Kuulutus 2025/60

1. Rekisterin nimi

Eettisen ilmoituskanavan henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Hallintojohtaja Tero Oinonen

Puhelin: 044 718 2021

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Sisäinen tarkastaja Marianne Rönkä

Puhelin: 044 718 2030

Kaupunginlakimies Vesa Toivanen

Puhelin: 044 718 2041

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan Kuopion kaupungin oikeudellisten ja eettisten velvoitteiden täyttämiseen ja tulleiden ilmoitusten asianmukaiseen selvittelyprosessiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kuopion kaupungin oikeutettuun etuun selvittää toiminnassaan mahdollisesti tapahtuneita väärinkäytöksiä tai muuta ilmoitettua toimintaa. Tietojen käsittelijät ovat Kuopion kaupungin nimeämät ilmoitusten käsittelijät.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

-         Rekisteröidyn vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaus, jolla hän hyväksyy henkilötietojen käsittelyn

Oikeusvaateet, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta f

-         Käsittely on välttämätöntä, jotta Kuopion kaupunki voi täyttää oikeudelliset velvoitteensa.

Oikeutettu etu, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta f

-         Käsittely on välttämätöntä Kuopion kaupungin oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

-         Laki EU:n ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022). Laista käytetään nimeä ilmoittajansuojelulaki.

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 §, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, Tietosuojalain 1050/2018,

lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohta 31,

laki EU:n ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Ilmoitusten tekijät sekä ilmoitusten käsittelijät. 

10. Käsiteltävä henkilötieto

Eettisessä ilmoituskanavassa ei pyydetä henkilötietoja.

Eettisessä ilmoituskanavassa on ilmoittajan päätettävissä, jättääkö hän ilmoituksen anonyymisti vai omalla nimellään ja yhteystiedoillaan. Jos henkilö haluaa tehdä ilmoituksen anonyymisti, hänestä ei kerry mitään henkilötieoja, eikä ilmoitusta ole mahdollista yhdistää keneenkään henkilöön.

Jos henkilö haluaa tehdä ilmoituksen omalla nimellään ja yhteystiedoillaan, niin tällöin järjestelmään on mahdollista tallettaa ilmoittajan antamat tiedot. Tällöin järjestelmässä käsitellään niitä henkilötietoja, jotka henkilö on itse ilmoittanut. Tällaisia ilmoittajan itsensä antamia henkilötietoja voivat olla: perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema.

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan ilmoituksen jättäjältä.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoja käsitellään WhistleB-järjestelmässä. Paperiaineistot, jotka syntyvät siitä, että väärinkäyttöepäilyilmoitus tehdään muuten kuin sähköisen Eettisen ilmoituskanavan kautta, hävitetään heti kun tiedot on siirretty WhistleB-järjestelmään.

Eettisen ilmoituskanavan ylläpito on ostettu ulkoiselta palveluntuottajalta saas-palveluna. Ilmoituskanavapalvelun tarjoaa Whistleblowing Centre. Näin ollen kenelläkään Kuopion kaupungilla tai esim. Kuopion kaupungin ICT-palvelutuottajalla Istekki Oy:llä ei ole pääsyä järjestelmässä oleviin tietoihin kehittämis- tai ylläpitoroolissa.

Ainoastaan Kuopion kaupungin nimetyt ilmoitusten käsittelijät ovat oikeutettuja pääsemään järjestelmään ja käsittelemään järjestelmässä olevia tietoja. Heillä kullakin on henkilökohtaiset tunnukset järjestelmään. Järjestelmä on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin siten, että myöskään järjestelmän ylläpitäjällä ei ole pääsyä ilmoituksiin taikka ilmoituksen tekijän tietoihin.

Ilmoituksen tekijästä ei tallennu järjestelmään mitään tietoja, mitä hän ei itse sinne ilmoita. Henkilö saa ilmoituksen tekovaiheessa käyttäjätunnuksen ja salasana, joiden avulla hän pystyy kirjautumaan ja seuraamaan ilmoituksen käsittelyä ilmoituksen tekemisen jälkeen. Nämä ilmoituksen tekemisen yhteydessä annettavat tiedot ovat ainoa tapa kytkeytyä ilmoitukseen jälkikäteen.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille.

Kuopion kaupungin nimeämät henkilöt, jotka seuraavat ilmoituksia ja toimeenpanevat ilmoitusten edellyttämiä selvitystehtäviä on oikeus käsitellä ilmoittajan itsensä ilmoittamia henkilötietoja. Käsittelijöillä ei ole oikeutta välittää henkilötietoja edelleen ilman lakiin perustuvaa oikeutusta esim. selvityksessä ilmenneiden seikkojen johdosta, jotka edellyttävät poliisiviranomaisten esitutkintaa tai muita vastaava toimenpiteitä. Vastaavalla tavalla ilmoittajan antamat henkilötiedot voidaan luovuttaa ilmoituskanavan väärinkäyttämisen johdosta suoritettavan esitutkinnan suorittamiseksi.

Muutoin henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, silloin kun se perustuu lakiin ja on välttämätöntä ilmoituksen edellyttämien toimenpiteiden suorittamiseksi.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Henkilötietojen elinkaari on 3 kuukautta, ellei ilmoitus etene jatkotoimiin. Jatkotoimien osalta henkilötiedot poistetaan 5 vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta tai kun tiedon käyttötarve päättyy. Käsittelijöiden käyttäjätunnukset on järjestelmässä niin kauan kun kuuluu tehtävänkuvaan.

Säilytysajan peruste:

Väärinkäyttöepäilyn selvittäminen ja palautteen anto

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Tero Oinonen

Hallintojohtaja