Kuulutus 2024/1583

1. Rekisterin nimi

Asianhallinta ja arkisto (hallinnolliset asiat)

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Tero Oinonen, hallintojohtaja (asianhallinta)

Puhelin: 044 718 2021

Sanna Lahtelin, vs. arkistopäällikkö (sähköinen ja analoginen arkisto)

Puhelin: 044 718 2003

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Asianhallinnan asiantuntija

Asiointisähköposti: dynastypaakayttajat@kuopio.fi

Tietohallintojohtaja

Puhelin: 044 718 5504

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Kaupungin lakisääteiset ja vapaaehtoiset tehtävät asianhallintaan ja arkistointiin liittyen. Käsittelyn tarkoituksena on organisaation asioiden ja asiakirjojen käsittely, päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa, tietopalvelu sekä sähköinen säilyttäminen.

Rekisterissä käsitellään erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, mikäli asian käsittely sitä vaatii.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 26§

Arkistolaki 831/1994, 7-9§, 11-15§

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999

Tietosuojalaki (1050/2018)

Toimialakohtainen erityislainsäädäntö

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) (arkistoitujen sosiaali- ja terveyshuollon asiakasaineistojen kohdalla)

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e

Erityistä henkilötietoa ovat rotu, etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot, terveyttä koskevat tiedot, seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot:

Poliittinen, filosofinen, uskonnollinen tai ammattiliittotoimintaan liittyvä laillinen toiminta, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta d

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus, salassa pidettävyys ja salassapitoperuste:

Asianhallinnan ja arkiston aineiston sisältämien henkilötietojen salassapidosta ja sen perusteesta päättää se asiakirjan omistava viranhaltija ja / tai viranomaisen henkilörekisterin rekisterinpitäjä, jonka toiminnassa asiakirja tai rekisteri on syntynyt. Julkisuus ja salassa pidettävyys kuvataan kunkin rekisterin osalta Kaupungin verkkosivulla (Henkilötietojen käsittely - Kuopio) olevissa tietosuojaselosteissa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää vireille tulleisiin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja, kuten vireille panijoiden ym. asian käsittelyyn liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot sekä käsiteltävän asian vaatimat muut yksilöivät tiedot, asian ja asiakirjojen kuvauksen sekä asioiden käsittely- ja päätöstiedot.

Rekisteri sisältää myös kaupungin viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden sekä luottamushenkilöiden tietoja.

Arkiston osalta muitakin kuin asian käsittelyyn/asianhallinnassa muodostuneita asioita - takautuvasti tulleita vanhempia aineistoja. Osa rekisteröidyistä on kaupungin eri palveluissa syntyneiden rekisterien rekisteröityjä. Henkilötiedoista vastaavat näiden rekisterien rekisterinpitäjät.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Asianhallintajärjestelmässä käsitellään asiakkaiden seuraavia tietoja:

nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhteyshenkilö/huoltaja sekä asiasta riippuen käsittelyn edellyttämät muut tiedot. Vastaavat tiedot voivat näkyä myös arkistossa.

Lisäksi työntekijöiden osalta voidaan käsiteltävän asian mukaan käsitellä seuraavia tietoja: tehtävänimike, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, palvelusuhteisiin liittyvät tiedot. Erityiset henkilötiedot riippuen palveluissa syntyneistä rekistereistä.

11. Henkilötietojen lähde

Saapuneet yksityishenkilöiden, yhteisöjen tai viranomaisten lähettämät ja lähteneet asiakirjat sekä tehdyt selvitykset ja päätökset. Luottamushenkilöiltä kysytään perustiedot tehtävään valinnan yhteydessä.

Henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmistä tuodut raportit, HankintaSamposta ja Lupapiste.fi:stä tuleva materiaali sekä sähköisestä asiointipalvelusta, allekirjoituspalvelusta, E-lomakkeen kautta vastaanotetut asiakirjat sekä muiden vastaavien integraatioiden kautta siirtyvä aineisto.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

A Sähköiset järjestelmät

Dynasty asianhallintajärjestelmä, aikaisempien dokumentin- ja asianhallintajärjestelmien passiiviaineistot, sähköinen arkisto, sähköinen kokouspalvelu CloudMeeting, Dynasty tiedonohjausjärjestelmä, allekirjoituspalvelu ja asiointipalvelu.

Sähköposti – salassa pidettävät tiedot turvasähköpostilla.

Palvelualueiden operatiivisten järjestelmien sisältämistä tiedoista on laadittu omat tietosuojaselosteet.

B Analoginen aineisto

Analoginen aineisto sisältäen aikaisemmissa asianhallinta- ja rekisterijärjestelmissä käsitelty aineisto on arkistoitu paperiasiakirjoina palvelualueiden arkistoihin ja kaupunginarkistoon.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Toimielimen julkiset esitykset ja päätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen ja ovat nähtävillä kaksi (2) vuotta. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.

Kuntalain mukaisesti tehdyt viranhaltijapäätökset sekä lain edellyttämät tiedonannot ja kuulutukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla nähtävilläoloajan. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.

Esityslistat ja pöytäkirjat oheisaineistoineen julkaistaan luottamushenkilön verkkopalveluun (CloudMeeting). Esityslistat ja pöytäkirjat ovat luettavissa myös kaupungin verkkosivuilla.

HankintaSampon kautta kilpailutetuista pienhankinnoista tehdyt viranhaltijapäätökset viedään HankintaSampoon.

Muuten henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena vain rekisteröityjen suostumuksella tai lain säännösten perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten annetaan käytettäväksi arkistotulosteet.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Tiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Säilytysaika:

2v – sp (säilytetään pysyvästi)

Säilytysajan peruste:

Säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston määräysten, lakien, asetusten sekä Kuntaliiton ja Tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Tero Oinonen

hallintojohtaja