Kuulutus 2023/699

1. Rekisterin nimi

Kuopion kaupunginkirjaston asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7

Postiosoite: Kirjaamo, PL 228, 70101 Kuopio

Puhelinvaihde: 017 182 111

Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi

https://www.kuopio.fi/fi/etusivu

https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

3. Rekisterinpitäjän

edustaja

Kirjastotoimenjohtaja

Päivi Savinainen

Puhelin: 044 718 2311

4. Rekisterin yhteyshenkilöt

Järjestelmä- ja verkkopäällikkö Lissu Rossi

044 718 2335

Asiakas- ja kokoelmapäällikkö Johanna Vuorinne

044 718 2360

Kirjastosihteeri Marjosisko Leskinen

044 718 2320

5. Tietosuojavastaava

Kuopion kaupunki

Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

6. Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään Kuopion kaupunginkirjaston asiakassuhteiden ja kirjastopalvelun hoitamiseen sekä itsepalvelutoimintoihin mukaan lukien kirjaston kameravalvonta. Rekisteristä koostetaan tilastoja rekisterinpitäjän raportointi-, suunnittelu- ja kehittämistarpeisiin. Kirjastolain (1492/2016) 16§ velvoittaa myös osallistumaan arviointiin, josta päättää ja jonka toteuttaa OKM.

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

7. Käsittelyn

oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c.

Tietosuojalain (1050/2018) 29§ mukaisesti henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi.

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö on laki yleisistä kirjastoista (1492/2016).

8. Henkilötietojen salassa pito

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain sitä lakisääteistä velvoitetta varten, jota varten ne on kerätty (kirjastopalveluiden järjestäminen).

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24§ kohta 32 säätää salassa pidettäväksi viranomaisen asiakirjat, jotka sisältävät tietoja mm. henkilön elintavoista, vapaa-ajan harrastuksista tai muista niihin verrattavissa olevista henkilökohtaisista oloista. Tämän perusteella henkilön lainat ja varaukset ovat salassa pidettävää tietoa.

9. Rekisteröityjen ryhmät

Kuopion kaupunginkirjaston asiakkaat.

10. Käsiteltävä henkilötieto

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, kieli, osoite- ja muut yhteystiedot, kirjastokortin numero eli lainaajatunnus, lainaajatyyppi, lainausoikeustieto, lainauskieltotieto, huoltajatieto, asiakkaan käyttämät kirjastoautopysäkit, asiakkaan lainat, asiakkaan varaukset, maksamattomat maksut, viestikenttä.

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös e-lomakkeiden kautta kirjastolle lähetetyt asiakkaan ilmoittautumislomakkeet, osoitteenmuutokset, hankintatoiveet, kaukolainatilaukset, lukuvinkkipyynnöt ja palautteet. Henkilötietoja kerätään väliaikaisesti myös kirjaston järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös Outlook-kalenteriin tallennettavat tila- ja laitevaraukset, joissa varaustietona käytetään kirjastokortin numeroa.

Omatoimikirjastossa on edellä lueteltujen lisäksi kameravalvonta.

11. Henkilötietojen lähde

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan.

Mikäli asiakkaalle lähetetty lasku palautuu kirjastolle väärän yhteystiedon takia, voidaan osoite tarkistaa väestötietojärjestelmästä.

12. Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Henkilötiedot tallennetaan Kuopion kaupunginkirjaston käytössä olevaan Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmään Axiell Auroraan. Auroran käyttöliittymänä toimii Axiell Finland Oy:n Mobiilikirjasto (Minna) sekä Helsingin Yliopiston ja OKM:n alaisen Kansalliskirjaston ylläpitämä verkkokirjasto Finna. Yhteystiedot kerätään paperisilla asiakkaan ilmoittautumislomakkeilla, jotka hävitetään heti asiakastietojen kirjastojärjestelmään tallentamisen jälkeen.

Asiakasrekisteriin sisältyvät e-lomakkeiden kautta kirjastolle lähetetyt asiakkaan ilmoittautumislomakkeet, osoitteenmuutokset, hankintatoiveet, kaukolainatilaukset, lukuvinkkipyynnöt sekä palautteet. Kun e-lomakkeiden kautta tulleet tiedot on päivitetty asiakasrekisteriin ja/tai käsitelty, niin e-lomaketiedot hävitetään. Henkilötietoja kerätään väliaikaisesti myös kirjaston järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä, tiedot hävitetään heti tapahtuman päätyttyä.

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta asiakkaan ottaessa näitä palveluja käyttöönsä. Näitä ovat Bibliotheca Oy:n omatoimikirjastoratkaisu Open+ ja lainaus- ja palautusautomaatit sekä Mikro-Väylä Oy:n lainaus- ja palautusautomaatit, Hublet Oy:n Hublet-laitteisto (lainattavat tabletit), Kuopion kaupungin Ceepos-verkkokauppa kirjastomaksujen verkkomaksamisen osalta sekä etäkäyttöiset verkkopalvelut e-aineistojen käyttöön: Axiell Media Oy:n, nyk. Publizonin Biblio (e-kirjat, e-äänikirjat), Ellibs Oy:n Ellibs Library (Helsingin kaupunginkirjaston hallinnoimana e-kirjat, e-äänikirjat), FörlagEtt Ab:n Cineast (e-elokuvat), Rockway Oy:n e-musiikkikurssipalvelu ja PressReader e-lehtipalvelu.

Omatoimikirjastoissa on tallentava kameravalvonta, jota käytetään väärinkäytösten ja rikosten selvittämiseen.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin. Henkilötietoja käytetään automaattiseen päätöksentekoon vain niissä lakiin yleisistä kirjastoista liittyvän hallituksen esityksen (HE 238/2016) säätämissä tilanteissa, joissa mahdollisista lainauskielloista ei tehdä hallinnollisia päätöksiä, vaan kirjaston tietojärjestelmät merkitsevät lainauskiellon automaattisesti järjestelmään ja poistavat sen automaattisesti, kun palauttamatta jäänyt aineisto on palautettu ja maksut suoritettu.

14. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta asiakkaan ottaessa näitä palveluita käyttöönsä. Näitä ovat Bibliotheca Oy:n omatoimikirjastoratkaisu Open+ ja lainaus- ja palautusautomaatit sekä Mikro-Väylä Oy:n lainaus- ja palautusautomaatit, Hublet Oy:n Hublet-laitteisto (lainattavat tabletit), Kuopion kaupungin Ceepos-verkkokauppa kirjastomaksujen verkkomaksamisen osalta sekä etäkäyttöiset verkkopalvelut e-aineistojen käyttöön (Axiell Media Oy:n Biblio (e-kirjat, e-äänikirjat), Ellibs Oy:n Ellibs Library (Helsingin kaupunginkirjaston hallinnoimana e-kirjat, e-äänikirjat), FörlagEtt Ab:n Cineast (e-elokuvat) ja Rockway Oy:n e-musiikkikurssipalvelu.

Helsingin Yliopiston ja OKM:n alainen Kansalliskirjasto ylläpitää ja on itsenäinen rekisterinpitäjä verkkokirjasto Finna-palvelussa. Sen rajapintaa käyttää PressReader-e-lehtipalvelu.

Kaupunki sopii henkilötietojen käsittelystä niiden käsittelijöiden kanssa sopimuksin ja kaupungin ohjeistuksin.

15. Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

16. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan se aika ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeellista.

Kirjastojärjestelmä Aurorassa (Axiell Finland Oy) asiakkaan varaustiedot poistuvat heti, kun varaus lainataan lainaksi, lainatiedot poistuvat asiakastiedoista heti, kun laina palautetaan, maksutiedot poistuvat maksamisen jälkeen. Asiakkaalla on velvollisuus päivittää kirjastoon ajantasaiset asiakastietonsa ja hän voi halutessaan pyytää omien tietojensa poistamista. Kirjasto voi poistaa asiakastiedon, mikäli asiakkaalla ei ole palautettavia lainoja tai maksamattomia maksuja tai ellei hän ole takaajana (huoltajana) huollettavan kortille.

Kirjastopalvelun järjestämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Kuopion kaupunginkirjaston käytössä oleviin muihin järjestelmiin tarpeellisilta osin rajapinnan kautta. Näistä asiakkaiden antamat tiedot poistuvat seuraavasti:

1. Automaattisesti poistuvat: Finna 18 kk viimeisimmän kirjautumisen jälkeen. Asiakas voi myös poistaa tilin itse.

2. Asiakas voi pyytää poistamista: RockWay

3. Ei tee tiliä, vaan tunnistaa aina erikseen: Open +, Mikroväylä, PressReader, Cineast, Biblio, Ellibs, Hublet

Kameravalvonnassa tallenne säilyy 14 vrk.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja

Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.

- Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja "tulla unohdetuksi". Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.

- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

- Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.

- Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

- Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.

- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Henkilötietojen siirto-oikeutta ei sovelleta tässä, sillä se ei sovellu kirjaston asiakasrekisteriin, johon tiedot kerätään vain kirjastopalveluiden järjestämistä varten. Myöskään profilointia ei tehdä. Automaattista tietojen käsittelyä tehdään vain lain yleisistä kirjastoista liittyvän hallituksen esityksen (HE 238/2016) säätämällä tavalla eli siten ettei mahdollisista lainauskielloista tehdä hallinnollisia päätöksiä, vaan kirjaston tietojärjestelmät merkitsevät lainauskiellon automaattisesti järjestelmään ja poistavat sen automaattisesti, kun palauttamatta jäänyt aineisto on palautettu ja maksut suoritettu.

18. Oikeuksien käyttäminen

Tietoa henkilötietojen käsittelystä saa Kuopion kaupungin tietosuojaselosteista. Lisäksi kaupungin henkilökunta ja tietosuojavastaava antavat tietoa henkilötietojen käsittelystä. Kaupunkiin kannattaa olla yhteydessä myös silloin, jos havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilölle voidaan hänen tunnistautuessaan kuvallisella henkilöllisyystodistuksella hänen pyynnöstään tulostaa kirjaston asiakaspalvelussa suoraan kirjastojärjestelmästä tieto siitä, mitä tietoja hänestä on kirjaston henkilörekisterissä.

Kuopion kaupungin henkilörekisteriin tai -rekistereihin rekisteröity henkilö voi myös tehdä kaupungille henkilötietojaan koskevan tarkastuspyynnön sähköisesti tai paperilomakkeella. Sähköinen palvelu ja tulostettava paperilomake ovat kaupungin verkkosivuilla. Paperilomakkeen voi pyytää myös kaupungin henkilökunnalta tai tietosuojavastaavalta.

Henkilötietopyynnöt Kuopion kaupungille: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Tietopyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Kaupunki voi periä maksun, jos tietopyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai henkilö pyytää useita jäljennöksiä tiedoista.

Kaupunki vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä. Kaupunki voi kieltäytyä tietopyynnöstä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Henkilöllä on oikeus tehdä ilmoitus ja valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Ilmoituksen ja valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos henkilö ei hyväksy henkilötietopyynnöstä kieltäytymistä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä. Henkilöllä voi olla myös muita laissa säädettyjä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

https://tietosuoja.fi/etusivu

https://tietosuoja.fi/yhteystiedot

Pääkirjasto Päivi Savinainen