Kuulutus 2024/1123

1. Rekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Tarkastuspäällikkö Sari Düssel

Puhelin: 044 718 2932

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Tarkastuspäällikkö Sari Düssel

Puhelin: 044 718 2932

Arviointiasiantuntija Maria Taipale

Puhelin: 044 718 2808

tarkastustoimisto@kuopio.fi

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella. Kaupungin luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on julkaistava sidonnaisuudet yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Lakiperuste kuntalaki 410/2015 84 §

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Kuntalain 84 §:n mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksien rekisteriä yleisessä tietoverkossa, ellei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Salassa pidettäviä tietoja ei julkaista.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita. Luottamushenkilöistä ja viranhaltijoista ilmoitusvelvollisia ovat:

• valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat
• kaupunginhallituksen jäsenet, varajäsenet, esittelijä
• omistajaohjausjaoston jäsenet, varajäsenet, esittelijä
• lähidemokratiajaoston jäsenet, varajäsenet, esittelijä
• työllisyysaluejaoston jäsenet, varajäsenet, esittelijä
• lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, esittelijät
• kaupunkirakennelautakunnan sekä ympäristö- ja rakennuslautakunnan osalta myös jäsenet ja varajäsenet
•  

10. Käsiteltävä henkilötieto

Luottamushenkilön tiedot (nimi, sähköpostiosoite) ja tehtävät kaupungin

toimielimissä sekä kaupunkikonsernin hallintoelimissä

Johto- ja luottamustehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yhteisöissä

Luottamustehtävät (muut luottamustehtävät, joilla voi olla merkitystä

luottamus- tai virkatehtävän hoidossa)

Merkittävä varallisuus (liike- ja sijoitustoimintaa varten hankitut merkittävät omistukset ja muut merkittävät omistusosuudet sekä liike- ja sijoitustoimintaa varten otetut merkittävät velat tai annetut takaukset, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävän hoidossa)

Muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävän hoidossa

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötietojen lähteenä ovat ilmoitusvelvollisten itse tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötietoa käsitellään e-Lomake-ohjelmassa, josta tiedot tallennetaan kaupungin asianhallintajärjestelmään (Dynasty 10) arkistointia varten. Paperiaineistoa ei ole.

Tiedot julkaistaan tarkastuslautakunnan tarkastuksen jälkeen Kuopion kaupungin www-sivuilla osoitteessa:

https://www.kuopio.fi/kuopionkaupunki/paatoksenteko/sidonnaisuudet.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset vuosittain valtuustolle tiedoksi.

Kuntalain 84 §:n mukaan kunnan on julkaistava rekisterissä olevat tiedot yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tiedot julkaistaan tarkastuslautakunnan tarkastuksen jälkeen Kuopion kaupungin www-sivuilla osoitteessa:

https://www.kuopio.fi/kuopionkaupunki/paatoksenteko/sidonnaisuudet.

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Tiedot julkaistaan tarkastuslautakunnan tarkastuksen jälkeen Kuopion kaupungin www-sivuilla osoitteessa:

https://www.kuopio.fi/kuopionkaupunki/paatoksenteko/sidonnaisuudet.

16. Henkilötietojen säilytys

Tiedot säilytetään e-lomakejärjestelmässä ja kaupungin verkkosivulla niin kauan kuin henkilö toimii ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvassa luottamus- tai virkatehtävässään. Kuntalain 84 §:n perusteella ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava e-lomakejärjestelmästä ja kaupungin verkkosivulta. Ilmoitukset säilytetään asianhallintajärjestelmässä pysyvästi.

Kansallisarkisto on määrännyt 30.6.2017 (AL/10361/07.01.01.03.01/2017) arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11 §:n nojalla sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterien tiedot pysyvään säilytykseen yksinomaan sähköisessä muodossa.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille:

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Sari Düssel

tarkastuspäällikkö