Kuulutus 1302/2026

1. Rekisterin nimi

Kuopion kaupungin hankintoihin sisältyvien henkilötietojen rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Konsernijaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Hallintojohtaja

puh. 044 7182021

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Talousjohtaja

puh. 044 7182953

5. Rekisterin yhteyspiste

Hankintapäällikkö

puh. 044 7182950

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

 Kuopion kaupunki käsittelee rikosrekisteriotteita ja tilaajavastuulaista (1233/2006) tulevia velvoitteita lakisääteisen velvoitteiden noudattamiseksi. Valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteiden tarkastaminen perustuu hankintalakien lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993). Lainsäädännön lisäksi Kuopion kaupunki noudattaa Kuopion kaupungin hankintaohjetta sekä sisäisiä ohjeita ja linjauksia.

Edellä mainitun lisäksi Kuopion kaupungilla on tarve käsitellä henkilötietoja hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalainsäädännössä asettuja kynnysarvoja tai joita ei lainsäädännön soveltamisalan poikkeussäännöksistä johtuen ole kilpailutettava. Kuopion kaupungilla on tällöin yleistä etua koskevan, laissa (Kuntalaki 410/2015) määritellyn tehtävänsä suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötietoja hankinnassa, kun sillä on tarve olla yhteydessä tarjoajiin tai esimerkiksi tarve varmistua tarjouksen laadullisista ominaisuuksista.

Käsittely perustuu lainsäädäntöön myös hankintapäätöksiä koskevissa muutoksenhakumenettelyissä sekä hankinta-asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen käsittelyssä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä hankintaprosessin läpiviemiseksi, sopimusten täytäntöönpanemiseksi, riskien hallitsemiseksi ja sopimuskauden aikaisen yhteistyön mahdollistamiseksi. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisia perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat:

- 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, ja

- 6 artiklan 1 kohdan e alakohta, jonka mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Kuopion kaupunki on velvoitettu noudattamaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, kuten julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016). Tietyt kynnysarvot ylittävät hankinnat on mainitusta lainsäädännöstä johtuen kilpailutettava.

9. Henkilötietojen salassapito

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat julkisia hankintapäätöksen osalta.

Salassapidon peruste:

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006)

Rikosrekisterilaki (770/1993)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 17

10. Rekisteröityjen ryhmät

Hankintaprosessiin osallistuvan tarjoajat ja alihankkijoiden yritystiedot.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisterin tietosisältönä ovat hankintaprosessiin osallistuvan tarjoajan ja alihankkijan yritystiedot. Näiden yhteydessä käsitellään yhteyshenkilöiden ja päätösvaltaa käyttävien henkilöiden tietoja sekä yhteystietoja. Sähköisen allekirjoituksen yhteydessä käsitellään lisäksi sopimuksen allekirjoittajan yhteystietoja ja sijaintitietoa, jos allekirjoittaja ei ole sitä kieltänyt. Salassapitositoumuksen yhteydessä kerätään edellä mainittujen lisäksi myös allekirjoittajan henkilötunnus. Rekisteriin kuuluvat myös tarjouksiin mahdollisesti lisätyt muut nimetyt henkilöt, referenssiyritysten tiedot, ansioluettelot sekä sopimuksen allekirjoittajat ja heidän yhteystietonsa.

12. Henkilötietojen lähde

Tarjoaja toimittaa rekisteriin tallennettavat tiedot Kuopion kaupungille tarjouksen yhteydessä. Sopimuskumppanit toimittavat rekisteriin tallennettavat tiedot sopimuksen solmimisen yhteydessä. Kuopion kaupunki saa tietoja julkisista rekistereistä YTJ:ltä, Asiakastiedolta ja Vastuu Groupilta yrityskohtaisten riskien tunnistamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Rikosrekisteriotteita koskevat tiedot Kuopion kaupunki saa valitulta tarjoajalta.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Rekisterin sisältämiä tietoja käsittelevät vain ne Kuopion kaupungin palveluksessa olevat henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan ainoastaan hankintalaissa edellytetyissä tapauksissa lain edellyttämille tahoille, kuten markkinaoikeudelle ja kilpailu- ja kuluttajavirastolle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Hankintalain 138 §:n mukaisesti muilla tarjouskilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus pyytää nähtäväksi valitun palvelun tuottajan tarjousmateriaali, pois lukien siinä olevat salassa pidettävät tiedot, kuten liike- ja ammattisalaisuudet tai esimerkiksi henkilötiedot (hankintaprosessin asiakirjamateriaaliin liittyviä julkisuuskysymyksiä säätelee edellä mainittu laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta).

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

 2 v – sp (säilytetään pysyvästi)

Säilytysajan peruste:

Säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston määräysten, lakien, asetusten sekä Kuntaliiton ja Tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot