Kuulutus 2024/1179

1. Rekisterin nimi

Kansalaistoiminnan palveluiden asiakasrekisteri; tilaisuudet, uutiskirjeet, verkostot ja vapaaehtoistoimijat sekä palveluita (kuten kulttuuri- ja liikuntapalvelut) tarjoavat henkilöt

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kansalaistoiminnan palveluiden päällikkö Kati Vähäsarja

Puhelin: 044 718 2513

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Hyvinvointikoordinaattori Tanja Tilles-Tirkkonen

Puhelin: 044 718 2506

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu tilaisuuksiin, verkostoihin ja uutiskirjeiden tilaajiksi sekä vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneiden ja palveluja tarjoavien henkilöiden henkilötiedoista. Tietoja käytetään tiedottamisessa, tilaisuuksien järjestämisessä ja verkostoihin, vapaaehtoistehtäviin / vertaisohjaajiin liittyvien asioiden hoitamisessa sekä palvelujen järjestämisessä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a

(ruokavaliotieto)

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Kansalaistoiminnan palveluiden järjestämiin tilaisuuksiin, verkostoihin, uutiskirjeiden tilaajiksi ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuneiden sekä palveluita (kuten kulttuuri- ja liikuntapalveluita) tarjoavien henkilöiden henkilötietoja.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:

- etunimi ja sukunimi (kaikki)

- sähköposti (kaikki)

- puhelinnumero (vapaaehtoistoimijat, palveluita tarjoavat henkilöt)

- osoite (vapaaehtoistoimijat, palveluita tarjoavat henkilöt)

- organisaatio (kaikki)

- ruokavaliotieto (tilaisuudet)

- syntymävuosi (vapaaehtoistoimijat, palveluita tarjoavat henkilöt)

- vapaaehtoistehtävään liittyvät tiedot ja koulutukset (vapaaehtoistoimijat)

- palvelujen (esim. kulttuuri- ja liikuntapalvelut) tarjoamiseen liittyvät tiedot.

- palveluiden toteuttamisessa huomioitavat tiedot, esim. kuvaus toimintakyvystä (vapaaehtoistehtävät ja vertaisohjaaminen)

11. Henkilötietojen lähde

Rekisterin tiedot saadaan tilaisuuksiin, verkostoihin, uutiskirjeiden tilaajiksi ja vapaaehtoistehtäviin ilmoittautuvilta sekä ja palveluita tarjoavilta henkilöiltä itseltään.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä, kuten M365-palvelussa. Tietojen keräämisessä käytetään M365-palveluita, sähköpostia, Surveypalia ja E-lomaketta. Lisäksi käytössä on LianaMailer -uutiskirjepalvelu. Osin käytössä voi olla myös paperilomakkeita.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille eikä suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365 - palvelu sekä Surveypal -ohjelma siirtävät henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. LianaMailer -uutiskirjepalvelu ei siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Tietoja säilytetään ilmoittautumisten hallinnointiin ja tilaisuuksien järjestämiseen liittyvän ajan, uutiskirjeiden ilmestymisen ajan, verkostojen toimimisen ajan tai kunnes asiakas ilmoittaa haluavansa poistua rekisteristä. Vapaaehtoisten ja palveluja tarjoavien henkilöiden tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii vapaaehtoisena/palvelun järjestäjänä.

Säilytysajan peruste: Tilaisuuksien järjestäminen, uutiskirjeen tuottaminen, verkostojen ja vapaaehtoisten toiminta sekä palvelujen järjestäminen.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot