Kuulutus 2024/1601

1. Rekisterin nimi

Kuopion kaupungin tilaisuuksien ja vuosipäivän kutsuvieraiden ja huomionosoitusten rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kirsi Soininen, markkinointijohtaja

Puhelin: 044 718 2020

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Pirjo Kolari, kansainvälisyys- ja PR-assistentti

044 718 2011

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä ylläpidetään, koska kaupunki kutsuu vuosittain eri tilaisuuksiin poliitikkoja, yhteistyökumppaneita ja sidosryhmien edustajia mm. Kuopion kaupungin vuosipäivän vastaanotolle. Vuosipäivänä jaetaan myös huomionosoituksia, joista päätökset tekee kaupunginhallitus saapuneiden esitysten perusteella.
 

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Kuntalaki 1§ Kunnan elinvoiman edistäminen

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Huomionosoitusten saajien nimet tulevat julkisiksi huomionosoituksen saamisen jälkeen.
 

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § Kohta 32.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

-          Kutsuvieraat

-          Esitetyt huomionosoitusten saajat

-          Myönnettyjen huomionosoitusten saajat

-          Huomionosoitusta esittävät

10. Käsiteltävä henkilötieto

Kutsuvieraat ja yhteistyökumppanit:
 

- Nimi

- Arvo/asema/virka/toimi

- Organisaatio/yritys/yhteisö

- Postiosoite, postinumero, postitoimipaikka

- Sähköpostiosoite

- Puhelinnumero

Esitetyt huomionosoitusten saajat:
 

- Nimi

- Arvonimi, oppiarvo/koulutus, virka/toimi

- Organisaatio/yhteisö/yritys

- Kotipaikka

- Sähköposti

- Puhelinnumero

- Kotiosoite (postiosoite, postinumero, postitoimipaikka)

- Palkitsemiskategorian Perustelut-osioon annetut tiedot
 

Huomionosoitusta esittävän tiedot:
 

- Nimi

- Arvonimi, oppiarvo/koulutus, virka/toimi

- Organisaatio/yhteisö/yritys

- Sähköposti

- Puhelinnumero

- Osoite (postiosoite, postinumero, postitoimipaikka)

Myönnettyjen huomionosoitusten saajat:
 

- Nimi

- Arvonimi, oppiarvo/koulutus, virka/toimi

- Organisaatio/yhteisö/yritys/hanke/tapahtuma/ala

- Ansio / myöntämisen peruste

- Kotipaikka

- Sähköposti

- Puhelinnumero

- Kotiosoite (postiosoite, postinumero, postitoimipaikka)

- Palkintokategoria

- Palkitsemiskategorian Perustelut-osioon annetut tiedot

- Päätöspäivämäärä, päättävä taho, pykälä

- Palkitsemisvuosi

- Huomionosoituksen järjestysluku

11. Henkilötietojen lähde

Kutsuvieraslistaan kerätään tietoja julkisista lähteistä, kuten esim. yritysten, yhdistysten, kuntien, kaupunkien ja valtion yms. laitosten verkkosivuilta. Huomionosoituksiin tietoja saadaan saapuneista huomionosoitusesityksistä, joissa on esittäjän ja esitetyn huomionosoituksen saajan tiedot,

ja esitettyä koskevia tietoja julkisista lähteistä.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Sähköiset järjestelmät:
 

- Sähköinen E-lomake

- Dokumentin- ja asianhallintajärjestelmä

- Excel-tiedostot organisaation verkkolevyllä ja Microsoft Office 365-

palvelussa

- Sähköposti (O365)

- Surveypal-kyselyjärjestelmä
 

Paperiaineisto:
 

- Kutsuvieraslistan nimilista tilaisuuteen osallistumisoikeuden varmistamiseksi
 

Tietojen suojaus:
 

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kaupunki ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille lukuun ottamatta huomionosoitusten saajien tietoja, jotka luovutetaan lehdistölle ja julkaistaan kaupungin verkkosivuilla (Päätökset huomionosoituksista tekee kaupunginhallitus, lakisääteinen peruste päätöksistä viestimiselle: Kuntalaki 29§ Viestintä.) Huomionosoituksen saajalla on mahdollisuus kieltää tietojensa julkaisu.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Microsoft Office 365 (O365) -palvelu ja Surveypal siirtävät henkilötietoja

EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika: 2 v - sp

Säilytysajan peruste: Henkilötietoja säilytetään toistaiseksi tai siihen saakka, kun yritys tai henkilö pyytää poistamaan tiedot rekisteristä tai kaupunki päättää luopua tilaisuuksien järjestämisestä. Esimerkiksi kaupunginhallituksen päätökset huomionosoituksella palkittavista henkilöistä säilytetään pysyvästi ja toistaiseksi säilytettäviä tietoja verrataan aiempien vuosien esityksiin ja/tai huomionosoitusten saaneiden tietoihin.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot