Kuulutus 2025/598

1. Rekisterin nimi

Kuopion kaupunkipyöräjärjestelmän asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Freebike s.r.o

Křižíkova 237 / 36A

186 00 Praha 8-Karlín

Czech Republic

Palveluntuottaja ja tietojen käsittelijä:

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Freebike s.r.o:

Ludvík Jaroš, Chief Operating Officer

Puhelin: +420 720 027 210

Kuopion kaupunki:

Markku Kolari, kunnossapitopäällikkö

Puhelin: 044 718 5675

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Freebike s.r.o:

Ludvík Jaroš, Chief Operating Officer

Puhelin: +420 720 027 210

Kuopion kaupunki:

Jouni Huhtinen, kehittämispäällikkö

Puhelin: 044 718 5327

Timo Heiskanen, liikennetietoinsinööri

Puhelin: 044 718 5426

5. Tietosuojavastaava

Freebike s.r.o:

Sähköposti: dpo@freebike.com

Freebike s.r.o.

Křižíkova 237 / 36A

186 00 Praha 8-Karlín

Czech Republic

6. Käsittelyn tarkoitus

Kuopion kaupunki käyttää kaupunkipyörien asiakasrekisterin tietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteuttamiseen. Käsittely voi olla tarpeen Rekisterinpitäjän (Freebike s.r.o) tai tietojen käsittelijän (Kuopion kaupunki) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja/tai tietojen käsittelijälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Tietoja käytetään myös kaupunkipyöräpalvelun suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään henkilön tunnistamiseen esimerkiksi maksuun tai palvelun tarjoamiseen liittyvissä ongelmatilanteissa ja järjestelmän toimintaan liittyvien viestien välittämisessä.

Tietoja käytetään myös järjestelmän toimintaa kuvaaviin tilastoihin, joissa käyttäjät eivät ole tunnistettavissa.

Asiakkaan luovuttaessa tietoja suoraan kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi maksunvälityspalveluiden tuottajille, henkilötietojen käsittely perustuu tavallisesti kyseisen kolmannen osapuolen omiin tietosuojaselosteisiin ja käsittelyperiaatteisiin.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b

Oikeutettu etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta f (rekisterinpitäjä Freebike s.r.o)

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviä. Henkilötietojen käsittelijänä Kuopion kaupunki ei julkaise henkilötietoja.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupungin kaupunkipyöräpalvelua käyttävät henkilöt. Kaupunkipyöräpalvelun toteuttamisesta vastaavat henkilöt.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Kuopion kaupunki käsittelee seuraavia Kuopion kaupunkipyöräjärjestelmän asiakkaita koskevia tietoja:

Asiakastiedot

Asiakkaan syöttämät tiedot:

-          etu- ja sukunimi

-          syntymäaika

-          kielisyys

-          puhelinnumero

-          sähköpostiosoite

-          asuinmaa

-          lähiluettavan kortin tunnistenumero, jos asiakas on lisännyt sen järjestelmään kaupunkipyörien käyttöönottoa ja palautusta varten

-          asiakkaan suostumus henkilötietojen käsittelyyn

-          asiakkaan antama tieto kaupunkipyöräjärjestelmän käyttöehtojen hyväksymisestä

Käyttötapahtumat

Kaupunkipyöräjärjestelmän tuottamat asiakaskohtaiset tiedot:

-          asiakkuuden alku- ja päättymispäivämäärä

-          asiakkaan yksilöivä pyöräilijätunnus

-          asiakkaan pyöräilijätunnukseen liitetty PIN-koodi

-          pyöräilijätunnuksen tilatiedot (aktiivinen, ei aktiivinen)

-          asiakkaan pyöräilijätunnuskohtainen käyttäjäryhmä

-          pyöräilijätunnukseen liitetty käyttöoikeustyyppi, sen ostopäivämäärä ja voimassaoloaika

-          pyöräilijätunnuksella käytetyt alennuskoodit

Pyöräilijätunnuksen tapahtumahistoria

-          toteutunut käyttö, jossa tallennetaan tieto asiakkaan käyttämien kaupunkipyörien lähtö- ja päätepisteistä, käytön ajankohta, käytetyn pyörän yksilöivä tieto ja sen tekniset tilatiedot, sijainti sekä ajettu matka ja reitti

-          maksutapahtumat (käyttäjätunnukselle ladattu saldo, latausten ajankohdat ja summat, käyttöoikeuden hankinta, käyttöaika- ja taukomaksut, vapaan palautuksen sekä sanktioidun käytön maksut)

-          tieto mahdollisesti toistaiseksi veloittamattomista maksuista

Käyttökielto

-          tieto mahdollisesta asiakkaan asettamisesta kaupunkipyöräpalvelun käyttökieltoon käyttöehtojen mukaisesti

Muut tiedot

-          evästeiden avulla verkkosivulta (https://kaupunkipyorat.kuopio.fi) kerättävät anonyymit käyttötiedot, kuten vierailujen lukumäärä, vieraillut sivut ja sivuilla liikkuminen

-          asiakaspalautteet ja yhteydenotot

11. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan Freebike-kaupunkipyörien taustajärjestelmästä tai käyttäjiltä itseltään esimerkiksi sähköpostien yhteydessä.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Kaupunkipyöräpalvelun henkilötietojen käsittely tapahtuu Freebike s.r.o:n, Netsin ja Waltti Solutionsin järjestelmissä.

Toiminnan tilastointi- ja suunnittelutarkoituksiin tarkoitettuja matkatietoja sekä kaupunkipyörien tilatietoja käsitellään ja säilytetään Kuopion kaupungin älykaupunkialusta Datajalostamossa (https://www.datajalostamo.fi). Tietoja käytetään myös Kuopion kaupungin Liikenteen tilannekuva -palvelussa. Näissä järjestelmissä olevan tiedon perusteella ei ole mahdollista tunnistaa henkilöitä.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kuopion kaupunki voi luovuttaa Rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti käsittelemäänsä henkilötietoa kaupunkipyöräpalvelun tuottamiseen osallistuville seuraavasti:

Kaupunkipyörien huollosta, siirtämisestä ja asiakaspalvelusta vastaavalle operaattorille luovutetaan tietojärjestelmätasoinen katselunäkymä kaupunkipyöräpalvelun sisältämiin asiakastietoihin asiakaspalvelun ja teknisen tuen tuottamista varten.

Käyttäjän maksukortin tiedot tallennetaan Nets-maksunvälityspalveluun. Maksunvälityspalvelu tuottaa maksutietoja vastavan koodin (token), joka liitetään asiakaskohtaiseen Freebike-käyttäjätiliin. Kaupunkipyöräpalvelun käytössä on vain valtuutus veloittaa asiakkaalta kaupunkipyöräjärjestelmäpalvelun käyttöehtojen mukaiset maksut. Veloitus tapahtuu maksunvälityspalvelun avulla maksutietoja vastaavaa tunnistetta (token) vastaan. Kyseessä on yleinen toteumaperusteisiin verkkomaksuihin liittyvä menettelytapa.

Palvelun maksutapahtumat tapahtuvat turvallisesti suojatulla maksulomakkeella Nets Payments –maksupalvelun välityksellä. Freebike s.r.o:lla, Kuopion kaupungilla tai operaattorilla ei ole pääsyä maksukorttien tietoihin eikä maksukortin tietoja sellaisenaan tallenneta tietojärjestelmiin.

Käyttäjä voi halutessaan yhdistää Freebike-käyttäjätilinsä joukkoliikenteen Waltti-lippujärjestelmään ja ostaa kaupunkipyörän käyttöoikeuksia sekä käyttää kaupunkipyöriä Waltti-mobiilisovelluksen kautta. Tällöin asiakastietoja luovutetaan Freebike-järjestelmästä käyttäjätilien ja ostettujen käyttöoikeuksien yhdistämistä varten.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Kaupunkipyörien asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään, kunnes asiakas ja Kuopion kaupunki (Palveluntuottaja) irtisanovat keskinäisen sopimuksensa kaupunkipyöräpalvelun käytöstä ja käyttäjä on maksanut kaikki käyttöön liittyvät maksut. Sopimus syntyy, kun kaupunkipyöräpalvelun käyttäjä hyväksyy käyttöehdot (katso käyttöehdot: https://kaupunkipyorat.kuopio.fi/kayttoehdot.html).

Rekisterinpitäjä Freebike s.r.o poistaa henkilötiedot, jotka koskevat käyttäjän kaupunkipyöräpalvelun palveluiden käyttäjätiliä 90 päivän kuluessa siitä, kun käyttäjä on pyytänyt poistamaan kaupunkipyöräpalvelun rekisteröitymisen. Freebike s.r.o säilyttää käyttäjätietoja poistopyynnön jälkeen, mikäli käyttäjällä on maksamattomia maksuja.

Säilytysajan peruste:

Kaupunkipyöräpalvelun järjestämiseen ja hallinnointiin liittyvä sopimus.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Markku Kolari

kunnossapitopäällikkö