Kuulutus 1947/2026

1. Rekisterin nimi

Yhteisöpalveluiden asiakasrekisteri; tilaisuudet ja toiminta, uutiskirjeet, verkostot, tilavaraukset ja vapaaehtoistoimijat sekä palveluita (kuten kulttuuri- ja liikuntapalvelut) tarjoavat henkilöt

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Sivistysjohtaja Mikko Ripatti

p. 044 718 2132
 

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Janne Hentunen, liikunta- ja kulttuurijohtaja

p. 0447182502
 

5. Rekisterin yhteyspiste

Kati Vähäsarja, Yhteisöpalveluiden päällikkö

p. 044 718 2513

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu tilaisuuksiin ja toimintaan, verkostoihin ja uutiskirjeiden tilaajiksi sekä vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneiden ja palveluja tarjoavien henkilöiden henkilötiedoista. Tietoja käytetään muun muassa tiedottamisessa, tilaisuuksien ja toiminnan järjestämisessä, verkostoihin, vapaaehtoistehtäviin / vertaisohjaajiin liittyvien asioiden hoitamisessa, tilavarausten käsittelyssä sekä palveluiden järjestämisessä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a (ruokavaliotieto)

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, 31) yhteystiedot ja kohta 32) säätää salassa pidettäväksi viranomaisen asiakirjat, jotka sisältävät tietoja mm. henkilön elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista tai muista niihin verrattavissa olevista henkilökohtaisista oloista. Tämän perusteella henkilön yhteystiedot, ruokavaliotieto ovat salassa pidettävää tietoa. 
 

10. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Yhteisöpalveluiden järjestämiin tilaisuuksiin ja toimintaan, verkostoihin, uutiskirjeiden tilaajiksi ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneiden, tilavaraajien sekä palveluita (kuten kulttuuri- ja liikuntapalveluita) tarjoavien henkilöiden henkilötietoja.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:

- etunimi ja sukunimi (aina)

- sähköposti (aina)

- puhelinnumero

- osoite

- organisaatio

- ruokavaliotieto

- syntymävuosi

- vapaaehtoistehtävään liittyvät tiedot ja koulutukset

- palvelujen (esim. kulttuuri- ja liikuntapalvelut) tarjoamiseen liittyvät tiedot.

- palveluiden toteuttamisessa huomioitavat tiedot, esim. kuvaus toimintakyvystä

12. Henkilötietojen lähde

Rekisterin tiedot saadaan tilaisuuksiin ja toimintaan, verkostoihin, tilavaraajiksi, uutiskirjeiden tilaajiksi ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuvilta sekä ja palveluita tarjoavilta henkilöiltä itseltään.
 

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä, kuten M365-palvelussa sekä lisensioidussa Copilot-versiossa. Tietojen keräämisessä käytetään M365-palveluita, Surveypalia ja E-lomaketta. Lisäksi käytössä on LianaMailer -uutiskirjepalvelu ja Timmi-tilavarausjärjestelmä. Osin käytössä voi olla myös paperilomakkeita.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Surveypal -ohjelma siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoft Office 365 -palvelu ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Timmi-tilavarausjärjestelmä, E-lomake ja  LianaMailer -uutiskirjepalvelu eivät siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Tietoja säilytetään ilmoittautumisten hallinnointiin ja tilaisuuksien järjestämiseen liittyvän ajan, uutiskirjeiden ilmestymisen ajan, verkostojen toimimisen ajan tai kunnes asiakas peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla haluavansa poistua rekisteristä.

Vapaaehtoisten ja palveluja tarjoavien henkilöiden tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii vapaaehtoisena/palvelun järjestäjänä Yhteisöpalveluille. Vapaaehtoinen voi purkaa vapaaehtoistoiminnan sopimuksen ilmoittamalla Yhteisöpalveluiden yhteyshenkilölle.
Säilytysajan peruste:
Tilaisuuksien järjestäminen, uutiskirjeen tuottaminen, verkostojen ja vapaaehtoisten toiminta sekä palveluiden järjestäminen.

Säilytysaika:

Timmi tilavarausjärjestelmä, tilavarauksen voimassaoloaika + 10 vuotta.

Säilytysajan peruste:

Tilavarausjärjestelyiden toteutus.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot