Kuulutus 2025/556

1. Rekisterin nimi

Perusopetuksen oppilasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Perusopetuspäällikkö I

Puhelin: 044 718 4018

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Perusopetuspäällikkö Taina Vainio

Puhelin: 044 718 4018

Perusopetuspäällikkö Mika Kuitunen

Puhelin: 044 718 5151

5. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyä tarvitaan opetussuunnitelman mukaisen opetuksen järjestämiseen sekä oppilassuhteeseen liittyvien tehtävien hoitamiseen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

-         tukitoimien toteuttaminen

-         Wilma-järjestelmän käyttäjätunnusten hallinta

-         lakisääteinen oppilas- ja opiskelijahuollon toteuttaminen

-         iltapäivätoiminnan järjestäminen: toiminnassa mukana oleminen, ilmoittautumiset, toimintamaksujen laskutus

-         Primuksen tietojen perusteella luovutetaan koulukohtaiset lakisääteiset oppilasmäärätiedot valtion tiedonkeruuseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia

varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Perusopetuksen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Lapsen kuvia, videoita ja tuotoksia käsitellään lapsen huoltajan antamalla suostumuksella ja vain siinä määritellyllä tavalla. Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä kuvaus- ja julkaisuluvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.

Erityisten henkilötietoryhmien käsittely johtuu perusopetuslaissa tai oppivelvollisuuslaissa opetuksen järjestäjälle säädetyistä tehtävistä. Henkilötunnuksen käsittely on tarpeen, koska rekisteröidyn ja hänen henkilötietojensa yksiselitteinen erottaminen muista rekisteröidyistä ja heidän henkilötiedoistaan on tärkeää.

Lakisääteinen velvoitteemme käsitellä henkilötietoja perustuu seuraaviin lakeihin:

-EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 6 artiklan 1 kohdan alakohdat a, c ja e

-Tietosuojalaki (1020/2018) 4 §, 6 §, 29 §

-Perusopetuslaki (628/1998)

-Perusopetusasetus (852/1988)

-Laki tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta (1215/2020)

-Oppivelvollisuuslaki (1214/2020)

-Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

-Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:

Perusopetuslain 40 §:ssä sekä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 § 1 momentin kohta 30.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Perusopetuksen oppilaat sekä oppilaiden huoltajat

10. Käsiteltävä henkilötieto

Oppilastietorekisteri (Primus, Kurre, Wilma):

-         Oppilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, oppijanumero ja opiskeluoikeuden tunniste sekä valokuva

-         Oppilaan Wilma-käyttöliittymän ja oppilasverkon AD-käyttäjätunnus

-         Huoltajien nimi- ja yhteystiedot sekä Wilma-käyttäjätunnus

-         Oppilaan rooliin (peruskoulun oppilas; kotiopetuksessa oleva; suunnitteluoppilas; sairaalaopetus; ulkomailla) ja tyyppiin (yleisopetuksen/erityisopetuksen/valmistavan opetuksen oppilas) liittyvät tiedot

-         Tiedot oppiaineita ja oppimääriä koskevista valinnoista

-         Oppilaan arviointitiedot

-         Oppilasta koskevat päätökset

-         Oppilaan koulunkäyntihistoria

-         Oppilaan maahanmuuttoon liittyvät tiedot

-         Koulukuljetuksiin liittyvät tiedot

-         Oppilaan poissaoloja koskevat tiedot

-         Oppilasta koskevat suostumukset (julkaisulupa, oman tai koulun lainalaitteen käyttö)

-         Oppilaan ojentamiseen ja kurinpitoon liittyvät tiedot (esim. kasvatuskeskustelu, jälki-istunto)

-         Muita opetukseen ja opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoja (esim. S2-opetus; tuen muoto; painotusopetus; kaksikielinen opetus; katsomusaine)

-         Oppilaan osallistuminen aamu- ja iltapäivätoimintaan ja toimintamaksu (siihen liittyvät päätökset sis. erityisiä henkilötietoryhmiä) sekä muita iltapäivätoiminnan järjestämiseen liittyviä tietoja

-         Pedagogiset asiakirjat: suunnitelmat, arviot ja tukitoimet

-         Opinto-ohjausta ja yhteishakua koskevia tietoja

-         Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta sekä mahdollisesti terveyttä ja sijoitusta koskevia tietoja.

Opetuskäytössä olevissa digitaalisissa palveluissa käsitellään palvelukohtaisesti henkilötietoja. Näitä henkilötietoja voivat olla: etu-, kutsuma- ja/tai sukunimi, käyttäjätunnus / sähköpostitunnus, koulu/ryhmätunnus, oppijanumero (MPASSid), käyttäjän tuottamat sisällöt tai lisäämät tiedot kuten kuvat, videot, tekstit, dokumentit, linkit tai äänitiedostot; palveluihin liittyvät metatiedot kuten evästeet sekä lokitiedot.

Digitaalisiin palveluihin, joihin kirjaudutaan MPASSid-tunnistuksenvälityspalvelun kautta, voi välittyä seuraavat henkilötiedot: sähköposti, koko nimi, oppijanumero, koulutieto, vuosiluokka.

11. Henkilötietojen lähde

Oppivelvollisuuden alkaessa oppilaiden perustiedot saadaan Väestörekisterin ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.

Huoltajat täydentävät ja päivittävät vuosittain tietoja Oppilasilmoitus-lomakkeella sähköisesti Wilma-oppilastietojärjestelmässä tai paperilla.

Suurin osa rekisteriin talletetuista tiedoista on opetuksen järjestämisessä syntyneitä oppilaan koulunkäyntiin liittyviä tietoja.

Oppilaan edellinen koulu tai varhaiskasvatusyksikkö voi luovuttaa oppilaan uuteen kouluun tietoja, jotka ovat uudessa koulussa tarpeellisia opetuksen järjestämiseksi. Eri paikkakunnalta muuttaneiden perustiedot siirretään paperiaineistona.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Digitaalisten palveluiden käytössä on kasvun ja oppimisen palvelualueen sisällä toimipaikkakohtaisia eroja ja näin ollen oheisen listauksen mukaiset digitaaliset palvelut eivät ole käytössä kaikissa yksiköissä.

Oppilastietorekisteri: Visma InSchool (Primus, Kurre, Wilma)

Opetuskäytössä olevat digitaaliset palvelut:

-         Microsoft M365 -palvelut

-         Google Workspace for Education

-         Peda.net

-         WeLib

-         Seppo.io

-         MPASSid

-         Omnissa Workspace One

-         Digilukiseula

Seuraaviin palveluihin oppilaat kirjautuvat käyttäen Opetushallituksen MPASSid-tunnistuksenvälityspalvelua:

-         eOppi

-         Edukustannus

-         Finnlectura

-         KuopioTV

-         Otava

-         Qridi

-         Sanoma Pro

-         Studeo

-         ThingLink

-         ViLLE

-         LukuTähti

Lisäksi käytössä on palveluita, joihin ei tarvitse kirjautua erikseen eli niitä voidaan käyttää anonyymisti. Esimerkiksi useimmat iPadOS-käyttöjärjestelmän digitaaliset palvelut eivät käsittele henkilötietoja.

Paperiaineistot

Tietoja voi olla tarpeen käsitellä perusopetuksen järjestämiseksi myös järjestelmien ulkopuolella esimerkiksi opettajan tekemän oppilasarvioinnin tueksi, kouluruokailun järjestämiseksi, kouluretkien järjestämiseksi sekä oppivelvollisuuslain mukaisten tehtävien hoitamiseksi.

Oppivelvollisuuden päätyttyä Primus-järjestelmästä tulostetaan oppilaan tiedot oppilaskortilla. Oppilaskortit säilytetään Kuopion kaupunginarkistossa pysyvästi. Toiseen kuntaan koulua vaihtaneiden oppilaiden tietojen paperijäljennöksiä säilytetään koululla 1 vuoden ajan, jonka jälkeen ne hävitetään.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Pohjois-Savon hyvinvointialueen oppilashuollon henkilöillä (kuraattorit, psykologit ja kouluterveydenhoitajat) on katseluoikeus asiakkaana olevan oppilaan välttämättömiin tietoihin (oppilaan nimi, syntymäaika, luokka, luokanohjaaja sekä oppilaan huoltajien nimet ja yhteystiedot).

Rekisteröidyn tai rekisteröidyn huoltajan suostumuksella katseluoikeus koskee lisäksi seuraavia: oppilaan yhteystiedot (lähiosoite, puhelinnumero ja sähköposti), opetussuunnitelma ja annetut arvioinnit sekä pedagogiset asiakirjat, oppilaan poissaolo- ja tuntimerkinnät. Näytettäviä tietoja ovat myös osallistuminen uskonnollisiin tilaisuuksiin tai vaihtoehtoiseen toimintaan, julkaisuluvat ja laitteiden käyttö.

Opetuksen järjestäjä voi luovuttaa oppilaan välttämättömiä tietoja laissa säädetyissä tilanteissa kuten esimerkiksi silloin, kun oppilaan asiaa käsitellään moniammatillisesti yhteistyössä opiskeluhuollon ammattihenkilöiden kanssa (perusopetuslaki 16 a § ja 17 §).

Henkilötietoja luovutetaan välttämättömien tietojen osalta uudelle opetuksen järjestäjälle toisen asteen nivelvaiheessa oppivelvollisuuslain 23 § 3 momentin mukaisesti.

Yhteistyökumppanit

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

Kuopion kaupunki toimii tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft M365

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Siirtoperuste:

Microsoft-palvelujen sopimusehdot ja komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa internet-sivulla: Microsoftin tietojenkäsittelysopimus (DPA).

Yksityisyys ja tietoturva: Microsoft Product Terms

Google Workspace for Education

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Siirtoperuste:

Google-palveluiden sopimusehdot ovat luettavissa internet-sivuilla: Google Cloudin tietojenkäsittelysopimus (DPA)

EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet: Google Cloud SCCs: EU Controller-to-Processor

Omnissa Workspace One

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Siirtoperuste:

Henkilötietojen käsittelysopimus: Omnissa data processing addendum

Yksityisyys: Omnissa Workspace ONE privacy datasheet overview

GDPR: Workspace ONE Cloud Services Security | Omnissa

Datan säilytys: Omnissa Workspace ONE sub-processor list

Oppilasrekisteri ja muut opetuskäytössä olevat digitaaliset palvelut

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Perusopetuksen asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat, osa tiedoista säilytetään pysyvästi. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Henkilön oikeudet

Henkilöllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Henkilöllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Henkilöllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot