Tietosuoja-

seloste

1. Rekisterin

nimi

Kuopio250 -juhlavuosiprojektin kyselyt ja ilmoittautumiset

2. Rekisterin- pitäjä

Kuopion kaupunki, Elinvoima ja konsernipalvelu, Markkinointi ja viestintä

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111 Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterin-

pitäjän edustaja

Kuopio250 -juhlavuoden projektipäällikkö Nina Venäläinen nina.venalainen@kuopio.fi

Puhelin: 044 718 2078

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Projektikoordinaattori Jatta Salminen jatta.salminen@kuopio.fi

Puhelin: 044 718 2081

5. Tietosuoja- vastaava

Kuopion kaupunki Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu kyselyissä ja ilmoittautumisissa kerättävistä henkilötiedoista. Tietoja käytetään toiminnan järjestämiseen, kehittämiseen ja arviointiin liittyen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

Tietosuoja- seloste

7. Käsittelyn oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a (mahdolliset terveyteen liittyvät tiedot kyselyyn vastatessa)

8. Henkilö-tietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Kyselyiden ja selvitysten tuloksia raportoidaan ryhmätasolla niin, ettei ketään yksittäistä vastaajaa ole mahdollista tunnistaa.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislain- säädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröi-tyjen ryhmät

Rekisteri pitää sisällään Kuopio250 -juhlavuosiprojektin toteuttamiin kyselyihin vastanneiden ja eri lomakkeita täyttäneiden henkilötietoja.

10. Käsitel- tävä henkilö- tieto

Rekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:

-         Etunimi, sukunimi, organisaatio, osoite, sähköposti, puhelinnumero

-         Tilaisuuden, tapahtuman, toiminnan tms. toteuttamiseen liittyvät tiedot (esim. palautekyselyt, erityisruokavalio)

11. Henkilötie- tojen lähde

Rekisterin tiedot kyselyihin ja lomakkeisiin (esim. juhlavuoden ohjelmahaku) saadaan vastanneilta henkilöiltä itseltään.

Kyselyihin vastataan yleensä nimettöminä. Mikäli kyselyn yhteydessä suoritetaan esim. arvonta, kerätään yhteystiedot tätä varten erikseen.

Joissain tapauksissa taustatiedot voivat mahdollistaa tunnistamisen. Tietoja ei kuitenkaan käytetä vastausten jäljittämiseen yksilötasolla. Tietoja raportoidaan ryhmätasolla niin, ettei yksittäistä vastaajaa ole mahdollista tunnistaa.

Tietosuoja- seloste

12. Henkilötie- tojen käsitte- lyn järjestel- mät ja paperi- aineistot

Henkilötietoja käsitellään organisaation sisäisissä järjestelmissä kuten O365-palvelussa. Kyselyiden ja selvitysten toteuttamisessa käytetään O365-palveluita, sähköpostia, Surveypalia ja E-lomaketta. Lisäksi käytössä voi tarpeen mukaan olla myös paperilomakkeita.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaat- tinen päätök- senteko ja

profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötie- tojen sään- nönmukaiset luovutukset ja vastaanottaja- ryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille eikä suoramarkkinointiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötie- tojen siirto EU/ETA-alu- een ulkopuo- lelle, kolman- siin maihin tai kansainvälisiin

järjestöihin

Microsoft Office 365 - palvelu ja Surveypal -ohjelma siirtävät henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötie- tojen säilytys

Säilytysaika:

Tietoja säilytetään kyselyiden ja ilmoittautumisiin liittyvän käsittelyn vaatiman ajan, toiminnan toteuttamisen ajan tai kunnes suostumuksen antaja peruuttaa suostumuksen.

Säilytysajan peruste:

Kyselyistä saatavien tulosten käsittelyn ja toiminnan toteuttamisen edellyttämä aika.

Tietosuoja- seloste

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekiste- röidyn oikeu- det

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisää- teisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

Tietosuoja- seloste

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietopyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan

Tietosuoja- seloste

henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700 https://tietosuoja.fi/etusivu https://tietosuoja.fi/yhteystiedot