Kuulutus 2024/1596

1. Rekisterin nimi

Rakennusvalvonnan viranomaistehtävien henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kuopion kaupunki

Alueellinen rakennusvalvonta

Rakennustarkastaja

PL 1097 (Suokatu 42), 70111 KUOPIO

Puhelin: 044 718 5172

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Hallintosihteeri

Puhelin: 044 718 5170

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on maankäyttö- ja rakennuslain (132/1999) (1.1.2025 alkaen rakentamislain 751/2023) mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitaminen kuten rakentamista ja muita toimenpiteitä koskevien lupien käsittely, rakennustyön viranomaisvalvonta, rakennetun ympäristön ja rakennusten kunnossapidon valvonta, suunnittelijoiden ja työnjohtajien kelpoisuuden toteaminen, rakennusrasitteiden perustaminen ja kiinteistöjen yhteisjärjestelyn määrääminen, rakennus- ja huoneistorekisterin ylläpito, lupa- ja valvontamaksujen laskutus sekä asiakirjojen sähköinen pysyväisarkistointi ja myyntipalvelu. Henkilötiedot tarvitaan luvan hakijan tai valvonta-asian asianosaisen yksilöimiseen ja yhteydenpitoon sekä laskutukseen. Rakennusalan koulutus ja kokemus ovat tarpeen suunnittelijoiden ja työnjohtajien kelpoisuuden toteamiseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Yleinen etu tai julkinen valta, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta e

Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999) 124 §, maankäyttö- ja rakennusasetus 895/1999 4 §

Rakentamislaki 751/2023 (1.1.2025 alkaen) 100 §

Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 661/2009, Valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä 128/2010, Arkistolaki 831/1994, Hallintolaki 434/2003, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, Tietosuojalaki 1050/2018, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003

8. Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Henkilötiedot ovat pääosin julkisia lukuun ottamatta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n mukaisia tietoja, joita voivat olla 25 kohdan mukainen terveystieto, 31 kohdan mukainen henkilön pyytämä tiedon salassapito tai 32 kohdan mukainen yksityiselämän suojaan liittyvä tieto.

Salassapidon peruste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Rakentamishankkeeseen ryhtyvät / lupien ja muiden toimenpiteiden hakijat ja valvonta-asioiden asianosaiset, rakennuksen omistajat, ml. heidän asiamiehensä sekä suunnittelijat ja työnjohtajat

10. Käsiteltävä henkilötieto

Rakentamishankkeeseen ryhtyvästä/luvan hakijasta tallennetaan: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, tieto markkinointiluvasta ja turvakiellosta, kiinteistötunnus

Suunnittelijoista ja työnjohtajista tallennetaan: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä rakennusalan koulutus ja työkokemus, vaativuusluokka, tarvittaessa selvitys muista käynnissä olevista työmaakohteista.

Rakennuksen omistajasta tallennetaan nimi ja osoite.

Rakennusluvan kohteena olevan kiinteistön naapurikiinteistöjen omistajista tai haltijoista tallennetaan nimi, osoite ja kiinteistötunnus.

Valvonta-asian asianosaisesta tallennetaan: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kiinteistötunnus

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan sähköisen asiointipalvelun kautta hakijan/asiamiehen tai suunnittelijan/työnjohtajan täyttäessä sähköisen hakemuksen/ilmoituksen järjestelmässä.

Suunnittelijoiden ja työnjohtajien pätevyys voidaan tarkistaa FISE-rekisteristä.

Rakennuksen omistusperuste saadaan kiinteistön omistajasta/haltijasta tai rakennusluvan hakijasta.

Valvonta-asian vireillepanijan tiedot saadaan henkilön jättäessä valvontapyynnön rakennusvalvontaan joko sähköpostilla tai paperipostina.

Valvonta-asian asianosaisen ja naapurikiinteistön omistajien/haltijoiden tiedot saadaan toiselta viranomaiselta maanmittauslaitoksen kiinteistötietojärjestelmästä, Digi- ja väestöviraston väestötietojärjestelmästä tai Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä.

Tietoja myös tarkistetaan ja täydennetään ko. järjestelmien avulla.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Tietoja käsitellään seuraavilla järjestelmillä:

- Lupapiste

- Facta kuntarekisteri

- Louhi paikkatietoalusta

- D10-asianhallintajärjestelmä

- E-lomake

- sähköposti

- paperiaineisto

Tietojen suojaus:

Kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Virka-/työtehtävissään rakennuslupatietoja tarvitsevilla kaupungin henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä on tehtäviinsä liittyen katseluoikeus asiakirjoihin.

Kaupunki luovuttaa lupahakemusten käsittelyn yhteydessä tietoja rakennushankkeesta maankäyttö- ja rakennuslain 133 §:n ja maankäyttö- ja rakennusasetuksen 65 §:n mukaisesti rakennushankkeen naapurikiinteistön omistajille/haltijoille.

Kunnan on ilmoitettava tiedot rakennushankkeista väestötietojärjestelmään (rakennus- ja huoneistorekisteri RHR). Ilmoitusvelvollisuus perustuu väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestöviraston varmennepalveluista annettuun lakiin (661/2009) ja valtioneuvoston asetukseen väestötietojärjestelmästä (128/2010).

Verottajalla on oikeus tiedonsaantiin kiinteistöverolain 18 ja 19 §:n ja verotusmenettelystä annetun lain 18, 20 ja 22 §:ien nojalla.

Päätösluettelot, jotka sisältävät tiedon luvan kiinteistötunnuksesta ja osoitteesta, ovat nähtävänä internetissä 14 vuorokauden ajan (oikaisuvaatimusaika).

Sähköisessä arkistossa oleviin ennalta määriteltyihin asiakirjatyyppeihin on katseluoikeus sähköisen käyttöyhteyden (Lupapiste virkapääte) avulla Pohjois-Savon hyvinvointialueen pelastusviranomaisella.

Yhteistyökumppanit:

Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot ovat pysyvästi säilytettäviä sähköisessä muodossa (Arkistolaitoksen päätös AL/17413/07.01.01.03.01/2016). Kuopion alueellisen rakennusvalvonnan osalta kaikki asiakirjat säilytetään sähköisesti 1.1.2018 alkaen. Ennen 1.1.2018 syntynyt manuaalinen aineisto säilytetään pysyvästi kaupunginarkistossa.

Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta ja kansallisesta lainsäädännöstä. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

-         Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

-         Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

-         Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on rekisteröidylle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

-         Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

-         Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

-         Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjän edustajasta, rekisterin yhteyshenkilöstä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterinpitäjän edustajat ja yhteyshenkilöt, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterinpitäjän edustajaan ja yhteyshenkilöön (kohdat 3. ja 4.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterinpitäjän edustaja voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterinpitäjän edustaja vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterinpitäjän edustaja voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterinpitäjän edustaja antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterinpitäjän edustaja ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Ilkka Korhonen

rakennustarkastaja