Kuulutus 1621/2026

1. Rekisterin nimi

Yhteisöpalveluiden liikunnanohjauksen ja -neuvonnan asiakas- ja henkilöstörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Sivistysjohtaja Mikko Ripatti tai sijainen
Puhelin: 0 44 718 2132

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Janne Hentunen, liikunta- ja kulttuurijohtaja

Puhelin: 0447182502

5. Rekisterin yhteyspiste

Kati Vähäsarja, Yhteisöpalveluiden päällikkö p. 044 718 2419

Liikunnan asiakasryhmien hallinta / Carita Randelin-Kauppinen, liikuntakoordinaattori p. 044 718 2509

Liikuntaneuvonta / Kaisa Kähärä, liikuntakoordinaattori p. 044 718 2510

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu liikunnanohjaukseen ja/tai liikuntaneuvontaan osallistuvien asiakkaiden sekä henkilöstön henkilötiedoista. Henkilötietoja voidaan käyttää liikunnanohjauksen ja -neuvonnan järjestämiseen, palveluista viestimiseen, toiminnan kehittämiseen ja tilastointiin.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa viranomaisen henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 32.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupungin Yhteisöpalveluiden liikunnanohjauksen ja/tai liikuntaneuvonnan asiakkaat, alaikäisten asiakkaiden huoltajat ja henkilöstö.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:

- etunimi ja sukunimi

- sähköposti

- puhelinnumero

- osoite

- terveystiedot, kuten terveydentila ja lääkitykset, jotka ovat välttämättömiä tietää toiminnan turvallista toteuttamista varten

- henkilötunnus (laskutus)

- liikunnanohjauksen kurssitiedot

- annettu palvelu (liikuntaneuvonta)

- Elintapoihin liittyvät tiedot, kuten liikunta- ja ruokailutottumukset sekä

uni ja lepo (liikuntaneuvonta)

12. Henkilötietojen lähde

Rekisterin tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä, kuten M365-palvelussa. Tietojen keräämisessä käytetään Hellewiä, M365-palveluita, sähköpostia, Surveypalia, E-lomaketta ja Hyviötä.  Osin käytössä voi olla myös paperilomakkeita.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

Liikunnanohjauksen kurssiosallistumiseen liittyvät laskutustiedot (asiakkaan tai hänen huoltajansa etu- ja sukunimi, osoite, henkilötunnus ja kurssilaskutiedot) luovutetaan laskutusta varten laskutuksesta vastaavalle taholle, Monetra Pohjois-Savo Oy:lle.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Surveypal -ohjelma siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoft Office 365 -palvelu ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Hellewi ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Hyviö ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysajan peruste:

Liikunnanohjauksen ja -neuvonnan toteuttamisen ja tilastoinnin edellyttämä aika.

Säilytysaika:

Liikunnanohjauksen kesto + tilastointi 6 kk.

Yksilöliikuntaneuvonnan kesto + tilastointi 3 kk.

Ryhmäliikuntaneuvonnan kesto + tilastointi 6kk.

Laskutuksen henkilötietojen osalta tilivuosi + 6 vuotta

Säilytysajan peruste:

Kirjanpitolaki 1336/1997 10§

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Liitteet

Jakelu