Kuulutus 2025/319

1. Rekisterin nimi

Kansalaistoiminnan palvelujen julkaisujen kuvamateriaalin rekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kansalaistoiminnan palveluiden päällikkö Kati Vähäsarja

Puhelin: 044 718 2513

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Yhteisökoordinaattori Heidi Kotikumpu
Puhelin: 044 718 2462

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu Kuopion kaupungin kansalaistoiminnan valokuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden tai kuvaussopimuksen perusteella kuvattujen kuvauksen kohteena olleiden henkilöiden henkilötiedoista, sekä kuvien / videoiden kopion toimittamiseksi tarvittavista kuvattavan yhteystiedoista.

Kuvaussopimus tarkoittaa esimerkiksi kertaluontoista kuvaustilannetta ennalta määritettyyn ja sovittuun tiettyyn tarkoitukseen.

Tietoja käytetään kansalaistoiminnan palveluihin liittyvien julkaisujen toteuttamiseen, julkaisuihin liittyvän  markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen, suostumusten ja sopimusten hallintaan, sekä kuvamateriaalin kopioiden lähettämiseen.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Julkaisuihin kuvattavien tai kuvattavan huoltajan antama suostumus tai mallien, joiden kanssa sopimus.

Sopimus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta b.

Julkaisuihin kuvattavien tai kuvattavan huoltajan antama suostumus tai mallien, joiden kanssa sopimus.

Yleinen etu, Tietosuojalaki (1050/2018) 4 §:n 4 kohta.
Henkilötietoja sisältävät kulttuuriperintöaineistot julkisissa tilaisuuksissa otettujen kuvien osalta.

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviä. Henkilötiedot ovat julkaisuissa käytettynä julkisia, kuvattavien muita henkilötietoja ei julkaista tai luovuteta ilman laissa määriteltyä perustetta.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Kansalaistoiminnan palveluiden valokuvaus- ja julkaisusuostumuksen antaneiden henkilöiden henkilötietoja, sopimuksen perusteella kuvattavien sopimustietoja, em. perusteella kuvattujen valokuvista/ videoilta tunnistettavia henkilötietoja, sekä kuvauksen kohteena olleiden yhteystietoja kopion toimittamista varten.

Sopimukseen perustuvien kuvien säilytysaika 10 v.

Suostumukseen perustuvien kuvien säilytysaika 10 v tai suostumuksen peruuttamiseen saakka.

Rekisteri pitää sisällään myös julkisissa tilaisuuksissa kuvattuja henkilöitä ja esiintyjiä. Julkisissa tilaisuuksissa kuvaamisesta tiedotetaan tilaisuuden markkinoinnin yhteydessä, sekä tilaisuuden alussa.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Suostumuksen osalta rekisteri pitää sisällään ja käsitellään seuraavia tietoja:

- kuvattavan nimi

- huoltajan nimi

- yhteystieto kopion toimittamiseksi

- valokuva / video

- kuvauspaikka

- kuvaajan / suostumuksen vastaanottajan nimi

Sopimuksen osalta rekisteri pitää sisällään ja käsitellään seuraavia tietoja:

Edellä mainittujen kuvattavien olevien yhteystietoa voidaan käsitellä kuvamateriaalin kopion lähettämiseksi kuvatulle. Sopimukseen perustuvien kuvien säilytysaika 10 v. Suostumukseen perustuvien kuvien säilytysaika 10 v tai suostumuksen peruuttamiseen saakka.

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan kuvattavalta pyydetyn valokuvaus- ja julkaisusuostumuksen kautta henkilöiltä itseltään, alaikäisten kyseessä ollen

heidän huoltajaltaan. Henkilötietoja saadaan kuvaussopimuksen kautta, mainittu kohdassa 6.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Valokuvaus- ja julkaisusuostumukset kerätään hyödyntäen pääsääntöisesti sähköisiä järjestelmiä ja osin paperisia lomakkeita. Sähköisinä järjestelminä käytössä ovat E-lomake ja M365 sekä tarvittaessa Surveypal.

Rekisterin tietoja käsitellään kuvaus- ja julkaisusuostumuksissa, sähköpostissa, M365 kuvienkäsittelyohjelmissa sekä henkilöstön kameroiden muistikorteilla.

Tietojen (kuva / video kopio) toimitus kuvattavalle pyydettäessä sähköpostitse M365 käyttäen.

Kuvattavalle annetaan suostumuksen allekirjoittamisen yhteydessä suostumuksen peruttamisen lomake mukaan, mikäli kyseessä on paperinen suostumus. Kuvattavalle toimitetaan suostumuksen peruuttamisen lomake sähköpostitse, mikäli kyseessä on sähköinen suostumus.

Tietojen suojaus: kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus.

Tietojen suojaus: kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on osittainen kulunvalvonta ja ovien lukitus (kaksi ovea lukittu).

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille eikä suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit: Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365 - palvelu tuotetaan EU/ETA-alueella, henkilöstä koskevien teknisten ongelmien ratkaisun yhteydessä tietoa voi siirtyä Yhdysvaltoihin.

Surveypal säilyttää datan EU/ETA-alueella, alustana Microsoft Azure, henkilötietoja voi siirtyä teknisten ongelmien ratkaisun yhteydessä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallinta-lain (906/2019) mukaisesti.

16. Henkilötietojen säilytys

Tietoja säilytetään suostumusten hallinointiin, kuvien käsittelyyn, markkinointiin ja viestintään tarvittavan ajan tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistua rekisteristä.

Säilytysajan peruste: markkinoinnin ja viestinnän toteuttaminen.

Säilytysaika

Nopean uutisvirran kuvat: 10 v / suostumuksen voimassaolo.

Historialliset, kulttuuriperintö, keskeiset ja merkittävät kuvat: 50 v.

Sopimukseen perustuvat kuvat:10 v.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot