Kuulutus 2025/741

1. Rekisterin nimi

Nuorisopalvelut, Wörtti – polkuja yhdenvertaiseen osallisuuteen hanke

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Nuorisopäällikkö Janne Katajisto

Puhelin: 044 718 2661

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Nuorisopäällikkö Janne Katajisto

Puhelin: 044 718 2661

Hankekoordinaattori Olli Koivumies

Puhelin: 044 718 2116

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Tarvittavia tietoja hankkeen toimintaan osallistujista kerätään, jotta toiminta on kaikille osallistujille tasapuolista, laadukasta ja turvallista. Osallistujatietoja kerätään myös todentaaksemme hankkeen päärahoittajalle toiminnan olevan hankesuunnitelman mukaista. Henkilötietoja kirjataan myös etsivän nuorisotyön käyttämään PAR-järjestelmään, jota käytetään oman työn tuloksellisuuden seurantaan sekä raportointiin rahoittavalle taholle.

Henkilötietoja käytetään tarkastellessa

-          onko osallistuja oikean ikäinen kyseessä olevaan toimintaan

-          tarvitseeko osallistuja erityispalveluita

-          onko osallistujalla erityistarpeita

-          onko toiminta kaikille turvallista ja tasapuolista

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a

(ruokavaliotieto, terveystiedot)

Oikeusvaateet, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta f

(mahdolliset toiminnasta jälkikäteen tulevat valitukset)

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Hankkeen toimintaan osallistuvat 16–29-vuotiaat nuoret sekä kohderyhmän parissa työskentelevät sosiaali- ja terveydenhuollon, nuorisotyön, toisen asteen oppilaitosten ja kolmannen sektorin toimijat.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Kaikilta hankkeeseen osallistuvilta kohderyhmiltä kerätään

-          aloitushetkellä osallistujan henkilö- ja yhteystietojen lisäksi aloituspäivämäärä, korkein koulutustaso, työmarkkina-asema aloitushetkellä sekä työttömyyden kesto, mikäli osallistuja on aloitushetkellä työtön.

-          Lopetushetkellä osallistujan lopetuspäivämäärä, työmarkkina-asema lopetushetkellä sekä tieto mahdollisen tutkinnon suorittamisesta tai ammattipätevyyden saavuttamisesta hankkeen ansiosta.

-          osallistujan yhteystiedot, jotta hanketoteuttaja voi olla osallistujaan yhteydessä.

Osallistujan nimeä, henkilötunnusta, osoitteita tai muita yksilökohtaisia tietoja ei raportoida eteenpäin. Kaikki tiedot raportoidaan ainoastaan summatasolla. Yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa raportoitavista tiedoista.

Aiemmin mainitun lisäksi, hankkeen toimintaan osallistuvan nuorten kohdalla kerätään tarvittaessa välttämättömiä tietoja toimintaan osallistuakseen

-          erityisruokavalio ja sen kuvaus

-          sairaudet, lääkitykset, niihin liittyvät tiedot

-          tavoitettujen nuorten tarinat ja elämäntilanne

-          toimenpiteet ja jatkosuunnitelmat

11. Henkilötietojen lähde

Osallistujat

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Sähköiset järjestelmät:

-          Kaupungin tietojärjestelmä (Microsoft)

-          PAR-järjestelmä

-          E-lomake, jota käytetään retkien ja leirien esitietojen keräämisessä

-          Eura2021 järjestelmä

Paperiaineistot

-          Ilmoittautumislomakkeet

-          Retkien ja leirien paperille tulostettu esitietolomake

Lisäksi tietoja voidaan kerätä suullisesti ja puhelimitse.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki luovuttaa henkilötietoja EU:n sosiaalirahasto ESR tai oikeudenmukaisen siirtymän rahaston JTF rahoittamaan hankkeeseen. Säädökset edellyttävät, että EU:lle tulee raportoida kaikista hankkeisiin osallistuneista henkilöistä lukumäärätietoja, jotka tallennetaan työ- ja elinkeinoministeriön EURA 2021 -tietojärjestelmään. Raportoitavien tietojen avulla saadaan selville, millaisia tuloksia hankkeiden avulla on Suomessa saavutettu.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Hankkeeseen liittyvän kirjanpitoaineiston säilyttämiseen sovelletaan, mitä kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 9 ja 10 §:ssä säädetään.

Säilytysaika:

5  vuotta hankkeen päättymisestä

Säilytysajan peruste:

Avustuksen saajan on säilytettävä kirjanpitoaineisto ja hankkeen muu aineisto vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu avustuksen saajalle, jollei kansallisessa lainsäädännössä taikka vähämerkityksistä tukea tai valtiontukea koskevassa Euroopan unionin lainsäädännössä edellytetä pidempää säilyttämisaikaa.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Janne Katajisto

nuorisopäällikkö