Kasvun ja oppimisen lautakunta
Pöytäkirja 28.02.2023/Pykälä 26

Kasvun ja oppimisen lautakunta 28.02.2023 § 26  

1985/12.00.00/2023  

  Valmistelijat / lisätiedot:

          Silvennoinen Silja

puh. 044 718 4003

Kukkonen Ilkka

puh. 044 718 4007

etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

Päätösehdotus apulaiskaupunginjohtaja HEP KOP Pekka Vähäkangas

 Kasvun ja oppimisen lautakunta päättää hyväksyä opetusjohtajan esityksen.

Päätös Lautakunta edellyttää, että oppilashuollon tietojen luovuttamisesta käynnistetään välittömästi neuvottelu hyvinvointialueen kanssa opetusjohtajan johdolla sopimuksen laatimiseksi ja sopimus tulee saada valmiiksi 21.3.2023, jolloin kasvun ja oppimisen lautakunta käsittelee asian kokouksessaan. Tietojen luovuttamisesta pyydetään lausunto kaupungin lakimieheltä ennen asian käsittelyä lautakunnan kokouksessa.

Veijo Tirkkonen saapui kokoukseen klo 16.17 tämän pykälän käsittelyn aikana.
Jussi Hakala poistui kokouksesta klo 17.02 tämän pykälän käsittelyn aikana.

Esitys Esitän, että kasvun ja oppimisen lautakunta merkitsee asian tiedoksi.

Selostus Opetusjohtaja Silja Silvennoinen

 Perusopetus ja nuorisopalvelut sekä lukiokoulutus ja toisen asteen yhteistyö

Pohjois-Savon hyvinvointialue vastaa opiskeluhuollon palveluiden tarjoamisesta, toteuttamisesta ja saatavuudesta Kuopion kaupungissa. Opetustoimella on oppilas- ja opiskelijahuoltolain 11 § mukainen velvollisuus tiedottaa opiskelijoita ja huoltajia kattavasti ja helposti ymmärrettävällä tavalla oppilaitoksen ja opiskelijoiden käytettävistä olevasta opiskeluhuollosta. Oppilaitoksen ja opiskeluhuollon henkilökunnalla on velvollisuus ohjata opiskelijaa hakemaan tarvitsemiaan opiskeluhuollon etuuksia ja palveluja.
 

Opiskeluhuollon järjestämisvastuun siirtyessä hyvinvointialueelle kysymykseksi on noussut, voiko toisen organisaation edustajille antaa käyttöoikeutta oppilashallintajärjestelmä Wilmaan. Koulupsykologin ja -kuraattorin on erittäin vaikea toteuttaa lain määrittelemää opiskelun ja koulunkäynnin tukea ja ohjausta, jos he eivät saa Wilmasta oppilaiden koulunkäyntiin liittyviä perustietoja.
 

Yhtäältä opiskeluhuoltoa sekä toisaalta tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat säädökset sisältävät ristiriitoja toisiinsa nähden. Valtakunnallisesti on tuotu esille, että säädöksiä tulisi tarkentaa, jotta niiden noudattaminen oikein voisi toteutua. Moniammatillinen yhteistyö kouluyhteisössä sekä opiskelijoiden ja perheiden kanssa edellyttää tietojen vaihtoa, mutta tietosuojasäädökset rajoittavat tietojen saantia. Myös perusopetuslain 40§ ja lukiolain 58§ ottavat kantaa tietojen luovuttamiseen opiskeluhuoltohenkilöstölle.
 

Kuopion kaupungin kasvun ja oppimisen sekä opetuksen vastuuviranhaltijat pyysivät ristiriitaisten lakien tulkintaa Opetus- ja kulttuuriministeriöstä, Sosiaali- ja terveysministeriöstä, OPH:lta ja THL:ltä. OKM:n (19.12.2022) antaman tulkinnan mukaan hyvinvointialueelle siirtyville opiskeluhuollon ammattihenkilöille ei voi antaa käyttöoikeutta Wilman kautta saatavaan Primus-tietovarantoon, johon on tallennettu myös muuta kuin opiskeluhuollossa tarvittavaa tietoa.
 

EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen lainsäädäntö säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Opetus- ja kulttuuriministeriön toimittaman tulkinnan ja voimassa olevan lainsäädännön mukaan psykologeilla, kuraattoreilla ja koulu- ja opiskeluterveydenhuollon toimijoilla on oikeus käsitellä vain niitä oppilasta koskevia salassa pidettäviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työtehtävien suorittamiseksi.
 

Koska Primus-/Wilma -tietovarannossa on tallennettu myös sellaista salassa pidettävää tietoa (erityisen tuen ja opiskeluhuollon kertomusten sisällöt), jota ammattihenkilö ei OKM:n linjauksen mukaan työnsä suorittamiseksi tarvitse, ei ammattihenkilölle voi antaa käyttöoikeuksia koko Wilman kautta saatavaan Primus-tietovarantoon. Lisäksi rekisterinpitäjällä on lain mukaan oikeus antaa käyttöoikeus vain sellaiseen tietoon, joita viranomaisella on lainsäädännön mukaan oikeus käsitellä. THL määrittelee yhteisöllisen opiskeluhuollon koko oppilaitosyhteisöä koskevaksi, eli sitä voidaan toteuttaa luokka-asteelle tai ryhmälle. Sen puitteissa ei siten voida käsitellä yksilöä koskevia tietoja. Teknisesti opiskeluhuollon pääsyoikeuksia Wilmaan ei ole mahdollista rajoittaa koskemaan vain yksilöitä siten, että tietyllä opiskeluhuollon työntekijällä olisi pääsy vain yksittäisen oppilaan tiettyihin tietoihin määrättynä ajankohtana. Oppilashuollon asiakkuuksia ei myöskään voida määritellä etukäteen. Lisäksi OKM:n linjauksen vuoksi opiskeluhuollon Wilman käyttövaltuuksia rajoitettiin Kuopion kaupungin Wilma-ympäristössä.
 

Wilma-viestikanavan hyödyntämisen osalta HVA:n työtekijöiden ja asiakkaiden välillä on omat rajoituksensa. Tietosuojavaltuutettu on linjannut, että sosiaali- ja terveydenhuollon palvelua ja asiakkuutta koskevan tiedon käsittely tulee tapahtua salatulla yhteydellä, jossa siis vain lähettäjä ja vastaanottaja voivat nähdä viestin sisällön (ks. https://finlex.fi/fi/viranomaiset/tsv/2010/20100183 ja https://thl.fi/documents/920442/2902744/ohje_2_2017_Yleiskayttoiset_ohjelmistot.pdf/d96d2f5e-404e-4021-a8ce-ddb0046c9ee7 )
 

Tämä muutos tarkoittaa Wilman käyttöoikeuksien tarkastelua mm. ylläpitäjien ja pääkäyttäjien osalta siten, että onko / voiko viestien sisältö olla nähtävissä muille kuin lähettäjälle ja vastaanottajalle. Visma Oy:n Wilma-palvelun Kuopion asiakasvastaava on todennut (4.11.2022) seuraavasti: "Jos vertailukonteksti on "sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojen lähettämisen osalta" niin sanoisin, että Wilman viestit eivät ole verrannollisia salattuun sähköpostiin. Wilmaa ei ole tarkoitettu potilas- tai terveydenhuollon tiedon välittämiseen."
 

Lainsäädäntöön on muodostunut ristiriita, jossa toiminta on rakennettu henkilötietolain aikaisen rekisterinpitäjälähtöisyyden periaatteella vastoin oppilas- ja opiskelijahuoltolain asettamaa määräystä ja vastoin tietosuoja-asetuksen käsittelyn oikeusperusteeseen perustuvaa rekisterien muodostamista. Tämän perusteella Wilman käyttöä olisi jo aiemmin pitänyt tarkastella kriittisesti uudelleen.
 

Kasvun ja oppimisen palvelualue on valmistellut henkilötietojen käsittelyn vaikutustenarviointia sekä toimintaohjeistusta. Vaikka vaikutustenarviointi toteutettaisiin, se ei kumoa edellä kuvattua lainsäädännöllistä ristiriitaa. Vaikutustenarviointiin tulee pyytää lausunto tiedonhallintayksikön tietosuojavastaavalta. Lisäksi huoltajilla ja tietosuojaviranomaisilla on mahdollisuus ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli he katsovat toiminnan lainvastaiseksi.
 

Asiaa on käsitelty Kuopion kaupungin tietosuojavastaavan kanssa. Hänen tulkintansa mukaan jäännösriskiksi jää väistämättä, että tietoihin pääsy (käsittely) ei ole laillista. Jäännösriskistä rekisterinpitäjän edustajan tulee tehdä julkinen viranhaltijapäätös ja informoida rekisteröityjä ennen käsittelyn aloittamista. Kuopion kaupunki on linjannut (Asianro 4219/07.01.01/2018), että kaupungin vastuulla olevien henkilörekisterien rekisterinpitäjä on Kuopion kaupunki, ja rekisterinpitäjän edustajina toimivat johtavat viranhaltijat.
 

Mikäli viranhaltija esittää Wilman käytön sallimista toiselle organisaatiolle, hän voi toimia lainvastaisesti ja syyllistyä virkavirheeseen tai -rikokseen, koska esittelijä vastaa omasta esittelystään ja sen lainmukaisuudesta, selvityksen riittävyydestä ja tietojen paikkansapitävyydestä (perustuslaki 118 §).
 

Eri kaupungeissa lakia ja ohjeistusta on tulkittu eri tavoin ja hyvinvointialueet ja kaupungit ovat tehneet keskinäisiä sopimuksia Wilman käytöstä. Vaikka asiasta on yhdessä neuvoteltu, hyvinvointialue ei toistaiseksi ole lähestynyt Kuopion kaupunkia asiassa. Asiasta käydään myös laajaa julkista keskustelua ja se on ollut esillä myös eduskunnassa lainsäädännön muutostarpeen näkökulmasta.