Kuulutus 2024/1364

1. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki (0171450-7)

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kasvatusjohtaja

Marika Savukoski

marika.savukoski@kuopio.fi

Kasvun ja oppimisen palvelualue
Varhaiskasvatuspalvelut
Suokatu 42 (PL 1097)
70111 Kuopio
puh. 044 718 4008

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Sovellusasiantuntija
Anu Hietapelto

anu.hietapelto@kuopio.fi

Varhaiskasvatuspalvelut
Suokatu 42 (PL 1097)
70111 Kuopio

puh. 044 718 6163
 

5. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lasten varhaiskasvatuksen toteuttaminen.

Tietoja voi käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 1 Luku 1§, velvollisuus järjestää varhaiskasvatuspalveluita, 17§ varhaiskasvatuspaikan hakeminen sekä 41§ Oikeus poiketa salassapitovelvotteista.

Perusopetuslaki (21.8.1998/628) 2 Luku 4§, velvollisuus järjestää perusopetusta ja esiopetusta.

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Varhaiskasvatuslaki, 8 luku, pykälät 40§, 41§ ja 42§

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 23

Perusopetuslaki, 40 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 perusopetuslain 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Lapset, Huoltaja/Puoliso/Vanhempi-, Henkilöstö- ja Kunnan asukasrekisteri (KAR).

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisterin sisältämät tiedot

(rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät)

Lasten henkilötiedot:

-          henkilötunnus, sukunimi, etunimet, osoite, äidinkieli, henkikirjoituskunta- ja syntymäkuntakoodi sekä aluetunnus

-          Lasten hakemus-, sijoitus-, erityistarpeet, hoitoaika-, läsnä- ja poissaolotiedot

Huoltajan/puolison/vanhempien henkilötiedot:

-          henkilötunnus, sukunimi, etunimet, ammatti, työ/opiskelupaikka, puhelinnumero, siviilisääty, mahdolliset laskutustiedot, pankkiyhteys, tilinumero ja bruttotulot.

Viranhaltijan päätöstiedot:

-          järjestelmän perhenumero, perheenjäsenten lukumäärä, lapsen järjestysnumero, kuukausimaksu, hoitomuoto, hoidossa oloaika, hoitopaikka, lapsiryhmä, päätöksentekijän nimi.

Kuopion varhaiskasvatuspalveluiden kunnalliset toimintayksikkötiedot

Kuopion yksityisen varhaiskasvatuksen toimintayksikkötiedot ja yksityiset perhepäivähoitajien tiedot (palvelusetelipalveluntuottajat)

Henkilöstötiedot

-          Kunnallisten perhepäivähoitajien tiedot

-          Varhaiskasvatuksen henkilöstö (Effica-, Muksunetti – ja Läsnä-käyttöoikeudet)

-          Perhepäivähoitajien palkanlisät ja kustannuskorvaukset

Edlevo – asiakkaan suostumus lapsen kuvien/videoiden ja töiden käyttöön ja julkaisuun

-          Suostumukset lapsesta otettujen kuvien/videoiden esillä oloon päiväkodin julkisissa tiloissa, päiväkodin juhlissa ja vanhempainilloissa.

-          Suostumus lapsesta otettujen kuvien/videoiden käyttöön Kuopion kaupungin sisäisissä koulutuksissa.

-          Suostumukset lapsen tekemien töiden julkaisuun Kuopion kaupungin internet-sivuilla ja varhaiskasvatuksen sosiaalisessa mediassa (Instagram).

-          Suostumus lapsen tekemien töiden esillä oloon päiväkodin julkisissa tiloissa.

-          Suostumukset lapsen tekemien töiden käyttöön Kuopion kaupungin sisäisissä koulutuksissa ja Kuopion kaupungin internet-sivuilla.

-          Suostumus lapsen tekemien töiden julkaisuun Kuopion kaupungin varhaiskasvatuksen sosiaalisessa mediassa (Instagram).

Kunnan asukasrekisteritiedot

LC Työaika, Läsnä, Hoitoaika, Muksunetti, Edlevo ja Satelliitti käyttävät Effica Varhaiskasvatukseen tallennettuja tietoja.

11. Henkilötietojen lähde

-          Asiakkaalta itseltään (päivähoitohakemuksesta)

-          Väestörekisteristä
 

Varhaiskasvatuslaki, 8 luku, pykälät 40§, 41§ ja 42§

-          Valtion ja kunnan viranomaisilta, julkisoikeudellisilta yhteisöiltä, Kansaneläkelaitokselta, eläketurvakeskukselta, eläkesäätiöltä ja muulta eläkelaitokselta, vakuutuslaitokselta, koulutuksen järjestäjältä, sosiaalipalvelujen tuottajalta, terveyden- ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset

-          Kirjallisen päätöksen perusteella tehdystä pyynnöstä rahalaitokselta perustellusta syystä tapahtuvaa tietojen tarkistamista varten

-          Teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja Kansaneläkelaitokselta maksujen määräämistä ja tietojen tarkistamista varten

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Effica-järjestelmän tiedot ovat suojattu päiväkodin ja viraston työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin. Palvelinlaitteisto on suojatussa ja valvotussa tilassa. Tietoliikenne palvelimen ja työasemien välillä on salattua.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki, 17 §

Varhaiskasvatuslaki, 8 luku, 41 §

-          lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. THL:lle, Opetushallitukselle ja muille valvontaviranomaisille

-          sosiaalihuollon viranomaiselle, sen toimeksiantoa suorittavalle henkilölle, yhteisölle tai muulle viranomaiselle asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi välttämättömiä tietoja, ellei toimenpiteitä muuten voida toteuttaa

-          eräissä tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi

-          eräissä tapauksissa poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle

-          tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan luvalla tai ministeriön tai kasvatusjohtajan päätöksellä (tutkimuslupa) JulkisuusL 21.5.1999/621 28 §

-          Kansaneläkelaitos

-          Varda – Varhaiskasvatuksen tietovaranto, Opetushallitus
Tietoja kerätään tallennettavaksi Vardaan 1.1.2019 lähtien – tiedonsiirto 1.6.2019 alkaen
Ks. Varda-palvelun tietosuojaseloste - Opintopolku

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Henkilön oikeudet

Henkilöllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Henkilöllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Henkilöllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

-         Henkilöllä on oikeus saada terveydenhuollon ja sosiaalihuollon aloilla omien tietojen käsittely- eli lokitiedot.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Marika Savukoski

kasvatusjohtaja