Kuulutus 2024/1239

1. Rekisterin nimi

Osaajavetovoimahankkeen rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki /

Elinvoima ja konsernipalvelu, Markkinointi ja viestintä

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Markkinointijohtaja Kirsi Soininen

Puhelin 044 718 2020

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Projektipäällikkö

Reetta Airaksinen

Puh. 044 718 2025

Projektisuunnittelija
Henna Halmetvaara
Puh. 044 718 2076

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Hankkeen toiminnan ja tuloksellisuuden seuranta. Hanke toteutetaan ajalla 1.9.2023-31.8.2025.

Rakennerahastojen tulosseuranta ja rahastojen oikeellisen käytön valvonnan mahdollistaminen.

Lisäksi tilapäiset rekisterit koostuvat tilaisuuksiin ja verkostoihin ilmoittautuneista. Tietoja käytetään ainoastaan tilaisuuskohtaisesti tilaisuuksien järjestämisessä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Hanketyöntekijöillä on pääsy rekisteritietoihin, sekä rahoittajalla, Etelä-Savon elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksella. 

7. Käsittelyn

oikeusperuste

EU 679/2016 (GDPR), artikla 6.1 kohta b

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, kohdat 20 ja 32.

Tilaisuuksien osalta: Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a (ruokavaliotieto)

Järjestelminä Kuopion kaupungin OneDrive, Teams, Howspace, Dynasty 10 ja Eura21.

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, kohdat 20 ja 32.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Hankkeen toimintaan, yhteistyöhön ja toimenpiteisiin sekä hankkeen järjestämiin kyselyihin ja tapahtumiin osallistuvat henkilöt

10. Käsiteltävä henkilötieto

Nimi

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Ammatti / toiminimike

Työnantaja / yritys / organisaatio

Ruokavaliotieto (tilaisuudet)

11. Henkilötietojen lähde

Rekisterin tiedot saadaan hankekumppaneilta ja hankkeen kyselyissä. Lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä, näitä ovat esim. tapahtumailmoittautumiset ja palautekyselyt.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä, kuten OneDrivessa ja Teamsissa, sekä lisäksi järjestelminä ovat Howspace, Dynasty 10 ja Eura21.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kuopion kaupunki luovuttaa tietoja hankkeeseen liittyvän raportoinnin ja maksatuksen toteuttamiseksi rahoittajalle ja Eura2021-järjestelmään.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, eikä suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika: 15 vuotta (hankeajan 1.9.2023-31.8.2025 jälkeen)

EU-hankeasiakirjat / Viralliset, salaiset ja pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat tallennetaan Kuopion kaupungin asianhallintajärjestelmään, Dynasty 10.

Rekisteristä poistetaan / muutetaan tietoja pyydettäessä ja yhteistyökontaktien muututtua.

Säilytysajan peruste:

Kuopion kaupungin tiedonohjaussuunnitelma (10.0), päivitetty 26.10.2023.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-    Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-    Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-    Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-    Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot