Kuulutus 2024/1455

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Osaamisperusteinen rekrytointi- hankkeen rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki / Elinvoima ja konsernipalvelu, Työllisyyspalvelut

Y-tunnus 0171450–7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111 Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

 https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän edustaja

Työllisyysjohtaja Pirjo Oksanen

Puhelin 044 718 1711

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Heidi Kauppinen, projektipäällikkö

Asemakatu 38–40

70110 Kuopio

Sari Tolonen, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 44 7181 771

sari.tolonen@kuopio.fi

Verna Pyrstöjärvi, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 44 7181 742

verna.pyrstojarvi@kuopio.fi

Marja-Leena Martikainen, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 44 7182 541

marja-leena.a.martikainen@kuopio.fi

Laura Laaksoviita, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 447183 04

laura.laaksoviita@kuopio.fi

Tarja Niskanen, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 44 718 3089

tarja.hannele.niskanen@kuopio.fi

Sanna Salmi, rekrytointikoordinaattori

Asemakatu 38–40, 70110 Kuopio

+358 44 718 3517

sanna.salmi@kuopio.fi

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuoja vastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Hankkeen toiminnan ja tuloksellisuuden seuranta. Hanke toteutetaan ajalla 1.5.2024-31.3.2027.

Rakennerahastojen tulosseuranta ja rahastojen oikeellisen käytön valvonnan mahdollistaminen.

Lisäksi tilapäiset rekisterit koostuvat tilaisuuksiin ja verkostoihin ilmoittautuneista. Tietoja käytetään ainoastaan tilaisuuskohtaisesti tilaisuuksien järjestämisessä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tai tilastollisia tarkoituksia varten. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Hanketyöntekijöillä on pääsy rekisteritietoihin, sekä rahoittajalla, Etelä-Savon elinkeino-, liikenne - ja ympäristökeskuksella.

7. Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Rakennerahastojen tulosseuranta ja rahastojen oikeellisen käytön valvonnan mahdollistaminen.

Järjestelminä ForeAmmatti, Microsoft Office 365- palvelut (Teams-palvelu ja sähköposti) Dynasty 10 ja Eura21.

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, kohdat 20 ja 32.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Hankkeen toimintaan, yhteistyöhön ja toimenpiteisiin sekä hankkeen järjestämiin kyselyihin ja tapahtumiin osallistuvat henkilöt.

10. Käsiteltävä henkilötieto

1. henkilötunnus

2. ikä

3. sukupuoli

 4. nimet

 5. yhteystiedot

 6. tieto turvakiellosta

 7. koulutustasosta korkein suoritettu tutkinto

 8. hankkeessa suoritettu tutkinto tai muu ammattipätevyys

9. tieto siitä, onko henkilö työtön, pitkäaikaistyötön vai työssä, työllistyykö hän yrittäjänä tai ammatinharjoittajana, onko hän koulutuksessa, onko hän ryhtynyt työnhakuun vai onko hän työelämän ulkopuolella

10. päivämäärät, joina henkilö on aloittanut ja lopettanut hankkeessa.

Lisäksi mahdollisesti kerätään tilaisuuksissa henkilötietoja kuten nimi, organisaatio, ammattinimike, kotikunta ja yhteystiedot (sähköposti ja / tai puhelinnumero)

11. Henkilötietojen lähde

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hankekumppaneilta ja hankkeen kyselyistä. Lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä, näitä ovat esim. tapahtumailmoittautumiset ja palautekyselyt.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä, kuten ForeAmmatti (ForeData Oy), Microsoft Office 365- palvelut (Teams-palvelu ja sähköposti) sekä lisäksi järjestelminä ovat Dynasty 10 (hallinnolliset asiat) ja Eura21 (hankehallinnointi).

Tietojen suojaus: Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kuopion kaupunki luovuttaa tietoja hankkeeseen liittyvän raportoinnin ja maksatuksen toteuttamiseksi rahoittajalle ja Eura2021- järjestelmään.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, eikä suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT- palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella

15. . Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365- palvelu voi siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Muutoin henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika: 15 vuotta (hankeajan 1.5.2024-31.3.2027 jälkeen)

 EU-hankeasiakirjat / Viralliset, salaiset ja pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat tallennetaan Kuopion kaupungin asianhallintajärjestelmään, Dynasty 10.

Rekisteristä poistetaan / muutetaan tietoja pyydettäessä ja yhteistyökontaktien muututtua.

 Säilytysajan peruste: Kuopion kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (10.0), päivitetty 26.10.2023.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys: Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös. - Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 - Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista. Tietosuojaseloste

- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

 - Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

 - Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. - Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle. - Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. . Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuoja vastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

 Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto T

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

 Puhelinvaihde: 029 566 6700

 https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Allekirjoittajan nimi

titteli

Liitteet

Tiedoksi