henkilötunnus.

12. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan.

Mikäli asiakkaalle lähetetty lasku palautuu kirjastolle väärän yhteystiedon takia, voidaan osoite tarkistaa väestötietojärjestelmästä.

Vapaaehtoistoiminnan osalta tiedot saadaan vapaaehtoistyöhön valituilta.

Tapahtumien esiintyjien osalta tiedot saadaan esiintyjiltä sekä kuvaus- ja julkaisuluvan antaneiden osalta kuvaus- ja julkaisuluvan antaneilta henkilöiltä.

Tilojen vuokraamisen osalta tiedot saadaan tilan vuokraajalta.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötiedot tallennetaan Kuopion kaupunginkirjaston käytössä olevaan Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmään Axiell Auroraan. Auroran käyttöliittymänä toimii Axiell Finland Oy:n Mobiilikirjasto (Minna) sekä Helsingin Yliopiston ja OKM:n alaisen Kansalliskirjaston ylläpitämä verkkokirjasto Finna. Yhteystiedot kerätään paperisilla asiakkaan ilmoittautumislomakkeilla, jotka hävitetään heti asiakastietojen kirjastojärjestelmään tallentamisen jälkeen. 

Asiakasrekisteriin sisältyvät e-lomakkeiden kautta kirjastolle lähetetyt asiakkaan ilmoittautumislomakkeet, osoitteenmuutokset, hankintatoiveet, kaukolainatilaukset, lukuvinkkipyynnöt, palautteet sekä tilavaraushakemukset. Kun e-lomakkeiden kautta tulleet tiedot on päivitetty asiakasrekisteriin ja/tai käsitelty, niin e-lomaketiedot hävitetään. Henkilötietoja kerätään väliaikaisesti myös kirjaston järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä, tiedot hävitetään heti tapahtuman päätyttyä. 

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta asiakkaan ottaessa näitä palveluja käyttöönsä. Näitä ovat Bibliotheca Oy:n omatoimikirjastoratkaisu Open+ ja lainaus- ja palautusautomaatit sekä Mikro-Väylä Oy:n lainaus- ja

palautusautomaatit, Hublet Oy:n Hublet-laitteisto (lainattavat tabletit), Kuopion kaupungin Ceepos-verkkokauppa kirjastomaksujen verkkomaksamisen osalta sekä etäkäyttöiset verkkopalvelut e-aineistojen käyttöön: FörlagEtt Ab:n Cineast (e-elokuvat) ja PressReader e-lehtipalvelu. 

Omatoimikirjastoissa on tallentava kameravalvonta, jota käytetään väärinkäytösten ja rikosten selvittämiseen. 

Vapaaehtoistoiminnan ja kuvaus- ja julkaisuluvan antaneiden osalta henkilötietoja käsitellään paperisena lomakkeena, joka skannataan organisaation sisäiseen järjestelmään (Dynasty 10). Paperilomake hävitetään.

Tapahtumien esiintyjien osalta henkilötietoja käsitellään Canvassa, paperisissa esitteissä sekä Finnassa, jonka tekninen toteutus on WordPress.

Tilojen vuokraajien osalta henkilötietoja käsitellään e-lomakkeella sekä Timmi-tilavarausjärjestelmässä. Asiakkaan lähettämältä e-lomakkeelta tiedot tallennetaan Timmiin ja ne siirtyvät Kuopion kaupungin laskutusohjelmaan ja edelleen kirjanpitoon.

Tietojen suojaus:
Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin. Henkilötietoja käytetään automaattiseen päätöksentekoon vain niissä lakiin yleisistä kirjastoista liittyvän hallituksen esityksen (HE 238/2016) säätämissä tilanteissa, joissa mahdollisista lainauskielloista ei tehdä hallinnollisia päätöksiä, vaan kirjaston tietojärjestelmät merkitsevät lainauskiellon automaattisesti järjestelmään ja poistavat sen automaattisesti, kun palauttamatta jäänyt aineisto on palautettu ja maksut suoritettu.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta asiakkaan ottaessa näitä palveluita käyttöönsä. Näitä ovat Bibliotheca Oy:n omatoimikirjastoratkaisu Open+ ja lainaus- ja palautusautomaatit sekä Mikro-Väylä Oy:n lainaus- ja

palautusautomaatit, Hublet Oy:n Hublet-laitteisto (lainattavat tabletit), Kuopion kaupungin Ceepos-verkkokauppa kirjastomaksujen verkkomaksamisen osalta sekä etäkäyttöiset verkkopalvelut e-aineistojen käyttöön FörlagEtt Ab:n Cineast (e-elokuvat). 

Helsingin Yliopiston ja OKM:n alainen Kansalliskirjasto ylläpitää ja on itsenäinen rekisterinpitäjä verkkokirjasto Finna-palvelussa. Sen rajapintaa käyttää PressReader-e-lehtipalvelu. 

Vapaaehtoistoiminnan sekä tapahtumien esiintyjien ja kuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden osalta tietoja ei luovuteta eikä siirretä.

Tilojen vuokraajien osalta henkilötietoja siirretään laskutuksen yhteydessä Monetra Oy:lle laskutuksen ja kirjanpidon toteuttamiseksi.

Yhteistyökumppanit:
Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palvelutuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Poikkeuksena tapahtumien esiintyjien tiedot Canvassa.

17. Henkilötietojen säilytys

Kirjastojärjestelmä Aurorassa (Axiell Finland Oy) asiakkaan varaustiedot poistuvat heti, kun varaus lainataan lainaksi, lainatiedot poistuvat asiakastiedoista heti, kun laina palautetaan, maksutiedot poistuvat maksamisen jälkeen. Asiakkaalla on velvollisuus päivittää kirjastoon ajantasaiset asiakastietonsa ja hän voi halutessaan pyytää omien tietojensa poistamista. Kirjasto voi poistaa asiakastiedon, mikäli asiakkaalla ei ole palautettavia lainoja tai maksamattomia maksuja tai ellei hän ole takaajana (huoltajana) huollettavan kortille. 

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta. Näistä asiakkaiden antamat tiedot poistuvat seuraavasti:

1.  Automaattisesti poistuvat: Finna 18 kk viimeisimmän kirjautumisen jälkeen. Asiakas voi myös poistaa tilin itse. 
2. Ei tee tiliä, vaan tunnistaa aina erikseen: Open +, Mikroväylä, PressReader, Cineast, Hublet

Kameravalvonnassa tallenne säilyy 14 vrk. 

Vapaaehtoistoimintaa tekevien henkilötiedot säilytetään sen aikaa, kun he toimivat vapaaehtoisina. Kuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden henkilötiedot säilytetään sen aikaa, kun kuvaus- ja julkaisutuotokset ovat käytössä. Tilojen vuokraajien osalta tietoja henkilötietoja säilytetään e-lomakkeella 2 viikkoa ja paperisena maksimissaan 3 kk. Timmissä ja laskutusjärjestelmässä henkilötietoja säilytetään tilikausi + 6 vuotta.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:
Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.
 

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta. 
 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä. 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös. 

- Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä. 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista. 

- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä. 

- Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä. 

- Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. 

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle. 

- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
 

Henkilötietojen siirto-oikeutta ei sovelleta tässä, sillä se ei sovellu kirjaston asiakasrekisteriin, johon tiedot kerätään vain kirjastopalveluiden järjestämistä varten. Myöskään profilointia ei tehdä. Automaattista tietojen käsittelyä tehdään vain lain yleisistä kirjastoista liittyvän hallituksen esityksen (HE 238/2016) säätämällä tavalla eli siten ettei mahdollisista lainauskielloista tehdä hallinnollisia päätöksiä, vaan kirjaston tietojärjestelmät merkitsevät lainauskiellon automaattisesti järjestelmään ja poistavat sen automaattisesti, kun palauttamatta jäänyt aineisto on palautettu ja maksut suoritettu. 

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksutonta. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedosta.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 
Puhelinvaihde: 029 566 6700 
https://tietosuoja.fi/etusivu
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Janne Hentunen     liikunta- ja kulttuurijohtaja

Asiakirja on allekirjoitettu koneellisesti Kuopion kaupungin asian- hallintajärjestelmässä. Allekirjoituksen oikeellisuuden voi todentaa kirjaamosta.

Liitteet

Jakelu

Kirjastotoimenjohtaja

Sivistysjohtaja

Liikunta- ja kulttuurijohtaja

Kirjaston henkilökunta

Tiedoksi