Kuulutus 2024/1182

1. Rekisterin nimi

Hellewin opiskelija- henkilöstörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kansalaisopiston rehtori, Kirsti Turunen

Puhelin: 044 718 4701

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Koulutussuunnittelija Ari-Pekka Väisänen

Puhelin: 044 718 4719

5. Tietosuojavastaava

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen tarkoituksena on kansalaisopiston palvelujen tuottaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kansalaisopiston opiskelijat, alaikäisten opiskelijoiden huoltajat, henkilökunta ja kansalaisopiston käyttämien ulkoisten tilojen yhteyshenkilöt.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Opiskelijoilta ja huoltajilta käsiteltävät tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Puhelinnumerot
• Sähköpostiosoite
• Sukupuoli
• Koulutustausta
• Pääasiallinen toiminta
• Kieli
• Kansalaisuus
• Alennustiedot
• Opiskelijan kurssitiedot

Henkilöstöltä käsiteltävät tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Puhelinnumerot
• Sähköpostiosoite
• Ammatti
• Oppiarvo
• Ammattinimike
• Kieli
• Kansalaisuus
• Palkkioryhmä
• Opettajan kurssitiedot

Ulkoisten tilojen yhteyshenkilöiden tiedot

• Etu- ja sukunimi
• Osoitetiedot
• Puhelinnumerot
• Sähköpostiosoite

11. Henkilötietojen lähde

Asianomaiset ja alaikäisten opiskelijoiden huoltajat.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Sähköiset järjestelmät:
Hellewi-kurssihallintajärjestelmä

Dynasty10 -asianhallintajärjestelmä

Suojattu verkkolevy

Mailman-sähköpostipalvelu

Paperiaineistot:
Kurssipäiväkirjat, osallistumistodistukset, opettajien työsopimukset, työtodistukset ja vuokrasopimukset

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kurssiosallistumiseen liittyvät laskutustiedot (Monetra Pohjois-Savo Oy)
Opiskelijan etu- ja sukunimi, osoite, henkilötunnus ja kurssilaskutiedot luovutetaan laskutusta varten laskutuksesta vastaavalle taholle.

Jos opiskelija maksaa kurssimaksunsa ePassilla (ePassi Payments Oy) luovutetaan hänen puhelinnumeronsa ja kurssilaskutiedot.

Palkanmaksun tiedot (Monetra Pohjois-Savo Oy)
Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, palvelusuhdetunnus, tuntipalkka.

Aikuisten perusopetuksen opintosuoritusten kirjaaminen (Opintopolku Koski-järjestelmä, Opetushallitus)

Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, suoritettu kurssi.

Aikuisten perusopetuksen lukutaitovaiheessa tarvitaan tieto osallistujan kotoutumissuunnitelman koulutusmerkinnästä. Tämä saadaan yhteistyössä paikallisten kotoutumisviranomaisten kanssa:
Etu- ja sukunimi

Hygieniaosaamistestin hyväksytysti suorittaneet (Evira)
Etu- ja sukunimi, syntymäaika ja ammatti tai toimiala.

Mielenterveyden ensiapu®-koulutus; ilmoittautuminen ja suoritusmerkintä Futural-järjestelmään (MIELI Suomen Mielenterveys ry)

Etu- ja sukunimi, syntymävuosi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Kurssien ilmoittautumis- ja osallistumistiedot säilytetään 20 vuotta.

Säilytysajan peruste:

Kansalaisopiston palvelujen tuottaminen, osallistumistodistusten tarjoaminen ja tilastointi.

Hygieniaosaamistestin alkuperäiset testauslomakkeet arkistoidaan Eviran ohjeiden mukaisesti 3 vuotta.

Säilytysajan peruste: Viranomaisen ohjeistus

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Henkilön oikeudet

Henkilöllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Henkilöllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Henkilöllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Henkilöllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Henkilöllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Henkilöllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

-         Henkilöllä on oikeus saada terveydenhuollon ja sosiaalihuollon aloilla omien tietojen käsittely- eli lokitiedot.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Kirsti Turunen

kansalaisopiston rehtori