Kuulutus 2025/770

1. Rekisterin nimi

Kansalaistoiminnan palvelujen sosiaalisen median kanavat

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

www.kuopio.fi/fi/etusivu

www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kansalaistoiminnan palveluiden päällikkö Kati Vähäsarja

Puhelin: 044 718 2513

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Yhteisökoordinaattori Heidi Kotikumpu
heidi.kotikumpu@kuopio.fi

Puhelin: 044 718 2462

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Sosiaalisen median kanavien ja viestipalveluiden kautta saatuja henkilötietoja käytetään ainoastaan Kansalaistoiminnan palveluiden omiin tarkoituksiin kuten tiedottamiseen kaupungin palveluista, viestintään, kyselyihin ja arvontoihin, tilin ylläpitotoimiin, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen, sivujen tai mainosten analytiikan mittaamiseen ja sitä kautta viestinnän ja markkinoinnin suunnitteluun sekä sosiaalisessa mediassa tapahtuvaan asiakaspalveluun.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Rekisteröidyn suostumus.

Kansalaistoiminnan palvelut käsittelee henkilötietoja sosiaalisen median kanavissa oikeutetun edun perusteella.
 

Laki sähköisen viestinnän palveluista 917/2014 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2014/20140917

Tietosuojalaki 1050/2018 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679,

luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)

8. Henkilötietojen salassa pito

Kansalaistoiminnan palvelut saa tietoonsa sosiaalisen median kanavaan ilmoitetun rekisteröidyn nimen, mahdollisen julkisen profiilikuvan sekä muut rekisteröidyn julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Rekisteröity voi ilmoittaa oma-aloitteisesti muitakin henkilötietoja sosiaalisen median kanavissa.

Rekisteröity voi itse rajoittaa henkilötietojen käsittelyä poistumalla sosiaalisen median kanavan tykkääjistä / seuraajista. Rekisteröity voi pyytää sosiaalisen median viestipalvelussa Kansalaistoiminnan palveluita poistamaan siellä käydyn keskustelun.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Kansalaistoiminnan palveluiden ylläpitämien sosiaalisen median kanavien tykkääjien / seuraajien ja niiden sisältämien viestipalveluiden kautta yhteyttä ottaneiden henkilöiden henkilötietoja.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään henkilöiden itsensä julkisiksi asettamia tietoja, jotka voivat vaihdella eri alustoilla. Mahdollisesti:

- Etunimi, sukunimi

- Organisaatio, asuinkunta, sähköposti

- Sosiodemografiset ja sosioekonomiset taustatiedot, kuten ikä, suku- puoli, koulutus, perhetilanne

- Valokuva

- Ääni

11. Henkilötietojen lähde

Sosiaalisen median kanavien tykkääjät, seuraajat, kommentoijat tai viestijät Facebookissa, Instagramissa, Meta Business Suitessa, YouTubessa, Vimeossa ja SoundCloudissa sekä muut vastaavat sosiaalisen median alustat.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään edellä mainittujen alustojen järjestelmissä.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus.

Ei käsitellä paperiaineistoja.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille eikä suoramarkki- nointiin.

Kansalaistoiminnan palvelut ei käsittele sosiaalisen median kanavien tietoja kanavien ulkopuolella, eikä tietoja yhdistetä muihin rekistereihin ilman asiakkaan suostumusta ja informointia. Kansalaistoiminnan palvelut käyttävät sosiaalisen median hallintatyökaluja kanavissa tehdyn toiminnan hallinnoimiseksi.

Kansalaistoiminnan palvelut tiedostavat mahdollisuuden some-alustoilla ja internetissä julkaisujen uudelleen jakamiseen sekä kuvakaappauksiin ja sen mukanaan tuomat mahdolliset riskit. Tätä on mahdotonta hallita. Kansalaistoiminnan palvelut tekee itse tarvittavat toimenpiteet ja tunnistaa mahdolliset uhat. Myös internetin käyttäjiä kehotetaan varovaisuuteen.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Meta: Yhdysvallat, Kanada, Australia, Hongkong, Intia, Indonesia, Japani, Korean tasavalta, Malesia, Uusi-Seelanti, Singapore, Thaimaa, Taiwan, Iso-Britannia, Argentiina, Brasilia, Meksiko https://www.facebook.com/legal/ads-subprocessors

Lisäksi Meta voi jakaa tutkimustietoja kolmansille osapuolille, kuten kansainvälisille organisaatioille ja tutkijoille sekä Euroopan talousalueella että sen ulkopuolella. https://privacycenter.instagram.com/policy/

Meta on sertifioitu Data Privacy Frameworkiin (katsottu 17.6.2024). Komissio on antanut Argentiinaa, Korean tasavaltaa, Iso-Britanniaa, Japania, Uusi-Seelantia ja Kanadaa koskien vastaavuuspäätökset. Muiden osalta Meta käyttää komission hyväksymiä vakiolausekkeita. https://www.facebook.com/help/566994660333381 https://www.facebook.com/privacy/policy?annotations[0]=9.ex.2-MechanismsWeUseFor&subpage=9.subpage.3-HowDoWeSafeguard

Kuvaus asianmukaisista suojatoimista kattaa tietojen salauksen, takaovien hylkäyksen, katttavat politiikat, käyttäjälähtöisen toimintamallin ja läpinäkyvyysraportoinnin. https://about.fb.com/news/2021/03/steps-we-take-to-transfer-data-securely/"

SoundCloud: Voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle, ei eritelty. Käyttää komission hyväksymiä vakiolausekkeita. https://soundcloud.com/pages/privacy

Vimeo: Yhdysvallat, Australia, Israel, Singapore, Intia, Iso-Britannia, Ukraina https://vimeo.com/privacy https://vimeo.com/enterpriseterms/dpa/subprocessors

Vimeo.com, Inc. on sertifioitu Data Privacy Frameworkiin (katsottu 17.6.2024). Australiaa, Israelia ja Iso-Britanniaa koskee vastaavuuspäätös, muiden osalta käytetään vakiosopimuslausekkeita. https://vimeo.com/privacy"

Google/Youtube: Tietoja voidaan käsitellä eri palvelinmaissa asuinpaikasta riippumatta: Yhdysvallat, Uruguay, Chile, Iso-Britannia, Taiwan, Japani ja Singapore. https://policies.google.com/privacy?sjid=2817420020878017248-EU#footnote-servers https://www.google.com/about/datacenters/locations/

Tietoja voidaan jakaa suostumuksen perusteella myös kolmansille osapuolille, ja ilman suostumusta oikeudellisiin syihin. Näiden osalta luovutusmaat eivät ole julkisesti saatavilla, ja riippuvat käyttäjien omista valinnoista. https://policies.google.com/privacy?sjid=2817420020878017248-EU#infosharing

Google LLC on sertifioitu Data Privacy Frameworkiin. Komissio on tehnyt vastaavuuspäätöksen Iso-Britanniaa, Japania ja Uruguaytä koskien. Muiden osalta Google noudattaa vakiosopimuslausekkeita. https://policies.google.com/privacy/frameworks?sjid=2817420020878017248-EU

Lisäsuojatoimet on kuvattu täällä https://safety.google/security-privacy/

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Ei täsmällisiä säilytysaikoja. Vaihtelee sosiaalisen median alustan mukaan. Valokuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden henkilötietojen poisto pyydettäessä.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

Säilytysajan peruste: markkinoinnin ja viestinnän toteuttaminen.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

tietosuoja.fi/etusivu

tietosuoja.fi/yhteystiedot