Kuulutus 1055/2025

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Talousjohtaja

Puhelin: 044-718 2153

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Rahoitussihteeri

Puhelin: 044-718 2828

Talous- ja rahoitusasiantuntija

Puhelin: 044-718 2152

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

-          laskutus

-          saatavien valvonta

-          reskontranhoito

-          maksatus ml. tapaturmien korvausasiat

-          ostolaskujen käsittely

-          kirjanpito ja tilinpäätös

-          verotus

-          talousarvion laadinta

-          talous- ja toimintatietojen raportointi

-          tietojohtaminen ja toiminnan suunnittelu ja kehittäminen

-          sisäinen laskenta

-          kassajärjestelmä

Taloushallinnon palveluihin sisältyy toimittajakohtainen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatus ja maksuliikenteen hoitaminen, kun ne on toimialakohtaisesti asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään talouspalvelun tuottajan toimesta.

Kassajärjestelmän kautta kaupungille tulevien maksujen vastaanottaminen ja välittäminen taloushallinnon kirjanpitoon ja myyntireskontraan.

Asiakkaan tunnistaminen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuden todentaminen mm. kulunvalvontaan liittyen.

Tietosuojaseloste Ohjelmiston käyttäjien tietojen kerääminen käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi.

Maksajien henkilötietoja kerätään mm. tilausten toimittamiseen, maksujen oikeaan kohdistamiseen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamiseen, asiakkaan asiointihistorian ja asiointioikeuden todentamiseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Keskeinen lainsäädäntö:
Tietosuojalaki (1050/2018)

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Arvonlisäverolaki (1501/1993)

Laki verotusmenettelystä (1558/1995)

Laki Verohallinnosta (503/2010)

Laki saatavien perinnästä (513/1999)

Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)

Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003)

Arkistolaki (831/1994)

Kirjanpitolaki (1336/1997)

Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009)

Varhaiskasvatuksen erityislainsäädäntö asiakasmaksujen osalta Taloushallintoon liittyvä muu erityislainsäädäntö

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e: Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24.1§, 23, 25 ja 32)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö

Julkisuus ja salassa pidettävyys kuvataan kunkin rekisterin osalta kaupungin verkkosivuilla (Henkilötietojen käsittely – Kuopio) olevissa tietosuojaselosteissa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Taloushallinnon järjestelmiin rekisteröidään toimittajat ja asiakkaat sekä toimittaja- ja asiakaskohtaisesti osto- ja myyntilaskut, sekä niihin liittyvät maksutapahtumat. Järjestelmän avulla kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa.

Rekisteröidyt ovat Kuopion kaupungin tavaroiden ja palvelujen toimittajia ja asiakkaita, jotka laskuttavat toimittamistaan tavaroista ja palveluista tai maksavat hankkimistaan tavaroista ja palveluista.

Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvittämiseksi.

Toimittajista ja asiakkaista rekisteröidään vain maksamisen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:

-          toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan pankkitili(t), toimittajan y-tunnus, ennakkoperintärekisteröinnin voimassaoloaika

-          asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tilitieto, mahdolliset luvat ja suostumukset, asiakaskortin numero

11. Henkilötietojen lähde

- rekisteröidyltä henkilöltä itseltään

- kunnan muista tietojärjestelmistä, joiden kautta siirtyy tietoja laskutettavista tapahtumista

- asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta

- julkisista viranomaisrekistereistä: ennakkoperintärekisteristä, väestörekisteristä.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra: Intime

Talouden suunnittelu: Clausion FPM

Sähköinen laskutus: Intime Web-lasku

Ostolaskujen kunnan sisäinen sähköinen laskunkierrätys: DataCycle360

Maksuliikenteen hallinnointi: Nomentia Banking ja Cashforecast

Asianhallintajärjestelmä: Dynasty

Kassajärjestelmä: Ceepos

Lisäksi rajapinnat useisiin taloushallintoa tukeviin järjestelmiin.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki luovuttaa henkilötietoja Kelalle, Verohallinnolle, perintäpalveluille, sähköisten ja paperisten laskujen lähetyspalveluihin.
 

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytys toteutetaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperusteet:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot