Kuulutus 2024/1686

1. Rekisterin nimi

Luottamushenkilöiden sähköisen asioinnin asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Hallintojohtaja Tero Oinonen

Puhelin: 044 718 2021

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Hallintopalveluvastaava

Puhelin: 044 718 2033

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Kuopion kaupunki ylläpitää luottamustoimen rekisteröitymisen ja yhteydenpidon, palkkioiden ja muiden kustannusten maksamisen ja valtuustoryhmien tukien maksamisen kannalta välttämättömiä tietoja.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Suostumus, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta a

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Kuntalaki 410/2015, 82 §

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e

Erityistä henkilötietoa ovat rotu, etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tai biometriset tiedot, terveyttä koskevat tiedot, seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot:

Nimenomainen suostumus, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta a (nimenomainen suostumus)

Poliittinen, filosofinen, uskonnollinen tai ammattiliittotoimintaan liittyvä laillinen toiminta, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta d

Rekisteröidyn julkiseksi saattamat tiedot, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta e

Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, tieteellinen ja historiallinen tutkimus, tilastolliset tarkoitukset, EU 679/2016, artikla 9.2 kohta j

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § 31 kohta – Salainen puhelinnumero tai muut yhteystiedot.

Henkilötietolaki 523/1999 13 § - Henkilötunnuksen käsittely.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupungin luottamushenkilöt.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Luottamushenkilöistä kerättävät perustiedot: nimi, henkilötunnus, arvo/ammatti, työpaikka, yhteystiedot ja niiden salaukset ja/tai turvakiellot, jäsentiedot ja roolit toimielimissä, puolue, pankkitili ja verokorttitiedot sekä luvat perustietojen julkaisuun kaupungin verkkosivuilla.

Muut kerättävät tiedot: luottamushenkilöiden antamat valtuutukset valtuustoryhmien tuen myöntämiseen ja maksamiseen tarvittavat tiedot sekä tarvittaessa yrittäjän vuositulot ja ansionmenetyskorvausta varten palkkatodistus.

Luottamushenkilöistä kerättävät tapahtumatiedot: luottamustoimesta maksettavat palkkiot ja korvaukset.

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot kertyvät Luottamushenkilöiden sähköinen asiointi -kokonaisuuteen kuuluvista sähköisistä lomakkeista. Tiedot perustuvat luottamushenkilöiden omiin ilmoituksiin. Luottamushenkilön perustietolomakkeessa on käytössä vahva tunnistautuminen. Vahva tunnistus hakee luottamushenkilön etunimen ja sukunimen.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

E-lomake -ohjelma ja sähköinen asiointipalvelu, joista tiedot tallennetaan kaupungin asianhallintajärjestelmään arkistointia ja luottamushenkilörekisterin ylläpitoa varten.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Palveluihin liittyvissä sopimuksissa on määritelty tekniseen ympäristöön liittyvät vaatimukset.

Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Rekisteritietojen käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan lain säännöksen perusteella.

Kuntalaki 410/2015, 82 §

Kuopion kaupunki on ulkoistanut talous- ja palkkahallinnon palvelut Pohjois-Savon Monetra Oy:lle. Kuopion kaupunki luovuttaa luottamushenkilöiden sähköisessä asioinnissa ilmoittamat tiedot Pohjois-Savon Monetra Oy:lle.

Kuopion kaupunki on ulkoistanut ICT-palvelut Istekki Oy:lle. Kuopion kaupunki luovuttaa luottamushenkilöiden sähköisessä asioinnissa ilmoittamat tiedot Istekki Oy:lle.

Rekisteröitäviä tietoja julkaistaan Kuopion kaupungin verkkosivuille vain siltä osin, kun ilmoittaja ei ole kieltänyt niiden julkaisemista. Luottamushenkilöiden julkisia tietoja ovat nimi ja puoluetiedot.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Tietoja ei luovuteta henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Säilytysaika:

Perustietoja säilytetään valtuustokausi + viisi vuotta. Tapahtumatietoja säilytetään kalenterivuosi + yksi vuosi.

Säilytysajan peruste:

Kuopion kaupungin tiedonohjaussuunnitelma

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Tero Oinonen

hallintojohtaja