Kuulutus 1587/2026

1. Rekisterin nimi

Työnohjauksen henkilörekisteri ja ToRek-järjestelmä

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunginhallitus ja konsernijaosto

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Hallintojohtaja Tero Oinonen
Puhelin: 044 718 2021

4. Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja Anu Tiikasalo

Puhelin: 044 718 3100

5. Rekisterin yhteyspiste

Tietohallintopäällikkö Kirsi Roitto

Puhelin: 044 718 2122

HR-asiantuntija Riikka Tähtinen

Puhelin: 044 718 2232

6. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

7. Käsittelyn tarkoitus

Työnantajan velvollisuus on täyttää työturvallisuutta ja työterveyttä koskevat lainsäännölliset velvollisuudet mm. työnohjauksen järjestämisen osalta. Tämä toteutetaan käyttämällä Torek-järjestelmää, jossa on mahdollista tarkastella työnohjausrekisteriin kuuluvia työnohjaajia ja heidän tietojaan. Työnohjaaja voi hallinnoida järjestelmässä työnohjaussopimuksia, toteutuneiden työnohjausten osallistujatietoja, palautteita ja todistuksia.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

8. Käsittelyn

oikeusperuste

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b (työnohjaajat)

Yleinen etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e: (esihenkilö / tilaaja ja työnohjaukseen osallistuvat työntekijät), Työturvallisuuslaki (738/2002)

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

9. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat julkisia.

10. Rekisteröityjen ryhmät

Sopimuksen tehneet työnohjaajat, työnohjausta käyttävien yksiköiden esihenkilöt / työnohjausta koordinoiva työntekijä ja työnohjausta saavat työntekijät.

11. Käsiteltävä henkilötieto

Työnohjaajalta etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja ammatti, koulutus- / ammattitutkintotiedot tarkennuksineen, mahdollinen työnohjaajan kirjoittama esittelyteksti, kuva ja pätevyydet. Ohjelmisto tekee pakollisuustarkituksen yrityksen y-tunnuksen, nimen, osoite- ja puhelinnumerotietojen osalta.

Kuopion kaupungin esihenkilöltä / työnohjausta koordinoiva työntekijältä / työnohjausta saavalta työntekijältä etu- ja sukunimi, ammatti, sähköpostiosoite ja / tai puhelinnumero, työyksikkö ja ohjattavilta nimi, ammatti, työyksikkö, sähköpostiosoite ja osallistumistieto työnohjaukseen.

12. Henkilötietojen lähde

Työnohjaajat syöttävät ja ylläpitävät itse tietonsa ToRek-järjestelmässä. Esihenkilö tai työnohjausta koordinoiva työntekijä syöttää itse tietonsa ToRek-järjestelmään. Työnohjaukseen osallistuva työntekijä luovuttaa tietonsa työnohjaajalle tai esihenkilö luovuttaa ohjausta saavan työyksikkönsä tiedot kootusti. Työnohjaaja syöttää tiedot järjestelmään.

13. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Tietoja käsitellään ToRek-järjestelmässä. Työnohjaajat pääsevät muokkaamaan omia tietojaan, Istekki Oy pääsee muokkaamaan kaikkien tietoja. Kuopion kaupungin sisällölliset pääkäyttäjät pystyvät lisäämään ja muokkaamaan käyttäjiä ja tarkastelemaan työnohjauksiin liittyviä tietoja.

Istekki Oy huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

14. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen toimeksiantona ToRek-järjestelmää (Istekki Oy) tai laskutusta (Monetra Pohjois-Savo Oy) hoitavan tahon ulkopuolelle.
 

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

16. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

17. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Työnohjaajan sopimuksen voimassaolon ajan (2+2) + 30 vuorokautta (varmuuskopiointi aika) ja käyttäjätunnus osana lokitietoja 2 vuotta sopimuksen päättymisestä. Asianhallinnassa sopimusta säilytetään 10 vuotta.

Työnohjattavien, esihenkilöiden / työnohjausta koordinoivien työntekijöiden osalta tiedot anonymisoidaan vuosi kyseisen työnohjaussopimuksen päättymisestä.

Säilytysajan peruste:

Sopimuksen voimassaoloaika + varmuuskopiointi (+ lokitieto työnohjaajilla)

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

18. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

19. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot